Come scrivere un'email di avvio progetto (kickoff)

La risposta breve

Un'email di avvio progetto parte il giorno in cui il cliente accetta il preventivo e paga l'acconto. Conferma quello che era stato concordato, fissa la data di inizio e la prima milestone, elenca quello che ti serve dal cliente e entro quando, e propone una breve call di kickoff. Poi mandi un'agenda prima della call e un breve aggiornamento alla fine della prima settimana.

Quattro email. Nessuna più lunga di uno schermo.

Perché mandarle

Il preventivo diceva quello che avrai fatto. L'email di avvio progetto dice come andranno effettivamente le prossime settimane. La maggior parte dei problemi che ho avuto nei progetti dal 2014 è iniziata nella prima settimana: i file del brand arrivavano tre settimane dopo, la persona che doveva dare feedback era qualcuno con cui non avevo mai parlato, oppure il cliente pensava che "prime bozze" significasse qualcosa di finito.

Tutti e tre questi casi sono una frase in un'email di avvio progetto. Scriverli una volta, presto, costa meno che scoprirli nella quarta settimana.

Il kickoff viene dopo la documentazione, non al suo posto. L'accordo deve essere già firmato e la fattura dell'acconto pagata. Se sei ancora a quel punto, la checklist di onboarding del cliente copre quello che devi avere in ordine prima di iniziare, e la guida sulla fattura di acconto copre il primo pagamento.

Modello 1: l'email di avvio progetto

Mandala il giorno in cui il progetto è confermato. Copiala, poi togli quello che non ti serve.

Oggetto: [Nome progetto]: iniziamo il [data]

Ciao [nome],

Grazie per la conferma, e per l'acconto, che è arrivato oggi.
Ecco come andranno le prossime settimane.

Quello che abbiamo concordato
- Scope: [una riga, per esempio un logo, palette colori e una breve
  brand guide], come nel preventivo [numero preventivo] del [data].
- Revisioni: [due] round di modifiche sulla direzione scelta.
- Consegna: file finali entro il [data].

Timeline
- [data]: call di kickoff (vedi sotto)
- [data]: primi concept
- [data]: tuo feedback sui concept
- [data]: versione rivista
- [data]: file finali e handover

Quello che mi serve da te, entro il [data]
- [la lista dal modello 3, o un link a essa]

Chi decide
Ti manderò tutto. Se qualcun altro deve approvare il lavoro, puoi
dirmi chi, così il suo feedback arriva nello stesso round e non dopo?

Call di kickoff
Potremmo fare 30 minuti il [due o tre opzioni]? Manderò una breve
agenda il giorno prima.

Grazie,
[tuo nome]

Il paragrafo "Chi decide" è quello che non toglierei mai. Feedback da un manager che appare dopo il secondo round di revisioni è il motivo più comune per cui un progetto a prezzo fisso sfocia. Più dettagli in tracciare il budget del progetto rispetto alle ore.

Modello 2: l'agenda della call di kickoff

Mandala il giorno prima della call. Una call con un'agenda dura 30 minuti. Una call senza agenda dura un'ora e non decide niente.

Oggetto: Agenda per la call di domani, [nome progetto]

Ciao [nome],

Per domani alle [ora, con fuso orario]. Link: [link call].

1. L'obiettivo (5 min). Cosa deve raggiungere questo progetto, e
   come lo giudicherai tra sei mesi?
2. Il pubblico (5 min). Per chi è, e per chi non è?
3. Esempi (5 min). Due o tre cose che ti piacciono, e una che non
   ti piace, da qualsiasi campo.
4. Vincoli (5 min). Regole di brand esistenti, limiti tecnici,
   step legali o di approvazione, date fisse.
5. Feedback e approvazione (5 min). Chi dà feedback, in che forma,
   e quanti giorni di solito ci vogliono.
6. Prossimi step (5 min). Cosa succede prima dei primi concept.

Se c'è qualcosa che vuoi aggiungere, rispondi e lo metto dentro.

Grazie,
[tuo nome]

Prendi appunti durante la call, e mandali lo stesso giorno. Qualsiasi cosa detta in una call e non scritta non è successa, dal punto di vista di una controversia.

Modello 3: quello che mi serve da te

Questa può essere una sezione nell'email di avvio progetto o un messaggio a parte. La mando a parte quando la lista è lunga, perché un'email separata con un oggetto chiaro è più facile da inoltrare dal cliente a chi ha i file.

Oggetto: [Nome progetto]: quello che mi serve da te entro il [data]

Ciao [nome],

Per iniziare il [data], mi serve quanto segue. Una cartella
condivisa o una risposta con allegati vanno bene entrambi.

- [File di brand: logo in formato vettoriale (AI, EPS, SVG o PDF)]
- [Font, o i nomi dei font e le licenze]
- [Copy per le pagine / testo prodotto / script]
- [Accesso: login CMS, sito staging, drive condiviso]
- [Foto prodotto, file CAD o immagini di riferimento]
- [Nome e email di chiunque altro darà feedback]
- [Dettagli fatturazione: ragione sociale, indirizzo, partita IVA o
  numero fiscale, numero ordine d'acquisto se il tuo team di
  contabilità ne ha bisogno]

Se qualcosa non è pronto ancora, dimmi quando lo sarà, e pianificherò
intorno a questo. La timeline si sposta dello stesso numero di giorni
di qualsiasi cosa arrivi in ritardo.

L'ultima frase è il punto di tutta l'email. Dila con calma, una volta, all'inizio, e potrai farvi riferimento dopo senza che suoni come un reclamo. Chiedi i dettagli di fatturazione adesso, anche. Scoprire alla fine che il team di finanza del cliente ha bisogno di un numero di ordine d'acquisto su ogni fattura aggiunge settimane al tuo primo pagamento; la guida su cosa mettere su una fattura ha la lista completa dei dettagli di cui avrai bisogno.

Modello 4: l'aggiornamento della prima settimana

Mandalo alla fine della prima settimana, anche se non c'è molto da mostrare. I clienti non hanno problemi con settimane lente; hanno problemi a non sapere.

Oggetto: [Nome progetto]: aggiornamento settimana 1

Ciao [nome],

Dove siamo:
- Fatto: [ricerca, moodboard, primi sketch]
- Prossima settimana: [primi concept, in linea per il [data]]
- In attesa di: [le foto prodotto, previste per il [data]]

Ore o budget: in linea.
[oppure: Siamo circa [x] ore in più sulla ricerca per via di [motivo].
Me lo sto caricando, nessun cambio al prezzo.]
[oppure: L'extra [elemento] che hai chiesto il [data] è fuori dal
preventivo. Sono circa [x] ore, quindi [importo]. Lo aggiungo?]

Niente che ti serve questa settimana [oppure: una cosa: ...].

Grazie,
[tuo nome]

Scegli una delle tre righe di budget. La seconda è per una tua sottostima e la terza è per un cambio di scope; tienile separate, perché il cliente paga per una e non per l'altra.

Poche regole per tutte e quattro

• Un'email, uno scopo. Un'email di avvio progetto che chiede anche di una vecchia fattura viene letta a metà.
• Date vere, non "la prossima settimana". "Mercoledì 14 ottobre" non lascia spazio per disaccordi.
• Metti il nome del progetto all'inizio di ogni oggetto, così il thread è facile da trovare tra tre mesi.
• Rispondi nello stesso thread per tutto il progetto, a meno che il team del cliente usi uno strumento di progetto o una chat che preferisce.
• Mantienilo nella tua voce. Questi sono punti di partenza, non script. Se una frase suona come qualcosa che non diresti mai in una call, cambiala.

Se il progetto non è stato ancora confermato e sei ancora nella fase di preventivo, il generatore di preventivi fa il PDF con una data di validità, e la guida sulla descrizione delle attività copre quello che la sezione scope ha bisogno, così l'email di avvio progetto ha qualcosa di solido a cui fare riferimento.

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