Project kick-off e-mail: voorbeeld en tips

Het korte antwoord

Een kick-off e-mail voor een nieuw project verstuur je de dag dat de klant de offerte accepteert en de aanbetaling betaalt. Je bevestigt wat is afgesproken, noemt de startdatum en eerste mijlpaal, somt op wat je van de klant nodig hebt en wanneer, en stelt een kort kick-off gesprek voor. Daarna verstuur je een agenda vóór het gesprek en een korte statusupdate aan het eind van de eerste week.

Vier e-mails. Geen ervan langer dan een schermvol.

Waarom een kick-off e-mail sturen

De offerte zei wat je gaat doen. De kick-off e-mail zegt hoe de komende weken echt gaan verlopen. De meeste problemen die ik sinds 2014 op projecten heb gehad, begonnen in de eerste week: de huisstijlbestanden kwamen drie weken te laat, de persoon die feedback gaf bleek iemand met wie ik nooit had gesproken, of de klant dacht dat "eerste versies" iets afgewerkt betekende.

Al die drie dingen zijn één zin in een kick-off e-mail. Ze eenmaal opschrijven, vroeg in het proces, is goedkoper dan ze in week vier te ontdekken.

De kick-off komt na de papierwinkel, niet in plaats daarvan. De overeenkomst moet al ondertekend zijn en de aanbetaling betaald. Ben je nog in dat stadium, dan behandelt de checklist voor klantenbegeleiding wat je op orde moet hebben voordat je begint, en de gids over de aanbetaling behandelt de eerste betaling.

Sjabloon 1: de kick-off e-mail

Verstuur deze de dag dat het project is bevestigd. Kopieer het en verwijder wat niet van toepassing is.

Onderwerp: [Projectnaam]: we starten op [datum]

Hallo [naam],

Bedankt voor de bevestiging en de aanbetaling, die vandaag is
binnengekomen.
Hier is hoe de komende weken gaan verlopen.

Wat we hebben afgesproken
- Omvang: [één regel, bijvoorbeeld een logo, kleurenpalet en een
  korte huisstijlgids], zoals in offerte [offertenummer] van [datum].
- Wijzigingen: [twee] ronden aanpassingen op de gekozen richting.
- Oplevering: definitieve bestanden op [datum].

Tijdlijn
- [datum]: kick-off gesprek (zie hieronder)
- [datum]: eerste concepten
- [datum]: jouw feedback op de concepten
- [datum]: aangepaste versie
- [datum]: definitieve bestanden en overdracht

Wat ik van je nodig heb, op [datum]
- [de lijst uit sjabloon 3, of een link ernaar]

Wie beslist
Ik stuur alles naar jou. Als iemand anders het werk moet goedkeuren,
kun je me zeggen wie, zodat hun feedback in dezelfde ronde komt en
niet erna?

Kick-off gesprek
Kunnen we 30 minuten doen op [twee of drie opties]? Ik stuur de dag
voordien een korte agenda.

Bedankt,
[jouw naam]

De paragraaf "wie beslist" zou ik nooit weglaten. Feedback van een manager die na de tweede wijzigingsronde opduikt, is de meest voorkomende reden dat een project met vaste prijs uitloopt. Meer daarover in projectbudget tegen uren bijhouden.

Sjabloon 2: de agenda voor het kick-off gesprek

Verstuur deze de dag vóór het gesprek. Een gesprek met agenda duurt 30 minuten. Een gesprek zonder agenda duurt een uur en beslist niets.

Onderwerp: Agenda voor morgen's kick-off gesprek, [projectnaam]

Hallo [naam],

Morgen om [tijd, met tijdzone]. Link: [gesprekslink].

1. Het doel (5 min). Wat moet dit project bereiken, en hoe beoordeel
   je het over zes maanden?
2. Het publiek (5 min). Voor wie is het, en voor wie niet?
3. Voorbeelden (5 min). Twee of drie dingen die je mooi vindt, en één
   die je niet mooi vindt, uit welk veld dan ook.
4. Beperkingen (5 min). Bestaande huisstijlregels, technische
   limieten, juridische of goedkeuringsstappen, vaste data.
5. Feedback en goedkeuring (5 min). Wie geeft feedback, in welke vorm,
   en hoeveel dagen duurt het meestal.
6. Volgende stappen (5 min). Wat gebeurt er voordat de eerste
   concepten klaar zijn.

Als je iets wilt toevoegen, antwoord dan en ik zet het erin.

Bedankt,
[jouw naam]

Maak aantekeningen tijdens het gesprek en verstuur ze dezelfde dag. Alles wat in een gesprek wordt gezegd en niet wordt opgeschreven, is voor juridische doeleinden niet gebeurd.

Sjabloon 3: wat ik van je nodig heb

Dit kan een onderdeel van de kick-off e-mail zijn of een apart bericht. Ik verstuur het apart als de lijst lang is, omdat een aparte e-mail met een duidelijk onderwerp makkelijker voor de klant is om door te sturen naar wie de bestanden heeft.

Onderwerp: [Projectnaam]: wat ik van je nodig heb op [datum]

Hallo [naam],

Om op [datum] te starten, heb ik het volgende nodig. Een gedeelde
map of een antwoord met bijlagen werken allebei.

- [Huisstijlbestanden: logo in vectorformaat (AI, EPS, SVG of PDF)]
- [Lettertypen, of de namen en licenties van lettertypen]
- [Tekst voor de pagina's / producttekst / script]
- [Toegang: CMS-login, staging site, gedeelde schijf]
- [Productfoto's, CAD-bestanden of referentieafbeeldingen]
- [Naam en e-mailadres van iedereen die anders feedback geeft]
- [Factureringsgegevens: bedrijfsnaam, adres, btw-nummer of
  belastingnummer, inkoopordernummer als je accountingteam dat nodig
  heeft]

Als iets nog niet klaar is, zeg me wanneer het klaar is, en ik plan
eromheen. De tijdlijn schuift op met hetzelfde aantal dagen als alles
wat te laat aankomt.

De laatste zin is het hele punt van deze e-mail. Zeg het rustig, eenmaal, aan het begin, en je kunt er later naar verwijzen zonder dat het als een klacht klinkt. Vraag nu ook om factureringsgegevens. Ontdekken aan het eind dat het financiële team van de klant een inkoopordernummer op elke factuur nodig heeft, voegt weken toe aan je eerste betaling; de gids over wat op een factuur moet staan heeft de volledige lijst met gegevens die je nodig hebt.

Sjabloon 4: de statusupdate van week 1

Verstuur deze aan het eind van de eerste week, ook als er niet veel te laten is. Klanten hebben geen probleem met trage weken; ze hebben een probleem met niet weten wat er gebeurt.

Onderwerp: [Projectnaam]: statusupdate week 1

Hallo [naam],

Waar we staan:
- Klaar: [onderzoek, moodboard, eerste schetsen]
- Volgende week: [eerste concepten, op schema voor [datum]]
- Wachten op: [de productfoto's, verwacht [datum]]

Uren of budget: volgens plan.
[of: We zitten ongeveer [x] uren over op onderzoek vanwege [reden].
Ik neem dat voor mijn rekening, geen verandering in de prijs.]
[of: Het extra [item] dat je op [datum] hebt gevraagd, valt buiten de
offerte. Het gaat om ongeveer [x] uren, dus [bedrag]. Zal ik het
toevoegen?]

Deze week is niets van je nodig [of: één ding: ...].

Bedankt,
[jouw naam]

Kies één van de drie budgetregels. De tweede is voor je eigen onderschatting en de derde is voor een verandering in omvang; houd ze apart, want de klant betaalt voor de ene en niet voor de ander.

Een paar regels voor alle vier

• Één e-mail, één doel. Een kick-off e-mail die ook naar een oude factuur vraagt, wordt half gelezen.
• Echte data, niet "volgende week". "Woensdag 14 oktober" laat geen ruimte voor onenigheid.
• Zet de projectnaam aan het begin van elke onderwerpregel, zodat het gesprek over drie maanden makkelijk te vinden is.
• Antwoord op dezelfde thread voor het hele project, tenzij het team van de klant een projecttool of chat gebruikt waar ze liever in werken.
• Hou het in je eigen stem. Dit zijn uitgangspunten, geen scripts. Als een zin iets klinkt wat je nooit in een gesprek zou zeggen, verander het dan.

Als het project nog niet is bevestigd en je bent nog in de offertestadium, dan maakt de offertemaker de PDF met een geldigheiddatum, en de gids over de opdrachtomschrijving behandelt wat de omvangssectie nodig heeft, zodat de kick-off e-mail iets solids heeft om naar terug te wijzen.

Vragen