Klant onboarding checklist voor zzp'ers

Het korte antwoord

Voordat het werk begint, zet vier dingen op orde: de overeenkomst is ondertekend, de aanbetaling is betaald, je weet precies hoe en aan wie je factureert, en je weet wie het werk goedkeurt. Verzamel dan toegang en bestanden, en voer een korte kickoff uit. De checklist hieronder volgt de volgorde waarin ik vraag, opgesplitst zodat de klant per fase één kort e-mailbericht krijgt in plaats van een lange vragenlijst.

Fase 1: voordat je de overeenkomst verzendt

1. De juridische naam en geregistreerd adres van de klant. Het bedrijf dat betaalt is niet altijd het merk waarmee je hebt gesproken. Vraag om de naam precies zoals die op het contract en de factuur moet verschijnen.
2. De persoon die ondertekent. Iemand met bevoegdheid om het bedrijf te binden. Vraag dit vroeg, zodat de overeenkomst aan hen is gericht en niet in een doorstuurketen blijft steken.
3. De persoon die het werk goedkeurt. Vaak niet dezelfde persoon als de ondertekenaar, en vaak ook niet je dagelijkse contactpersoon. Noem hen in de scope, want "goedgekeurd" betekent alleen iets als je weet wiens goedkeuring telt.
4. Budgethouder en inkoopfunctie. In een groter bedrijf vraag je of je als leverancier moet worden ingesteld voordat zij je kunnen betalen. Leverancier onboarding kan weken duren, en het is veel beter om dit op dag één te starten dan erachter te komen wanneer de eerste factuur wordt geweigerd.

Fase 2: de overeenkomst en de aanbetaling

1. De ondertekende overeenkomst of opdrachtomschrijving. Scope, revisies, betalingstermijn, annulering en rechten, ondertekend door beide partijen. Mijn gidsen over het schrijven van een opdrachtomschrijving en wat in een freelancecontract hoort behandelen wat erin moet.
2. De aanbetaalfactuur, verzonden op de dag dat de overeenkomst is ondertekend. Het werk begint wanneer deze aankomt. De gids voor aanbetaalfacturen bevat de formulering.

Fase 3: factureringsgegevens

Dit is het onderdeel dat mensen overslaan en later betreuren. Vraag alles in één e-mailbericht, voordat je de eerste factuur verzendt:

1. Factuuradres en het e-mailadres waarnaar facturen gaan. Meestal een adres van de boekhoudafdeling, niet van je contactpersoon. Stuur een kopie naar je contactpersoon.
2. Inkoopordernummer. Veel bedrijven kunnen een factuur niet betalen zonder er één. Vraag of er één nodig is, zorg dat je deze hebt voordat je factureert, en zet deze op elke factuur.
3. Belastinggegevens. Het btw-nummer van de klant als je een bedrijf in het Verenigd Koninkrijk, de EU of elders met btw of GST factureert, vooral over grenzen heen, waar het kan bepalen of je überhaupt belasting in rekening brengt. Mijn gids over internationale klanten factureren legt uit waarom.
4. Belastingformulieren die de klant van jou nodig heeft. Een Amerikaanse klant die een Amerikaanse freelancer betaalt, zal meestal een formulier W-9 met je belastingidentificatienummer vragen, en kan je na het jaar een formulier 1099-NEC sturen: de rapportagedrempel is 2.000 dollar voor betalingen na 31 december 2025, omhoog van 600 dollar daarvoor, volgens de IRS. Een Amerikaanse klant die een freelancer buiten de VS betaalt, zal meestal in plaats daarvan een formulier W-8BEN vragen. Stuur het juiste formulier snel in, want sommige klanten geven geen betaling vrij zonder het.
5. Betaalmethode en valuta. Bankgegevens, de valuta waarin zij betalen, en wie de transferkosten betaalt. Spreek dit af voordat je factureert, niet nadat de eerste betaling korter binnenkomt.
6. Hun betalingsschema. Vraag wanneer zij leveranciers betalen. Als zij op de 15e en de laatste dag van elke maand betalen, factuur dan een paar dagen voor het schema, niet net erna.
7. Eventuele factuureisen van hen: een portal om naar te uploaden, een referentie om aan te halen, een specifiek formaat. Kom hier nu achter, terwijl het niets kost.

Fase 4: toegang en invoer

1. Inloggegevens en toegang die je nodig hebt: hun merkdrive, CMS, staging site, ticketing tool, Slack of Teams kanaal. Vraag om je eigen account, niet om een gedeeld wachtwoord.
2. Bestanden en referenties: merkrichtlijnen, lettertypen, CAD of bronbestanden, referenceafbeeldingen, eerder werk dat zij leuk vonden en niet leuk vonden. Voor 3D-werk is de CAD-vriesdatum net zo belangrijk als de bestanden zelf.
3. Datums en afhankelijkheden: wanneer elke invoer aankomt, en wie daar verantwoordelijk voor is. Zet dit op papier, want je tijdlijn hangt ervan af.

Fase 5: kickoff

1. De kickoff call of e-mail. Bevestig de scope, de datums, de goedkeurder, hoe feedback wordt gegeven (één geconsolideerde lijst per ronde werkt het beste), en het kanaal voor vragen. De kickoff e-mailsjablonen hebben een versie die je kunt versturen als een call te veel is voor een klein project.
2. Waar dingen zich bevinden. Vertel de klant waar zij bestanden, concepten en facturen kunnen vinden, zodat zij in maand drie niet in oude e-mailthreads hoeven te zoeken.

Hoe je vraagt zonder als een formulier te klinken

Niemand houdt van een 30-vragenlijst voor klant onboarding van een freelancer die zij zojuist hebben ingehuurd. Spreid het uit en maak elk verzoek kort:

Onderwerp: Northwind renders: factureringsgegevens

Hi Sarah,

Voordat ik de aanbetaalfactuur verstuur, kun je alsjeblieft bevestigen:

1. De bedrijfsnaam en adres voor de factuur
2. Het e-mailadres voor facturen (boekhoudafdeling, of jij?)
3. Of je een inkoopordernummer nodig hebt
4. Je btw-nummer

Dank je. Zodra de aanbetaling binnen is, begin ik met de
CAD-bestanden.

Alex

Vier vragen, één reden, één volgende stap. Dit wordt veel vaker dezelfde dag beantwoord dan een link naar een lang formulier.

Wanneer een klant de gegevens niet wil geven

Soms komen de antwoorden niet. De contactpersoon is druk, de financiën zijn traag, het inkoopordernummer is "in voorbereiding". Begin niet met het werk op de belofte dat de papierwerk volgt. In mijn ervaring volgt de papierwerk het werk met ongeveer dezelfde vertraging als de betaling.

Een eenvoudige regel: geen factureringsgegevens en geen aanbetaling, geen startdatum. Zeg het beleefd en vroeg, in de overeenkomst en opnieuw in de e-mail: "Ik zal de startdatum inboeken zodra de aanbetaling en de factureringsgegevens binnen zijn." De meeste klanten respecteren dit, omdat hun andere leveranciers hetzelfde vragen. Degenen die hard tegenwerken op een aanbetaling en een factuuradres voordat een project begint, vertellen je iets over hoe de laatste factuur zal gaan.

Als de leveranciersinstellingen van een groot bedrijf echt weken zullen duren, spreek dan schriftelijk af dat de eerste factuur op de afgesproken datum kan worden uitgegeven en wordt betaald op hun volgende run nadat de instellingen zijn voltooid, en houd de aanbetaling of eerste mijlpaal klein genoeg zodat je op de wachttijd kunt wachten.

Zet het op één plek

Schrijf de antwoorden op waar je kijkt wanneer je factureert: de factuurnaam, het inkoopordernummer, de belastingidentificatie, het factuure-mailadres en de betalingstermijn horen op het klantrecord, niet in een e-mail van zes weken geleden. Als je facturen met de hand maakt, heeft de factuurgenerator velden voor het adres en de belastingidentificatie van de klant, en het inkoopordernummer kan in de notities. Doe de checklist opnieuw wanneer een klant van bedrijf verandert, naar een nieuw financieel systeem gaat of je een nieuwe contactpersoon stuurt: dat zijn de momenten waarop facturen verdwijnen.

Belastingformulieren en drempels veranderen. Controleer de IRS, HMRC of je eigen belastingautoriteit voor de huidige regels, en vraag een accountant als een klant om een formulier vraagt dat je nog niet hebt gezien. Dit is algemene informatie, geen belastingadvies.

Vragen