Kickoff-E-Mail an den Kunden schreiben

Die kurze Antwort

Die Kickoff-E-Mail fürs Projekt geht raus am Tag, an dem der Kunde das Angebot annimmt und die Anzahlung leistet. Sie bestätigt, was vereinbart wurde, nennt das Startdatum und den ersten Meilenstein, listet auf, was Sie vom Kunden brauchen und bis wann, und schlägt ein kurzes Kickoff-Gespräch vor. Dann folgt eine Agenda vor dem Gespräch und ein kurzes Update am Ende der ersten Woche.

Vier E-Mails. Keine länger als eine Bildschirmseite.

Warum eine Kickoff-E-Mail schreiben

Das Angebot sagte, was Sie tun werden. Die Kickoff-E-Mail sagt, wie die nächsten Wochen tatsächlich ablaufen. Die meisten Probleme, die ich seit 2014 auf Projekten hatte, begannen in der ersten Woche: Die Brand-Dateien kamen drei Wochen zu spät an, die Person, die Feedback geben sollte, war jemand, mit dem ich nie gesprochen hatte, oder der Kunde dachte, "erste Entwürfe" bedeuteten etwas Fertiges.

Alle drei sind ein Satz in einer Kickoff-E-Mail. Sie einmal früh aufzuschreiben ist billiger, als sie in Woche vier zu entdecken.

Die Kickoff-E-Mail kommt nach der Papierkram-Phase, nicht statt ihrer. Die Vereinbarung sollte bereits unterzeichnet und die Anzahlungsrechnung bezahlt sein. Falls Sie noch in dieser Phase sind, behandelt die Client-Onboarding-Checkliste das, was vor dem Start vorhanden sein sollte, und der Leitfaden zur Anzahlungsrechnung behandelt die erste Zahlung.

Vorlage 1: die Kickoff-E-Mail

Verschicken Sie sie am Tag, an dem das Projekt bestätigt wird. Kopieren Sie sie, dann streichen Sie, was nicht zutrifft.

Betreff: [Projektname]: Start am [Datum]

Hallo [Name],

Danke für die Bestätigung und die Anzahlung, die heute angekommen ist.
Hier ist, wie die nächsten Wochen ablaufen.

Was wir vereinbart haben
- Umfang: [eine Zeile, z.B. ein Logo, Farbpalette und ein kurzer
  Brand Guide], wie im Angebot [Angebotsnummer] vom [Datum].
- Überarbeitungen: [zwei] Runden Änderungen zur gewählten Richtung.
- Lieferung: finale Dateien am [Datum].

Zeitplan
- [Datum]: Kickoff-Gespräch (siehe unten)
- [Datum]: erste Konzepte
- [Datum]: Ihr Feedback zu den Konzepten
- [Datum]: überarbeitete Version
- [Datum]: finale Dateien und Übergabe

Was ich von Ihnen brauche, bis [Datum]
- [die Liste aus Vorlage 3, oder ein Link dazu]

Wer entscheidet
Ich schicke alles an Sie. Falls noch jemand anderes die Arbeit
genehmigen muss, sagen Sie mir Bescheid, damit sein Feedback in
derselben Runde kommt und nicht danach.

Kickoff-Gespräch
Können wir 30 Minuten am [zwei oder drei Optionen] machen? Ich
schicke einen kurzen Agenda-Punkt am Tag davor.

Danke,
[Ihr Name]

Den Absatz "Wer entscheidet" würde ich nie streichen. Feedback von einem Manager, der nach der zweiten Überarbeitungsrunde auftaucht, ist der häufigste Grund, warum ein Projekt mit Festpreis aus dem Ruder läuft. Mehr dazu in Projektbudget gegen Stunden verfolgen.

Vorlage 2: die Agenda für das Kickoff-Gespräch

Verschicken Sie sie am Tag vor dem Gespräch. Ein Gespräch mit Agenda dauert 30 Minuten. Ein Gespräch ohne Agenda dauert eine Stunde und entscheidet nichts.

Betreff: Agenda für morgen, Kickoff-Gespräch [Projektname]

Hallo [Name],

Morgen um [Uhrzeit, mit Zeitzone]. Link: [Gesprächs-Link].

1. Das Ziel (5 Min). Was muss dieses Projekt erreichen, und wie
   werden Sie es in sechs Monaten beurteilen?
2. Die Zielgruppe (5 Min). Für wen ist es, und für wen nicht?
3. Beispiele (5 Min). Zwei oder drei Dinge, die Ihnen gefallen, und
   eines, das nicht, aus jedem Bereich.
4. Einschränkungen (5 Min). Bestehende Brand-Regeln, technische
   Grenzen, rechtliche oder Genehmigungsschritte, feste Termine.
5. Feedback und Genehmigung (5 Min). Wer gibt Feedback, in welcher
   Form, und wie lange dauert es normalerweise.
6. Nächste Schritte (5 Min). Was passiert vor den ersten Konzepten.

Falls Sie etwas hinzufügen möchten, antworten Sie und ich nehme es
auf.

Danke,
[Ihr Name]

Machen Sie während des Gesprächs Notizen und schicken Sie sie am selben Tag. Alles, was in einem Gespräch gesagt und nicht aufgeschrieben wurde, hat nicht stattgefunden, soweit ein Streit betroffen ist.

Vorlage 3: was ich von Ihnen brauche

Das kann ein Abschnitt in der Kickoff-E-Mail sein oder eine eigene Nachricht. Ich schicke es separat, wenn die Liste lang ist, weil eine separate E-Mail mit klarem Betreff für den Kunden leichter weiterzuleiten ist.

Betreff: [Projektname]: was ich von Ihnen bis [Datum] brauche

Hallo [Name],

Um am [Datum] zu starten, brauche ich folgendes. Ein gemeinsamer
Ordner oder eine Antwort mit Anhängen funktionieren beide.

- [Brand-Dateien: Logo in Vektorformat (AI, EPS, SVG oder PDF)]
- [Schriftarten oder Schriftartennamen und Lizenzen]
- [Text für die Seiten / Produkttext / Skript]
- [Zugang: CMS-Login, Staging-Site, gemeinsames Laufwerk]
- [Produktfotos, CAD-Dateien oder Referenzbilder]
- [Name und E-Mail von jedem, der sonst noch Feedback gibt]
- [Rechnungsdaten: Firmenname, Adresse, USt-IdNr. oder
  Steuernummer, Bestellnummer falls Ihr Buchhaltungsteam eine
  braucht]

Falls etwas noch nicht bereit ist, sagen Sie mir, wann es soweit
ist, und ich plane danach. Der Zeitplan verschiebt sich um die
gleiche Anzahl Tage wie alles, das zu spät ankommt.

Der letzte Satz ist der Sinn der ganzen E-Mail. Sagen Sie ihn ruhig, einmal, am Anfang, und Sie können später darauf verweisen, ohne dass es wie eine Beschwerde klingt. Fragen Sie jetzt auch nach Rechnungsdaten. Erst am Ende herauszufinden, dass das Finanzbüro des Kunden eine Bestellnummer auf jeder Rechnung braucht, verzögert Ihre erste Zahlung um Wochen; der Leitfaden was auf eine Rechnung gehört hat die vollständige Liste der Details, die Sie brauchen.

Vorlage 4: das Update nach der ersten Woche

Verschicken Sie es am Ende der ersten Woche, auch wenn es nicht viel zu zeigen gibt. Kunden mögen langsame Wochen nicht, aber sie mögen nicht zu wissen, was läuft.

Betreff: [Projektname]: Update Woche 1

Hallo [Name],

Wo wir stehen:
- Fertig: [Recherche, Moodboard, erste Skizzen]
- Nächste Woche: [erste Konzepte, im Plan für [Datum]]
- Warten auf: [die Produktfotos, fällig [Datum]]

Stunden oder Budget: im Plan.
[oder: Wir sind etwa [x] Stunden über bei der Recherche wegen [Grund].
Ich trage das, keine Preisänderung.]
[oder: Das zusätzliche [Item], das Sie am [Datum] gefragt haben, ist
außerhalb des Angebots. Es sind etwa [x] Stunden, also [Betrag].
Soll ich es hinzufügen?]

Diese Woche brauche ich nichts von Ihnen [oder: eine Sache: ...].

Danke,
[Ihr Name]

Wählen Sie eine der drei Budget-Zeilen. Die zweite ist für Ihre eigene Unterschätzung und die dritte ist für eine Umfangsänderung; halten Sie sie auseinander, weil der Kunde für eine bezahlt und für die andere nicht.

Ein paar Regeln für alle vier

• Eine E-Mail, ein Zweck. Eine Kickoff-E-Mail, die auch nach einer alten Rechnung fragt, wird nur halb gelesen.
• Echte Daten, nicht "nächste Woche". "Mittwoch, 14. Oktober" lässt keinen Raum zum Widersprechen.
• Setzen Sie den Projektnamen am Anfang jeder Betreffzeile, damit der Thread in drei Monaten leicht zu finden ist.
• Antworten Sie im gleichen Thread für das ganze Projekt, es sei denn, das Team des Kunden nutzt ein Projekt-Tool oder Chat, in dem sie lieber arbeiten.
• Behalten Sie Ihre eigene Stimme. Das sind Ausgangspunkte, keine Skripte. Falls ein Satz wie etwas klingt, das Sie nie in einem Gespräch sagen würden, ändern Sie ihn.

Falls das Projekt noch nicht bestätigt wurde und Sie noch in der Angebots-Phase sind, erstellt der Angebots-Generator das PDF mit einem Gültig-bis-Datum, und der Leitfaden wie man eine Leistungsbeschreibung schreibt behandelt, was der Umfangs-Abschnitt braucht, damit die Kickoff-E-Mail etwas Solides hat, auf das sie verweisen kann.

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