Checklist de onboarding de clientes para freelancers

La respuesta corta

Antes de que empiece cualquier trabajo, deja cuatro cosas claras: el acuerdo está firmado, el anticipo está pagado, sabes exactamente cómo y a quién facturar, y sabes quién aprueba el trabajo. Luego recoge acceso y archivos, y haz un kickoff breve. El checklist de abajo está en el orden en que lo pido, dividido para que el cliente reciba un email corto por etapa en lugar de un cuestionario largo.

Etapa 1: antes de enviar el acuerdo

1. El nombre legal del cliente y su domicilio registrado. La empresa que paga no siempre es la marca con la que has estado hablando. Pide el nombre exactamente como debe aparecer en el contrato y la factura.
2. La persona que firma. Alguien con autoridad para comprometer a la empresa. Pregunta pronto, para que el acuerdo vaya dirigido a ellos y no se quede en una cadena de reenvíos.
3. La persona que aprueba el trabajo. A menudo no es la misma persona que la que firma, y a menudo tampoco es tu contacto del día a día. Nómbrala en el alcance, porque "aprobado" solo significa algo si sabes cuya aprobación cuenta.
4. Responsable del presupuesto y compras. En una empresa más grande, pregunta si necesitas darte de alta como proveedor antes de que puedan pagarte. El alta de proveedores puede tardar semanas, y es mucho mejor empezarla el primer día que descubrirlo cuando la primera factura rebota.

Etapa 2: el acuerdo y el anticipo

1. El acuerdo firmado o documento de alcance. Alcance, revisiones, condiciones de pago, cancelación y derechos, firmado por ambas partes. Mis guías sobre cómo escribir un documento de alcance y qué incluir en un contrato de freelance cubren qué va en cada uno.
2. La factura del anticipo, enviada el día que se firma el acuerdo. El trabajo empieza cuando llega. La guía de factura de anticipo tiene el texto.

Etapa 3: datos de facturación

Esta es la parte que la gente se salta y luego se arrepiente. Pide todo en un email, antes de la primera factura:

1. Dirección de facturación y email al que van las facturas. Normalmente una dirección de contabilidad, no tu contacto. Copia a tu contacto cuando envíes.
2. Número de orden de compra. Muchas empresas no pueden pagar una factura sin uno. Pregunta si se necesita, consíguela antes de facturar, y ponla en cada factura.
3. Datos fiscales. El NIF-IVA del cliente si estás facturando a una empresa en el Reino Unido, la UE o cualquier otro lugar con IVA o GST, especialmente en transacciones internacionales, donde puede decidir si cobras impuesto o no. Mi guía sobre cómo facturar a clientes internacionales explica por qué.
4. Formularios fiscales que el cliente necesita de ti. Un cliente estadounidense que paga a un freelance estadounidense normalmente pedirá un Formulario W-9 con tu número de identificación fiscal, y puede enviarte un Formulario 1099-NEC después de que termine el año: el umbral de notificación es de 2.000 dólares para pagos realizados después del 31 de diciembre de 2025, subido desde 600 dólares antes, según el IRS. Un cliente estadounidense que paga a un freelance fuera de EE.UU. normalmente pedirá un Formulario W-8BEN en su lugar. Envía el formulario correcto rápidamente, porque algunos clientes no liberarán el pago sin él.
5. Método de pago y moneda. Datos de transferencia bancaria, la moneda en que pagarán, y quién paga los gastos de transferencia. Acuerda esto antes de facturar, no después de que el primer pago llegue incompleto.
6. Su ciclo de pagos. Pregunta cuándo pagan a los proveedores. Si pagan el 15 y el último día de cada mes, factura unos días antes del ciclo, no justo después.
7. Cualquier requisito de factura propio: un portal para subir, una referencia a citar, un formato específico. Averígualo ahora, mientras no cuesta nada.

Etapa 4: acceso e inputs

1. Logins y acceso que necesitas: su unidad de marca, CMS, sitio de staging, herramienta de tickets, canal de Slack o Teams. Pide tu propia cuenta, no una contraseña compartida.
2. Archivos y referencias: guías de marca, fuentes, archivos CAD o de origen, imágenes de referencia, trabajos anteriores que les gustaron y no les gustaron. Para trabajo 3D, la fecha de congelación del CAD importa tanto como los archivos mismos.
3. Fechas y dependencias: cuándo llegará cada input, y quién es responsable de él. Ponlo por escrito, porque tu cronograma depende de ello.

Etapa 5: kickoff

1. La llamada o email de kickoff. Confirma el alcance, las fechas, el aprobador, cómo se dará feedback (una lista consolidada por ronda funciona mejor), y el canal para preguntas. Las plantillas de email de kickoff tienen una versión que puedes enviar si una llamada es demasiado para un trabajo pequeño.
2. Dónde viven las cosas. Dile al cliente dónde encontrar archivos, borradores e facturas, para que no busque en hilos de email antiguos en el mes tres.

Cómo preguntar sin parecer un formulario

A nadie le gusta un cuestionario de onboarding de 30 preguntas de un freelance que acaba de contratar. Distribúyelo y haz cada solicitud corta:

Asunto: Renders Northwind: datos de facturación

Hola Sarah,

Antes de enviar la factura del anticipo, ¿podrías confirmar:

1. El nombre y dirección de la empresa para la factura
2. El email para facturas (contabilidad, ¿o tú?)
3. Si necesitas un número de orden de compra
4. Tu NIF-IVA

Gracias. En cuanto el anticipo llegue empezaré con los
archivos CAD.

Alex

Cuatro preguntas, una razón, un siguiente paso. Se contesta el mismo día mucho más a menudo que un enlace a un formulario largo.

Cuando un cliente no te da los detalles

A veces las respuestas no llegan. El contacto está ocupado, finanzas es lenta, la orden de compra está "en progreso". No empieces el trabajo con la promesa de que el papeleo vendrá después. En mi experiencia el papeleo sigue al trabajo con aproximadamente el mismo retraso que el pago.

Una regla simple: sin datos de facturación y sin anticipo, sin fecha de inicio. Dilo educadamente y pronto, en el acuerdo y de nuevo en el email: "Fijaré la fecha de inicio en cuanto el anticipo y los datos de facturación lleguen." La mayoría de clientes lo respetan, porque sus otros proveedores piden lo mismo. Los que presionan mucho sobre un anticipo y una dirección de facturación antes de un proyecto te están diciendo algo sobre cómo irá la última factura.

Si el alta de proveedor de un cliente grande realmente tardará semanas, acuerda por escrito que la primera factura puede emitirse en la fecha acordada y se pagará en su siguiente ciclo después de que se complete el alta, y mantén el anticipo o primer hito lo suficientemente pequeño para que puedas permitirte la espera.

Guárdalo en un lugar

Escribe las respuestas donde las buscarás cuando facturas: el nombre de facturación, número de orden de compra, NIF, email de facturas y condiciones de pago pertenecen al registro del cliente, no a un email de hace seis semanas. Si haces facturas a mano, el generador de facturas tiene campos para la dirección del cliente y NIF, y el número de orden de compra puede ir en las notas. Haz el checklist de nuevo cuando la empresa de un cliente cambie de propietario, se mude a un nuevo sistema de finanzas o te envíe un nuevo contacto: esos son los momentos en que las facturas desaparecen.

Los formularios fiscales y umbrales cambian. Consulta el IRS, HMRC o tu propia autoridad fiscal para las reglas actuales, y pregunta a un contador si un cliente te pide un formulario que no has visto antes. Esta es información general, no asesoramiento fiscal.

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