Checklist per l'onboarding di un nuovo cliente

La risposta breve

Prima che il lavoro inizi, sistemate quattro cose: l'accordo è firmato, l'acconto è pagato, sapete esattamente come e a chi fatturare, e sapete chi approva il lavoro. Poi raccogliete gli accessi e i file, e fate un breve kickoff. La checklist qui sotto è nell'ordine in cui le chiedo, divisa in modo che il cliente riceva una email breve per ogni fase invece di un lungo questionario.

Fase 1: prima di inviare l'accordo

1. La ragione sociale e l'indirizzo registrato del cliente. L'azienda che paga non è sempre il brand con cui avete parlato. Chiedete il nome esattamente come deve apparire nel contratto e nella fattura.
2. La persona che firma. Qualcuno con autorità di impegnare l'azienda. Chiedete presto, così l'accordo è indirizzato a loro e non rimane in una catena di inoltri.
3. La persona che approva il lavoro. Spesso non è la stessa persona che firma, e spesso non è nemmeno il vostro contatto quotidiano. Nominate questa persona nel capitolato, perché "approvato" significa qualcosa solo se sapete di chi conta l'approvazione.
4. Responsabile del budget e procurement. In un'azienda più grande, chiedete se dovete essere registrati come fornitore prima che possano pagarvi. L'onboarding dei fornitori può richiedere settimane, ed è molto meglio iniziarlo il primo giorno che scoprirlo quando la prima fattura rimbalza.

Fase 2: l'accordo e l'acconto

1. L'accordo firmato o la descrizione delle attività. Capitolato, revisioni, termini di pagamento, cancellazione e diritti, firmati da entrambe le parti. Le mie guide su come scrivere una descrizione delle attività e cosa includere in un contratto da freelance spiegano cosa va inserito.
2. La fattura dell'acconto, inviata il giorno in cui l'accordo è firmato. Il lavoro inizia quando arriva. La guida sulla fattura d'acconto ha il testo da usare.

Fase 3: dati di fatturazione

Questa è la parte che la gente salta e poi se ne pente. Chiedete tutto in una email, prima della prima fattura:

1. Indirizzo di fatturazione e email a cui inviare le fatture. Di solito un indirizzo di contabilità fornitori, non il vostro contatto. Mettete in copia il vostro contatto quando inviate.
2. Numero d'ordine d'acquisto. Molte aziende non possono pagare una fattura senza uno. Chiedete se serve, ottenetelo prima di fatturare, e mettetelo su ogni fattura.
3. Dati fiscali. La partita IVA o il numero fiscale del cliente se state fatturando un'azienda nel Regno Unito, nell'UE o in qualsiasi altro posto con IVA o GST, soprattutto oltre i confini, dove può decidere se applicate l'imposta o no. La mia guida su come fatturare clienti internazionali spiega perché.
4. Moduli fiscali che il cliente ha bisogno da voi. Un cliente negli USA che paga un freelance negli USA di solito chiederà un Form W-9 con il vostro numero di identificazione fiscale, e può inviarvi un Form 1099-NEC dopo la fine dell'anno: la soglia di segnalazione è 2.000 dollari per i pagamenti effettuati dopo il 31 dicembre 2025, in aumento dai 600 dollari precedenti, secondo l'IRS. Un cliente negli USA che paga un freelance fuori dagli USA di solito chiederà invece un Form W-8BEN. Inviate il modulo corretto tempestivamente, perché alcuni clienti non rilasceranno il pagamento senza di esso.
5. Metodo di pagamento e valuta. Dati del bonifico bancario, la valuta in cui pagheranno, e chi paga le spese di trasferimento. Accordatevi prima di fatturare, non dopo che il primo pagamento arriva incompleto.
6. Il loro ciclo di pagamento. Chiedete quando pagano i fornitori. Se pagano il 15 e l'ultimo giorno di ogni mese, fatturate qualche giorno prima del ciclo, non subito dopo.
7. Qualsiasi requisito di fatturazione loro: un portale dove caricare, un riferimento da citare, un formato specifico. Scopritelo adesso, mentre non costa nulla.

Fase 4: accessi e input

1. Login e accessi di cui avete bisogno: il loro drive del brand, CMS, sito di staging, strumento di ticketing, canale Slack o Teams. Chiedete un vostro account, non una password condivisa.
2. File e riferimenti: linee guida del brand, font, file CAD o sorgenti, immagini di riferimento, lavori precedenti che hanno gradito e non gradito. Per il lavoro 3D, la data di congelamento del CAD è importante quanto i file stessi.
3. Date e dipendenze: quando ogni input arriverà, e chi è responsabile. Mettete queste cose per iscritto, perché la vostra timeline dipende da loro.

Fase 5: kickoff

1. La call di kickoff o l'email. Confermate il capitolato, le date, l'approvatore, come sarà dato il feedback (una lista consolidata per round funziona meglio), e il canale per le domande. I template di email di kickoff hanno una versione che potete inviare se una call è troppo per un lavoro piccolo.
2. Dove stanno le cose. Dite al cliente dove trovare file, bozze e fatture, così non cercano nei vecchi thread di email nel mese tre.

Come chiedere senza sembrare un modulo

A nessuno piace un questionario di onboarding di 30 domande da un freelance che hanno appena assunto. Distribuitelo e rendete ogni richiesta breve:

Oggetto: Rendering Northwind: dati di fatturazione

Ciao Sarah,

Prima di inviare la fattura d'acconto, potresti confermare:

1. La ragione sociale e l'indirizzo per la fattura
2. L'indirizzo email per le fatture (contabilità, o tu?)
3. Se hai bisogno di un numero d'ordine d'acquisto
4. La tua partita IVA

Grazie. Non appena l'acconto arriva comincio sui
file CAD.

Alex

Quattro domande, una ragione, un passo successivo. Viene risposto lo stesso giorno molto più spesso che un link a un modulo lungo.

Quando un cliente non vi dà i dettagli

A volte le risposte non arrivano. Il contatto è occupato, la finanza è lenta, l'ordine d'acquisto è "in corso". Non iniziate il lavoro sulla promessa che la documentazione seguirà. Dalla mia esperienza la documentazione segue il lavoro con lo stesso ritardo del pagamento.

Una regola semplice: niente dati di fatturazione e niente acconto, niente data di inizio. Ditelo educatamente e presto, nell'accordo e di nuovo nell'email: "Fisserò la data di inizio non appena l'acconto e i dati di fatturazione arrivano." La maggior parte dei clienti lo rispetta, perché i loro altri fornitori chiedono lo stesso. Quelli che spingono forte su un acconto e un indirizzo di fatturazione prima di un progetto vi stanno dicendo qualcosa su come andrà l'ultima fattura.

Se l'onboarding come fornitore di un grande cliente davvero richiederà settimane, accordatevi per iscritto che la prima fattura può essere emessa nella data concordata e sarà pagata al loro prossimo ciclo dopo che l'onboarding si completa, e mantenete l'acconto o la prima milestone abbastanza piccola da potervi permettere l'attesa.

Tenetelo in un posto

Scrivete le risposte dove le guarderete quando fatturate: il nome di fatturazione, il numero d'ordine d'acquisto, il codice fiscale, l'email di fatturazione e i termini di pagamento devono stare nel record del cliente, non in un'email di sei settimane fa. Se state facendo fatture a mano, il generatore di fatture ha campi per l'indirizzo del cliente e il codice fiscale, e il numero d'ordine d'acquisto può andare nelle note. Rifate la checklist quando l'azienda di un cliente cambia proprietà, si trasferisce a un nuovo sistema di finanza o vi invia un nuovo contatto: quelli sono i momenti in cui le fatture vanno perse.

I moduli fiscali e le soglie cambiano. Controllate l'IRS, l'HMRC o la vostra autorità fiscale per le regole attuali, e chiedete a un commercialista se un cliente vi chiede un modulo che non avete mai visto. Questa è informazione generale, non consulenza fiscale.

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