Anzahlungsrechnung erstellen, Vorauszahlung / Anzahlung

Die kurze Antwort

Eine Anzahlungsrechnung ist eine normale Rechnung über einen Teil des Projektpreises, die vor Arbeitsbeginn versendet wird. Sie hat ihre eigene Rechnungsnummer, sagt deutlich, dass sie eine Anzahlung gegen ein benanntes Angebot oder Projekt ist, und ist vor Beginn fällig. Wenn das Projekt endet, zeigt die Schlussrechnung den vollen Preis, zieht die Anzahlung mit Verweis auf die Anzahlungsrechnung ab und fordert den Restbetrag.

Bei den meisten Freiberufler-Projekten fordere ich 30 bis 50 Prozent im Voraus. Bei kleinen Aufträgen von neuen Kunden fordere ich manchmal alles.

Warum überhaupt eine Anzahlung fordern

In meinen ersten Jahren als Freelancer habe ich auf Handschlag und E-Mail hin angefangen. Die meisten Kunden zahlten. Die, die nicht zahlten, verschwanden normalerweise nach der ersten Überarbeitungsrunde, und ich hatte eine Woche Arbeit und nichts, gegen das ich eine Rechnung ausstellen konnte, außer einem höflichen E-Mail-Thread.

Eine Anzahlung ändert drei Dinge:

• Der Kunde verpflichtet sich. Jemand, der 40 Prozent gezahlt hat, verschwindet nicht stillschweigend nach der ersten Überprüfung.
• Ihre Zeit ist gedeckt, wenn das Projekt früh abgebrochen wird. Abbrüche passieren aus Gründen, die nichts mit Ihnen zu tun haben: Budgets werden gekürzt, ein Manager wechselt, der Produktstart verschiebt sich.
• Es filtert. Ein Kunde, der über eine Anzahlung bei einem 3.000-Euro-Projekt streitet, wird auch über die Schlussrechnung streiten.

Kunden, die mit Freelancern arbeiten, erwarten das oft. Ich habe noch nie ein Projekt verloren, das ich wollte, weil ich eine Anzahlung forderte. Ich habe ein paar verloren, die ich gerne verlor.

Wie viel man fordern sollte

Es gibt keine Regel, nur was der Kunde akzeptiert und was Sie sich leisten können zu verlieren. Das, was ich nutze:

Bei längeren Projekten ist eine Anzahlung nicht ausreichend Schutz. Teilen Sie den Rest in Meilensteine auf, die an Dinge gebunden sind, die beide Seiten sehen können, wie die Genehmigung des Konzepts oder die Lieferung des ersten Entwurfs. Der Leitfaden zu Zahlungsbedingungen bei Rechnungen behandelt Meilenstein-Abrechnung ausführlicher.

Rückforderbar oder nicht

Sagen Sie es im Angebot oder Vertrag, bevor der Kunde zahlt. Wenn Sie nichts sagen, erwarten Sie einen Streit an dem Tag, an dem das Projekt abgebrochen wird.

Die meisten Freelancer machen die Anzahlung nicht rückforderbar, sobald die Arbeit begonnen hat, weil sie die bereits aufgewendete Zeit bezahlt und den Platz, den Sie für andere Arbeit abgelehnt haben. Eine fairere Version, die Kunden leichter akzeptieren:

• Vollständig rückforderbar, wenn der Kunde vor dem Startdatum abbricht, minus alle Kosten, die Sie bereits ausgegeben haben.
• Nicht rückforderbar, sobald die Arbeit begonnen hat, und verrechnet mit der geleisteten Arbeit.
• Wenn Sie abbrechen, erstatten Sie, was nicht verdient wurde.

Verbraucherschutzgesetze können begrenzen, was Sie behalten dürfen, wenn der Kunde eine Privatperson und nicht ein Unternehmen ist, und die Regeln unterscheiden sich je nach Land. Wenn Sie hauptsächlich für Privatpersonen arbeiten, überprüfen Sie Ihre lokalen Regeln, bevor Sie sich auf eine nicht rückforderbare Klausel verlassen. Die Vertrags-Checklisten enthalten eine Abbruchklausel, die Sie anpassen können.

Was die Anzahlungsrechnung sagen sollte

Es ist eine vollständige Rechnung mit allem, was eine normale Rechnung braucht (siehe was auf eine Rechnung gehört), plus drei Dinge, die sie zu einer Anzahlungsrechnung machen:

1. Das Wort Anzahlung in der Beschreibung, mit dem Projekt oder Angebot, zu dem es gehört.
2. Der Prozentsatz und der Gesamtbetrag, von dem es ein Prozentsatz ist, damit niemand rechnen muss.
3. Ein Fälligkeitsdatum vor dem Startdatum und eine Zeile, die sagt, dass die Arbeit beginnt, sobald sie bezahlt ist.

Eine Rechnungsposition, die das leistet:

Anzahlung (40 Prozent) für Markenidentitätsprojekt, gemäß Angebot
Q-2026-014 vom 2. Oktober 2026. Projektsumme 4.950,00 EUR.    1.980,00

Fällig bei Erhalt. Die Arbeit beginnt am vereinbarten Startdatum,
sobald diese Anzahlung eingegangen ist. Die Anzahlung wird mit der
Schlussrechnung verrechnet.

Geben Sie ihr eine eigene Rechnungsnummer in Ihrer normalen Reihenfolge. Erfinden Sie keine separate D-001-Serie, es sei denn, Sie halten sie konsequent ein; der Leitfaden zu Rechnungsnummern erklärt, warum eine einzelne Reihenfolge leichter zu verteidigen ist. Sie können die Rechnung mit dem kostenlosen Rechnungsgenerator erstellen und das Angebot aus dem Angebotsgenerator mit den Anzahlungsbedingungen darin geschrieben versenden.

Die Schlussrechnung: Abzug der Anzahlung

Hier kommt die meiste Verwirrung her. Die Schlussrechnung sollte den vollen Preis des Projekts zeigen, dann die Anzahlung abziehen, dann zeigen, was übrig ist. So kann das Buchhaltungsteam des Kunden beide Zahlungen einem Projekt zuordnen, und jeder, der die Rechnung später liest, sieht den vollen Wert der Arbeit.

Ein ausgearbeitetes Beispiel. Das Angebot war 4.950,00 EUR plus 20 Prozent Umsatzsteuer. Der Kunde zahlte eine 40-Prozent-Anzahlung, mit Umsatzsteuer in Rechnung gestellt.

Überprüfen Sie die Arithmetik: 40 Prozent von 4.950,00 sind 1.980,00, Umsatzsteuer zu 20 Prozent darauf sind 396,00, und 4.950,00 minus 1.980,00 lässt 2.970,00 netto. Umsatzsteuer auf den Restbetrag sind 594,00, also ist der fällige Restbetrag 3.564,00. Die Anzahlungsrechnung plus die Schlussrechnung addieren sich zu den vollen 5.940,00, und die Umsatzsteuer auf die beiden Rechnungen addiert sich zu 990,00, der Umsatzsteuer auf das ganze Projekt.

Wenn Sie nicht umsatzsteuerpflichtig sind, funktioniert die gleiche Tabelle mit einer Spalte. Unter der Tabelle wiederholen Sie den Verweis:

Anzahlung von 2.376,00 EUR eingegangen am 6. Oktober 2026 gegen
Rechnung 2026-031. Restbetrag von 3.564,00 EUR fällig innerhalb von
14 Tagen, bis 3. November 2026.

Wenn sich das Projekt in der Größe änderte, ist der volle Preis auf der Schlussrechnung der neue Preis. Fügen Sie die Änderungsanfragen als eigene Zeilen über dem Anzahlungsabzug hinzu, damit der Kunde sieht, warum sich die Summe verschoben hat.

Umsatzsteuer und Steuerzeitpunkt bei Anzahlungen

In vielen Umsatzsteuersystemen wird eine Anzahlung besteuert, wenn Sie sie erhalten, nicht wenn das Projekt endet. In der EU sagt Artikel 65 der Umsatzsteuer-Richtlinie, dass, wenn eine Zahlung auf Rechnung vor der Leistungserbringung geleistet wird, die Umsatzsteuer fällig wird, wenn die Zahlung eingegangen ist, auf den eingegangenen Betrag. Im Vereinigten Königreich sagt HMRC's VAT Notice 700 (Abschnitt 14), dass, wenn Sie eine Umsatzsteuer-Rechnung ausstellen oder eine Zahlung erhalten, bevor der Grundsteuerpunkt, der Steuerpunkt für diesen Betrag ist, welcher der beiden zuerst passiert.

Was das in der Praxis bedeutet, wenn Sie umsatzsteuerpflichtig sind:

• Berechnen Sie Umsatzsteuer auf die Anzahlungsrechnung, zum Satz, der für das Projekt gilt.
• Melden Sie diese Umsatzsteuer in dem Zeitraum, in dem Sie die Anzahlung erhalten haben, auch wenn das Projekt in einem späteren Zeitraum endet.
• Auf der Schlussrechnung berechnen Sie Umsatzsteuer nur auf den Restbetrag, wie in der Tabelle oben.

Einige Anzahlungen werden anders behandelt, zum Beispiel eine echte rückforderbare Sicherheitsleistung, die keine Teilzahlung ist. Freiberufler-Projekt-Anzahlungen sind fast immer Teilzahlungen. Außerhalb der Umsatzsteuer unterscheiden sich Einkommensteuerregeln darüber, wann eine Anzahlung als Einkommen zählt, je nach Land und wie Sie Ihre Bücher führen. Fragen Sie Ihren Buchhalter, oder überprüfen Sie HMRC, das IRS oder Ihr eigenes Finanzamt.

Anzahlungsrechnung oder Proforma-Rechnung?

Einige Freelancer versenden stattdessen eine Proforma-Rechnung, dann stellen die echte Rechnung aus, sobald das Geld ankommt. Das funktioniert, und einige Finanzteams von Kunden bevorzugen es, aber es sind zwei Dokumente, wo eines ausreicht. Eine Proforma-Rechnung ist eine Anfrage, keine Steuerrechnung: HMRC's Anleitung sagt, sie sollte mit "This is not a VAT invoice" gekennzeichnet sein. Wenn Sie eine nutzen, stellen Sie die echte Rechnung aus, sobald Sie bezahlt werden, weil der Erhalt der Zahlung den Steuerpunkt schaffen kann. Der Leitfaden zu Proforma-Rechnungen behandelt, wann jede passt.

Wenn der Kunde keine Anzahlung zahlt

Große Unternehmen sagen manchmal, ihr System kann nicht vor Lieferung zahlen. Bevor Sie aufgeben:

• Bieten Sie stattdessen einen kleineren ersten Meilenstein an, in Rechnung gestellt für etwas, das in Woche eins passiert, wie die genehmigte Briefing oder der erste Entwurf.
• Fordern Sie eine Bestellnummer an, bevor Sie anfangen. Es ist kein Geld, aber es ist eine schriftliche Verpflichtung von den Leuten, die zahlen.
• Verkürzen Sie die Zahlungsziele auf den restlichen Rechnungen.

Wenn nichts davon möglich ist und Sie den Job trotzdem wollen, halten Sie die erste Phase kurz, damit Sie nie mehr als ein paar Wochen unbezahlte Arbeit ausstehen haben. Und schreiben Sie auf, dass die Arbeit pausiert, wenn eine Rechnung überfällig wird.

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