Onboarding klienta: checklista dla freelancera

Krótka odpowiedź

Zanim ruszysz z pracą, upewnij się co do czterech rzeczy: umowa jest podpisana, zaliczka wpłynęła, wiesz dokładnie, jak i na kogo wystawiać faktury, i wiesz, kto zatwierdza pracę. Potem zbierz dostępy i pliki i zrób krótki kick-off. Checklista poniżej idzie w kolejności, w jakiej o to pytam, i jest podzielona tak, żeby klient dostawał jedną krótką wiadomość na etap zamiast długiej ankiety.

Etap 1: zanim wyślesz umowę

1. Pełna nazwa prawna klienta i adres siedziby. Firma, która płaci, to nie zawsze marka, z którą rozmawiasz. Zapytaj o nazwę dokładnie w takiej formie, w jakiej ma się znaleźć na umowie i fakturze.
2. Osoba, która podpisuje. Ktoś, kto może zaciągać zobowiązania w imieniu firmy. Zapytaj wcześnie, żeby umowa trafiła prosto do tej osoby, a nie krążyła od biurka do biurka.
3. Osoba, która zatwierdza pracę. Często to ktoś inny niż podpisujący i często nie twój codzienny kontakt. Wpisz ją do zakresu prac, bo "zatwierdzone" coś znaczy tylko wtedy, gdy wiesz, czyje zatwierdzenie się liczy.
4. Kto trzyma budżet i jak działają zakupy. W większej firmie zapytaj, czy musisz zostać zarejestrowany jako dostawca, zanim będą mogli ci zapłacić. Rejestracja dostawcy potrafi trwać tygodniami i dużo lepiej zacząć ją pierwszego dnia, niż odkryć ją wtedy, gdy pierwsza faktura utknie.

Etap 2: umowa i zaliczka

1. Podpisana umowa albo zakres prac. Zakres, rundy poprawek, warunki płatności, odstąpienie od umowy i prawa autorskie, podpisane przez obie strony. W poradnikach o opisywaniu zakresu prac i o tym, co powinna zawierać umowa freelancera, wyjaśniam, co tam wpisać.
2. Faktura zaliczkowa wysłana w dniu podpisania umowy. Praca zaczyna się, gdy zaliczka wpłynie. Poradnik o fakturze zaliczkowej ma gotowe sformułowania.

Etap 3: dane do faktury

To część, którą ludzie pomijają, a potem żałują. Zapytaj o wszystko w jednej wiadomości, zanim wystawisz pierwszą fakturę:

1. Dane do faktury i adres e-mail, na który mają trafiać faktury. Zwykle to skrzynka księgowości, a nie twój kontakt. Przy wysyłce dodaj swój kontakt do kopii.
2. Numer zamówienia (PO). Wiele firm nie zapłaci faktury bez niego. Zapytaj, czy jest potrzebny, zdobądź go przed wystawieniem faktury i umieszczaj go na każdej fakturze.
3. Dane podatkowe. Numer VAT klienta, jeśli wystawiasz fakturę firmie w Wielkiej Brytanii, w UE lub w innym kraju z VAT albo GST, zwłaszcza za granicę, gdzie od niego może zależeć, czy w ogóle naliczasz podatek. Dlaczego, wyjaśniam w poradniku o fakturach dla klientów zagranicznych.
4. Formularze podatkowe, których klient od ciebie potrzebuje. Klient z USA płacący freelancerowi z USA zwykle poprosi o formularz W-9 z twoim numerem podatkowym i po końcu roku może wystawić ci formularz 1099-NEC: według IRS próg raportowania wynosi 2000 dolarów dla płatności dokonanych po 31 grudnia 2025, wcześniej było to 600 dolarów. Klient z USA płacący freelancerowi spoza USA zwykle poprosi zamiast tego o formularz W-8BEN. Odeślij właściwy formularz szybko, bo niektórzy klienci nie zwolnią płatności bez niego.
5. Sposób płatności i waluta. Dane do przelewu, waluta, w której zapłacą, i kto pokrywa opłaty za przelew. Ustal to przed wystawieniem faktury, a nie wtedy, gdy pierwsza wpłata przyjdzie niższa.
6. Ich cykl płatności. Zapytaj, kiedy płacą dostawcom. Jeśli robią przelewy 15. i ostatniego dnia miesiąca, wystaw fakturę kilka dni przed terminem przelewów, a nie zaraz po nim.
7. Wszelkie wymagania co do faktury po ich stronie: portal do przesyłania, numer referencyjny do podania, konkretny format. Dowiedz się teraz, kiedy nic to nie kosztuje.

Etap 4: dostępy i materiały

1. Loginy i dostępy, których potrzebujesz: ich dysk z materiałami marki, CMS, środowisko testowe, system zgłoszeń, kanał na Slacku albo w Teams. Poproś o własne konto, a nie o wspólne hasło.
2. Pliki i materiały referencyjne: księga znaku, fonty, pliki CAD albo źródłowe, obrazy referencyjne, wcześniejsze prace, które im się podobały i które się nie podobały. Przy pracy 3D data zamrożenia CAD jest tak samo ważna jak same pliki.
3. Terminy i zależności: kiedy przyjdzie każdy materiał i kto za niego odpowiada. Zapisz to, bo od tego zależy twój harmonogram.

Etap 5: kick-off

1. Rozmowa albo e-mail na start. Potwierdź zakres, terminy, osobę zatwierdzającą, sposób przekazywania uwag (najlepiej działa jedna zbiorcza lista na rundę) i kanał do pytań. W szablonach maila na kick-off jest wersja do wysłania, jeśli rozmowa to za dużo jak na małe zlecenie.
2. Gdzie co jest. Powiedz klientowi, gdzie znajdzie pliki, wersje robocze i faktury, żeby w trzecim miesiącu nie przekopywał starych wątków mailowych.

Jak pytać, żeby nie wyglądało to jak formularz

Nikt nie lubi 30-punktowej ankiety onboardingowej od freelancera, którego właśnie zatrudnił. Rozłóż pytania w czasie i niech każde będzie krótkie:

Temat: Wizualizacje Northwind: dane do faktury

Cześć Sarah,

Zanim wyślę fakturę zaliczkową, potwierdzisz:

1. Nazwę firmy i adres do faktury
2. E-mail do faktur (księgowość czy ty?)
3. Czy potrzebny jest numer zamówienia
4. Wasz numer VAT

Dzięki. Jak tylko wpłynie zaliczka, siadam
do plików CAD.

Alex

Cztery pytania, jeden powód, jeden kolejny krok. Taka wiadomość dużo częściej dostaje odpowiedź tego samego dnia niż link do długiego formularza.

Kiedy klient nie podaje danych

Czasem odpowiedzi nie przychodzą. Kontakt jest zajęty, księgowość działa powoli, numer zamówienia jest "w trakcie". Nie zaczynaj pracy na obietnicę, że papiery dojdą później. Z mojego doświadczenia papiery spóźniają się za pracą mniej więcej tak samo, jak potem płatność.

Prosta zasada: bez danych do faktury i bez zaliczki nie ma daty startu. Powiedz to uprzejmie i wcześnie, w umowie i jeszcze raz w mailu: "Zarezerwuję termin startu, jak tylko będę mieć zaliczkę i dane do faktury." Większość klientów to szanuje, bo inni dostawcy proszą ich o to samo. Ci, którzy mocno się opierają przed zaliczką i podaniem adresu do faktury przed startem, mówią ci coś o tym, jak pójdzie ostatnia faktura.

Jeśli rejestracja dostawcy u dużego klienta naprawdę potrwa tygodnie, ustal na piśmie, że pierwszą fakturę możesz wystawić w uzgodnionym terminie i zostanie zapłacona w ich pierwszym cyklu płatności po zakończeniu rejestracji. Zaliczkę albo pierwszy etap ustaw na tyle niski, żeby stać cię było na czekanie.

Trzymaj to w jednym miejscu

Zapisz odpowiedzi tam, gdzie zajrzysz przy wystawianiu faktury: nazwa do faktury, numer zamówienia, numer VAT, e-mail do faktur i termin płatności należą do karty klienta, a nie do maila sprzed sześciu tygodni. Jeśli wystawiasz faktury ręcznie, generator faktur ma pola na adres klienta i numer VAT, a numer zamówienia możesz wpisać w uwagach. Przejdź checklistę jeszcze raz, gdy firma klienta zmienia właściciela, przechodzi na nowy system finansowy albo przydziela ci nowy kontakt: to właśnie wtedy faktury giną.

Formularze i progi podatkowe się zmieniają. Aktualne zasady sprawdź w IRS, HMRC albo w swoim urzędzie skarbowym, a gdy klient poprosi o formularz, którego wcześniej nie widziałeś, zapytaj księgowego. To informacja ogólna, nie porada podatkowa.

Pytania