Checkliste: Kunden Onboarding für Freelancer

Die kurze Antwort

Bevor die Arbeit beginnt, müssen vier Dinge geklärt sein: die Vereinbarung ist unterzeichnet, die Anzahlung ist eingegangen, Sie wissen genau, wie und an wen Sie in Rechnung stellen, und Sie kennen die Person, die die Arbeit genehmigt. Dann sammeln Sie Zugriffe und Dateien und führen ein kurzes Kickoff durch. Die Checkliste unten ist in der Reihenfolge, in der ich frage, aufgeteilt, damit der Kunde eine kurze E-Mail pro Phase erhält statt eines langen Fragebogens.

Phase 1: bevor Sie die Vereinbarung versenden

1. Der juristische Name des Kunden und die registrierte Adresse. Das Unternehmen, das zahlt, ist nicht immer die Marke, mit der Sie gesprochen haben. Fragen Sie nach dem Namen genau so, wie er im Vertrag und auf der Rechnung stehen soll.
2. Die Person, die unterzeichnet. Jemand mit Vollmacht, das Unternehmen zu verpflichten. Fragen Sie früh, damit die Vereinbarung an diese Person adressiert ist und nicht in einer Weiterleitungskette steckenbleibt.
3. Die Person, die die Arbeit genehmigt. Oft nicht dieselbe Person wie der Unterzeichner und oft auch nicht Ihr täglicher Kontakt. Nennen Sie sie in der Leistungsbeschreibung, denn "genehmigt" bedeutet nur etwas, wenn Sie wissen, wessen Genehmigung zählt.
4. Budget-Verantwortlicher und Einkauf. In einem größeren Unternehmen fragen Sie, ob Sie als Lieferant eingerichtet werden müssen, bevor sie Sie bezahlen können. Die Lieferantenregistrierung kann Wochen dauern, und es ist viel besser, sie am ersten Tag zu starten, als herauszufinden, dass die erste Rechnung abgelehnt wird.

Phase 2: Vereinbarung und Anzahlung

1. Die unterzeichnete Vereinbarung oder Leistungsbeschreibung. Leistungsumfang, Revisionen, Zahlungsziel, Kündigung und Rechte, von beiden Seiten unterzeichnet. Meine Leitfäden zum Schreiben einer Leistungsbeschreibung und was in einen Freelance-Vertrag gehört erklären, was reingehört.
2. Die Anzahlungsrechnung, versendet am Tag der Unterzeichnung der Vereinbarung. Die Arbeit beginnt, wenn sie eingegangen ist. Der Leitfaden zur Anzahlungsrechnung hat die Formulierung.

Phase 3: Abrechnungsdetails

Das ist der Teil, den Leute überspringen und bereuen. Fragen Sie alles in einer E-Mail ab, bevor Sie die erste Rechnung stellen:

1. Rechnungsadresse und E-Mail-Adresse, an die Rechnungen gehen. Normalerweise eine Buchhaltungsadresse, nicht Ihr Kontakt. Kopieren Sie Ihren Kontakt, wenn Sie versenden.
2. Bestellnummer. Viele Unternehmen können eine Rechnung ohne Bestellnummer nicht bezahlen. Fragen Sie, ob eine nötig ist, holen Sie sie vor der Rechnungsstellung und setzen Sie sie auf jede Rechnung.
3. Steuerdaten. Die USt-IdNr. oder Steuernummer des Kunden, wenn Sie ein Unternehmen im Vereinigten Königreich, in der EU oder anderswo mit Mehrwertsteuer oder GST in Rechnung stellen, besonders grenzüberschreitend, wo es entscheiden kann, ob Sie überhaupt Steuern berechnen. Mein Leitfaden zum Abrechnen internationaler Kunden erklärt, warum.
4. Steuerformulare, die der Kunde von Ihnen braucht. Ein US-Kunde, der einen US-Freelancer bezahlt, wird normalerweise ein Formular W-9 mit Ihrer Steuernummer anfordern und kann Ihnen nach dem Jahr ein Formular 1099-NEC senden: die Meldungsschwelle liegt bei 2.000 USD für Zahlungen nach dem 31. Dezember 2025, vorher bei 600 USD, laut IRS. Ein US-Kunde, der einen Freelancer außerhalb der USA bezahlt, wird normalerweise stattdessen ein Formular W-8BEN anfordern. Senden Sie das richtige Formular schnell, denn manche Kunden geben die Zahlung nicht frei, ohne es zu haben.
5. Zahlungsmethode und Währung. Bankverbindung, die Währung, in der sie zahlen, und wer die Transfergebühren bezahlt. Einigen Sie sich darauf, bevor Sie in Rechnung stellen, nicht nachdem die erste Zahlung zu kurz kommt.
6. Ihr Zahlungslauf. Fragen Sie, wann sie Lieferanten bezahlen. Wenn sie am 15. und am letzten Tag jedes Monats zahlen, stellen Sie ein paar Tage vor dem Lauf in Rechnung, nicht gleich danach.
7. Alle eigenen Rechnungsanforderungen: ein Portal zum Hochladen, eine Referenz zum Anführen, ein bestimmtes Format. Finden Sie das jetzt heraus, während es nichts kostet.

Phase 4: Zugriffe und Eingaben

1. Logins und Zugriffe, die Sie brauchen: ihr Brand Drive, CMS, Staging-Site, Ticketing-Tool, Slack oder Teams-Kanal. Fragen Sie nach Ihrem eigenen Konto, nicht nach einem gemeinsamen Passwort.
2. Dateien und Referenzen: Brand Guidelines, Schriftarten, CAD oder Quelldateien, Referenzbilder, frühere Arbeiten, die sie mochten und nicht mochten. Bei 3D-Arbeiten ist das CAD-Freeze-Datum genauso wichtig wie die Dateien selbst.
3. Termine und Abhängigkeiten: wann jede Eingabe ankommt und wer dafür verantwortlich ist. Halten Sie das schriftlich fest, denn Ihr Zeitplan hängt davon ab.

Phase 5: Kickoff

1. Das Kickoff-Gespräch oder die Kickoff-E-Mail. Bestätigen Sie den Leistungsumfang, die Termine, den Genehmiger, wie Feedback gegeben wird (eine konsolidierte Liste pro Runde funktioniert am besten) und den Kanal für Fragen. Die Kickoff-E-Mail-Vorlagen haben eine Version, die Sie versenden können, wenn ein Anruf für einen kleinen Job zu viel ist.
2. Wo die Dinge sind. Sagen Sie dem Kunden, wo er Dateien, Entwürfe und Rechnungen findet, damit er in Monat drei nicht in alten E-Mail-Threads sucht.

Wie man fragt, ohne wie ein Formular zu klingen

Niemand mag einen 30-Fragen-Onboarding-Fragebogen von einem Freelancer, den er gerade eingestellt hat. Verteilen Sie es und machen Sie jede Anfrage kurz:

Betreff: Northwind-Renderings: Abrechnungsdetails

Hi Sarah,

bevor ich die Anzahlungsrechnung versende, könntest du bitte bestätigen:

1. Der Unternehmensname und die Adresse für die Rechnung
2. Die E-Mail-Adresse für Rechnungen (Buchhaltung oder du?)
3. Ob du eine Bestellnummer brauchst
4. Deine USt-IdNr.

Danke. Sobald die Anzahlung eingegangen ist, fange ich mit den
CAD-Dateien an.

Alex

Vier Fragen, ein Grund, ein nächster Schritt. Das wird viel häufiger am selben Tag beantwortet als ein Link zu einem langen Formular.

Wenn ein Kunde die Details nicht geben will

Manchmal kommen die Antworten nicht. Der Kontakt ist beschäftigt, die Buchhaltung ist langsam, die Bestellnummer ist "in Bearbeitung". Beginnen Sie die Arbeit nicht mit dem Versprechen, dass die Unterlagen folgen. Nach meiner Erfahrung folgen die Unterlagen der Arbeit mit etwa der gleichen Verzögerung wie die Zahlung.

Eine einfache Regel: keine Abrechnungsdetails und keine Anzahlung, kein Startdatum. Sagen Sie es höflich und früh, in der Vereinbarung und noch mal in der E-Mail: "Ich buche das Startdatum, sobald die Anzahlung und die Abrechnungsdetails eingegangen sind." Die meisten Kunden respektieren das, weil ihre anderen Lieferanten das Gleiche fragen. Die, die hart gegen eine Anzahlung und eine Rechnungsadresse vor einem Projekt drücken, sagen dir etwas darüber, wie die letzte Rechnung laufen wird.

Wenn die Lieferantenregistrierung eines großen Kunden wirklich Wochen dauert, vereinbaren Sie schriftlich, dass die erste Rechnung am vereinbarten Datum ausgestellt werden kann und auf ihrem nächsten Lauf nach Abschluss der Registrierung bezahlt wird, und halten Sie die Anzahlung oder den ersten Meilenstein klein genug, dass Sie auf die Wartezeit verzichten können.

Halten Sie es an einem Ort

Schreiben Sie die Antworten auf, wo Sie nachschauen, wenn Sie in Rechnung stellen: der Abrechnungsname, die Bestellnummer, die Steuernummer, die Rechnungs-E-Mail und das Zahlungsziel gehören zum Kundendatensatz, nicht in eine E-Mail von vor sechs Wochen. Wenn Sie Rechnungen von Hand erstellen, hat der Rechnungsgenerator Felder für die Adresse und Steuernummer des Kunden, und die Bestellnummer kann in die Notizen. Machen Sie die Checkliste erneut, wenn ein Kunde sein Unternehmen verkauft, zu einem neuen Finanzsystem wechselt oder dir einen neuen Kontakt schickt: das sind die Momente, in denen Rechnungen verloren gehen.

Steuernummern und Schwellwerte ändern sich. Überprüfen Sie die IRS, HMRC oder Ihre eigene Steuerbehörde für die aktuellen Regeln, und fragen Sie einen Buchhalter, wenn ein Kunde ein Formular anfordert, das Sie noch nicht gesehen haben. Das ist allgemeine Information, keine Steuerberatung.

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