Checklist de onboarding de clientes para freelancers

A resposta curta

Antes de qualquer trabalho começar, resolva quatro coisas: o contrato está assinado, o sinal foi pago, você sabe exatamente como e para quem faturar, e você sabe quem aprova o trabalho. Depois coleta acessos e arquivos, e faz um kickoff rápido. O checklist abaixo está na ordem que sigo, dividido para que o cliente receba um email curto por etapa em vez de um questionário longo.

Etapa 1: antes de enviar o contrato

1. O nome legal do cliente e endereço registrado. A empresa que paga nem sempre é a marca com a qual você conversou. Peça o nome exatamente como deve aparecer no contrato e na fatura.
2. A pessoa que assina. Alguém com autoridade para comprometer a empresa. Pergunte cedo, para que o contrato seja endereçado a ela e não fique em uma corrente de encaminhamentos.
3. A pessoa que aprova o trabalho. Muitas vezes não é a mesma pessoa que assina, e frequentemente nem é seu contato do dia a dia. Nomeie-a no escopo, porque "aprovado" só significa algo se você souber cuja aprovação conta.
4. Responsável pelo orçamento e compras. Em uma empresa maior, pergunte se você precisa ser configurado como fornecedor antes que possam pagá-lo. O onboarding de fornecedor pode levar semanas, e é muito melhor começar no primeiro dia do que descobrir quando a primeira fatura é rejeitada.

Etapa 2: o contrato e o sinal

1. O contrato assinado ou escopo do trabalho. Escopo, revisões, condições de pagamento, cancelamento e direitos, assinados por ambas as partes. Meus guias sobre como escrever um escopo do trabalho e o que incluir em um contrato freelancer cobrem o que vai dentro.
2. A fatura do sinal, enviada no dia em que o contrato é assinado. O trabalho começa quando chega. O guia de fatura de sinal tem a redação.

Etapa 3: dados de faturamento

Esta é a parte que as pessoas pulam e se arrependem. Peça tudo em um email, antes da primeira fatura:

1. Endereço de faturamento e email para o qual as faturas vão. Geralmente um endereço de contas a pagar, não seu contato. Copie seu contato quando enviar.
2. Número de pedido de compra. Muitas empresas não conseguem pagar uma fatura sem um. Pergunte se é necessário, obtenha antes de faturar, e coloque em cada fatura.
3. Dados fiscais. O número de IVA ou imposto do cliente se você está faturando uma empresa no Reino Unido, UE ou em qualquer outro lugar com IVA ou GST, especialmente através de fronteiras, onde pode decidir se você cobra imposto ou não. Meu guia sobre faturamento de clientes internacionais explica por quê.
4. Formulários fiscais que o cliente precisa de você. Um cliente dos EUA pagando um freelancer dos EUA geralmente pedirá um Formulário W-9 com seu número de identificação do contribuinte, e pode enviar um Formulário 1099-NEC após o final do ano: o limite de relatório é 2.000 dólares para pagamentos feitos após 31 de dezembro de 2025, acima dos 600 dólares anteriores, conforme a IRS. Um cliente dos EUA pagando um freelancer fora dos EUA geralmente pedirá um Formulário W-8BEN. Envie o formulário correto prontamente, porque alguns clientes não liberarão o pagamento sem ele.
5. Método de pagamento e moeda. Detalhes de transferência bancária, a moeda em que pagarão, e quem paga as taxas de transferência. Concorde antes de faturar, não depois que o primeiro pagamento chegar incompleto.
6. Seu ciclo de pagamento. Pergunte quando pagam fornecedores. Se pagam no dia 15 e no último dia de cada mês, fature alguns dias antes do ciclo, não logo depois.
7. Qualquer requisito de fatura deles: um portal para enviar, uma referência para citar, um formato específico. Descubra agora, enquanto não custa nada.

Etapa 4: acessos e insumos

1. Logins e acessos que você precisa: seu drive de marca, CMS, site de staging, ferramenta de tickets, canal Slack ou Teams. Peça sua própria conta, não uma senha compartilhada.
2. Arquivos e referências: diretrizes de marca, fontes, arquivos CAD ou de origem, imagens de referência, trabalhos anteriores que gostaram e não gostaram. Para trabalho 3D, a data de congelamento do CAD importa tanto quanto os arquivos em si.
3. Datas e dependências: quando cada insumo chegará, e quem é responsável por isso. Coloque por escrito, porque sua linha do tempo depende disso.

Etapa 5: kickoff

1. A chamada ou email de kickoff. Confirme o escopo, as datas, o aprovador, como o feedback será dado (uma lista consolidada por rodada funciona melhor), e o canal para perguntas. Os templates de email de kickoff têm uma versão que você pode enviar se uma chamada é demais para um trabalho pequeno.
2. Onde as coisas ficam. Diga ao cliente onde encontrar arquivos, rascunhos e faturas, para que não procure em threads de email antigos no mês três.

Como perguntar sem parecer um formulário

Ninguém gosta de um questionário de onboarding com 30 perguntas de um freelancer que acabou de contratar. Espalhe e torne cada solicitação curta:

Assunto: Renders Northwind: dados de faturamento

Oi Sarah,

Antes de enviar a fatura do sinal, você poderia confirmar:

1. O nome e endereço da empresa para a fatura
2. O email para faturas (contas, ou você?)
3. Se você precisa de um número de pedido nela
4. Seu número de IVA

Obrigado. Assim que o sinal chegar começarei nos
arquivos CAD.

Alex

Quatro perguntas, uma razão, um próximo passo. É respondido no mesmo dia muito mais frequentemente do que um link para um formulário longo.

Quando um cliente não dá os detalhes

Às vezes as respostas não vêm. O contato está ocupado, finanças é lento, o pedido está "em andamento". Não comece o trabalho com a promessa de que a papelada virá depois. Na minha experiência a papelada segue o trabalho pelo mesmo atraso que o pagamento.

Uma regra simples: sem dados de faturamento e sem sinal, sem data de início. Diga com educação e cedo, no contrato e novamente no email: "Vou agendar a data de início assim que o sinal e os dados de faturamento chegarem." A maioria dos clientes respeita, porque seus outros fornecedores pedem o mesmo. Os que pressionam muito por um sinal e um endereço de faturamento antes de um projeto estão dizendo algo sobre como a última fatura vai.

Se a configuração de fornecedor de um cliente grande realmente levará semanas, concorde por escrito que a primeira fatura pode ser emitida na data acordada e será paga no próximo ciclo deles após a configuração ser concluída, e mantenha o sinal ou primeiro marco pequeno o suficiente para que você possa esperar.

Mantenha em um só lugar

Anote as respostas onde você olhará ao faturar: o nome de faturamento, número de pedido, ID fiscal, email de fatura e condições de pagamento devem estar no registro do cliente, não em um email de seis semanas atrás. Se você está fazendo faturas à mão, o gerador de faturas tem campos para o endereço do cliente e ID fiscal, e o número de pedido pode ir nas notas. Faça o checklist novamente quando a empresa de um cliente muda de proprietário, muda para um novo sistema de finanças ou envia um novo contato: esses são os momentos em que faturas desaparecem.

Formulários e limites fiscais mudam. Verifique a IRS, HMRC ou sua própria autoridade fiscal para as regras atuais, e pergunte a um contador se um cliente pedir um formulário que você não viu antes. Esta é informação geral, não aconselhamento fiscal.

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