Mail na start projektu: wzór wiadomości kick-off

W skrócie

Mail na start projektu wysyłasz w dniu, w którym klient zaakceptuje ofertę i wpłaci zaliczkę. Potwierdzasz w nim ustalenia, podajesz datę startu i pierwszy etap, wypisujesz, czego potrzebujesz od klienta i na kiedy, i proponujesz krótkie spotkanie startowe. Potem wysyłasz agendę przed spotkaniem i krótkie podsumowanie na koniec pierwszego tygodnia.

Cztery maile. Żaden dłuższy niż jeden ekran.

Po co mail na start projektu

Oferta opisała, co zrobisz. Mail startowy opisuje, jak będą wyglądać najbliższe tygodnie. Większość problemów, jakie miałem w projektach od 2014 roku, zaczęła się w pierwszym tygodniu: pliki z identyfikacją przyszły trzy tygodnie za późno, uwagi zgłaszała osoba, z którą nigdy nie rozmawiałem, albo klient myślał, że "pierwsze koncepcje" to gotowy projekt.

Każdemu z tych problemów zapobiega jedno zdanie w mailu startowym. Napisanie ich raz, na początku, kosztuje mniej niż odkrycie ich w czwartym tygodniu.

Start projektu przychodzi po formalnościach, a nie zamiast nich. Umowa powinna być już podpisana, a faktura zaliczkowa opłacona. Jeśli jesteś jeszcze na tym etapie, checklista onboardingu klienta opisuje, co przygotować przed startem, a poradnik o fakturze zaliczkowej dotyczy pierwszej płatności.

Wzór 1: mail na start projektu

Wyślij go w dniu, w którym projekt zostaje potwierdzony. Skopiuj i usuń wszystko, co cię nie dotyczy.

Temat: [Nazwa projektu]: start [data]

Cześć [imię],

dzięki za potwierdzenie i za zaliczkę, która dziś wpłynęła.
Tak będą wyglądać najbliższe tygodnie.

Co ustaliliśmy
- Zakres: [jedno zdanie, np. logo, paleta kolorów i krótka
  księga znaku], zgodnie z ofertą [numer oferty] z [data].
- Poprawki: [dwie] rundy zmian w wybranym kierunku.
- Oddanie: pliki finalne do [data].

Harmonogram
- [data]: spotkanie startowe (szczegóły niżej)
- [data]: pierwsze koncepcje
- [data]: twoje uwagi do koncepcji
- [data]: poprawiona wersja
- [data]: pliki finalne i przekazanie

Czego potrzebuję od ciebie do [data]
- [lista z wzoru 3 albo link do niej]

Kto decyduje
Wszystko będę wysyłać do ciebie. Jeśli pracę musi zaakceptować
ktoś jeszcze, napisz mi kto, żeby jego uwagi przyszły w tej samej
rundzie, a nie po niej.

Spotkanie startowe
Czy pasuje ci 30 minut w [dwie, trzy propozycje terminu]? Krótką
agendę wyślę dzień wcześniej.

Dzięki,
[twoje imię]

Akapitu "Kto decyduje" nigdy bym nie usunął. Uwagi szefa, które przychodzą po drugiej rundzie poprawek, to najczęstszy powód, dla którego projekt za stałą cenę przekracza budżet. Więcej o tym w poradniku jak kontrolować budżet projektu względem godzin.

Wzór 2: agenda spotkania startowego

Wyślij ją dzień przed spotkaniem. Spotkanie z agendą trwa 30 minut. Spotkanie bez agendy trwa godzinę i niczego nie rozstrzyga.

Temat: Agenda jutrzejszego spotkania startowego, [nazwa projektu]

Cześć [imię],

widzimy się jutro o [godzina, ze strefą czasową]. Link: [link].

1. Cel (5 min). Co ten projekt ma osiągnąć i po czym ocenisz go
   za pół roku?
2. Odbiorcy (5 min). Dla kogo to jest, a dla kogo nie?
3. Przykłady (5 min). Dwie, trzy rzeczy, które ci się podobają,
   i jedna, która ci się nie podoba, z dowolnej dziedziny.
4. Ograniczenia (5 min). Obowiązujące zasady marki, ograniczenia
   techniczne, akceptacje prawne, sztywne terminy.
5. Uwagi i akceptacja (5 min). Kto zgłasza uwagi, w jakiej formie
   i ile dni to zwykle trwa.
6. Kolejne kroki (5 min). Co dzieje się przed pierwszymi koncepcjami.

Jeśli chcesz coś dodać, odpisz, a dopiszę to do agendy.

Dzięki,
[twoje imię]

Rób notatki w trakcie spotkania i wyślij je tego samego dnia. To, co padło na spotkaniu, a nie zostało zapisane, w razie sporu się nie wydarzyło.

Wzór 3: czego potrzebuję od ciebie

Może to być część maila startowego albo osobna wiadomość. Wysyłam ją osobno, gdy lista jest długa, bo osobny mail z jasnym tematem klient łatwiej przekaże osobie, która ma pliki.

Temat: [Nazwa projektu]: czego potrzebuję od ciebie do [data]

Cześć [imię],

żeby zacząć [data], potrzebuję poniższych rzeczy. Może być
udostępniony folder albo odpowiedź z załącznikami.

- [Pliki z identyfikacją: logo w wersji wektorowej (AI, EPS, SVG
  lub PDF)]
- [Fonty albo ich nazwy i licencje]
- [Teksty na strony / opis produktu / scenariusz]
- [Dostępy: login do CMS, strona testowa, dysk współdzielony]
- [Zdjęcia produktów, pliki CAD albo obrazy referencyjne]
- [Imię i e-mail każdej osoby, która będzie zgłaszać uwagi]
- [Dane do faktury: nazwa firmy, adres, NIP lub numer VAT UE,
  numer zamówienia, jeśli wymaga go twoja księgowość]

Jeśli czegoś jeszcze nie ma, napisz, kiedy będzie, a ja zaplanuję
pracę pod to. Harmonogram przesuwa się o tyle dni, o ile spóźni się
którakolwiek z tych rzeczy.

Ostatnie zdanie to sedno całego maila. Powiedz to spokojnie, raz, na początku, a potem możesz się do tego odwoływać, nie brzmiąc jak ktoś, kto narzeka. Poproś też od razu o dane do faktury. Jeśli na końcu okaże się, że dział finansów klienta potrzebuje numeru zamówienia na każdej fakturze, pierwsza płatność przesunie się o tygodnie. Pełną listę danych, które ci się przydadzą, znajdziesz w poradniku co musi zawierać faktura.

Wzór 4: podsumowanie pierwszego tygodnia

Wyślij je na koniec pierwszego tygodnia, nawet jeśli nie ma wiele do pokazania. Klientom nie przeszkadzają spokojne tygodnie, przeszkadza im niewiedza.

Temat: [Nazwa projektu]: podsumowanie 1. tygodnia

Cześć [imię],

na czym stoimy:
- Gotowe: [research, moodboard, pierwsze szkice]
- W przyszłym tygodniu: [pierwsze koncepcje, zgodnie z planem na [data]]
- Czekam na: [zdjęcia produktów, do [data]]

Godziny i budżet: zgodnie z planem.
[albo: Research zajął mi około [x] godzin więcej z powodu [powód].
Biorę to na siebie, cena się nie zmienia.]
[albo: Dodatkowy [element], o który prosiłeś [data], wykracza poza
ofertę. To około [x] godzin, czyli [kwota]. Dopisać?]

W tym tygodniu niczego od ciebie nie potrzebuję [albo: jednej rzeczy: ...].

Dzięki,
[twoje imię]

Wybierz jedną z trzech linijek o budżecie. Druga dotyczy twojego błędu w szacunkach, trzecia zmiany zakresu. Trzymaj je osobno, bo za jedną klient płaci, a za drugą nie.

Kilka zasad dla wszystkich czterech

• Jeden mail, jeden cel. Mail startowy, który przy okazji pyta o starą fakturę, zostanie przeczytany do połowy.
• Konkretne daty zamiast "w przyszłym tygodniu". "Środa, 14 października" nie zostawia pola do nieporozumień.
• Zaczynaj każdy temat od nazwy projektu, żeby za trzy miesiące łatwo znaleźć wątek.
• Odpowiadaj w tym samym wątku przez cały projekt, chyba że zespół klienta woli pracować w narzędziu do projektów albo na czacie.
• Pisz własnym językiem. To punkty wyjścia, a nie scenariusze. Jeśli jakieś zdanie brzmi jak coś, czego nigdy byś nie powiedział na spotkaniu, zmień je.

Jeśli projekt nie jest jeszcze potwierdzony i jesteś na etapie oferty, generator ofert tworzy PDF z terminem ważności, a poradnik jak opisać zakres prac wyjaśnia, co musi zawierać część o zakresie, żeby mail startowy miał się do czego odwołać.

Pytania