Email de kickoff de projeto: modelo para enviar ao cliente

A resposta curta

O email de kickoff de projeto sai no dia em que o cliente aceita o orçamento e paga o sinal. Ele confirma o que foi combinado, marca a data de início e o primeiro marco, lista o que você precisa do cliente e até quando, e propõe uma reunião curta de kickoff. Depois você envia uma agenda antes da reunião e uma atualização breve no final da primeira semana.

Quatro emails. Nenhum deles mais longo que uma tela.

Por que enviar um email de kickoff de projeto

O orçamento dizia o que você faria. O email de kickoff diz como as próximas semanas vão funcionar na prática. A maioria dos problemas que tive em projetos desde 2014 começou na primeira semana: os arquivos da marca chegaram três semanas atrasados, a pessoa que daria feedback era alguém com quem nunca tinha falado, ou o cliente achava que "primeiras versões" significava algo acabado.

Os três casos são uma frase em um email de kickoff. Escrever isso uma vez, no começo, é mais barato que descobrir na semana quatro.

O kickoff vem depois da documentação, não no lugar dela. O contrato já deve estar assinado e a fatura do sinal paga. Se você ainda está nessa etapa, o checklist de onboarding de cliente cobre o que ter em ordem antes de começar, e o guia sobre a fatura de sinal cobre o primeiro pagamento.

Modelo 1: o email de kickoff

Envie no dia em que o projeto é confirmado. Copie e depois remova o que não se aplica.

Assunto: [Nome do projeto]: começamos em [data]

Oi [nome],

Obrigado por confirmar e pelo sinal, que chegou hoje.
Aqui está como as próximas semanas vão correr.

O que foi combinado
- Escopo: [uma linha, por exemplo logo, paleta de cores e um
  guia de marca curto], conforme o orçamento [número] de [data].
- Revisões: [duas] rodadas de alterações na direção escolhida.
- Entrega: arquivos finais em [data].

Cronograma
- [data]: reunião de kickoff (veja abaixo)
- [data]: primeiros conceitos
- [data]: seu feedback nos conceitos
- [data]: versão revisada
- [data]: arquivos finais e entrega

O que preciso de você, até [data]
- [a lista do modelo 3, ou um link para ela]

Quem aprova
Vou enviar tudo para você. Se outra pessoa precisar aprovar o
trabalho, pode me dizer quem é, para o feedback dela vir na mesma
rodada e não depois?

Reunião de kickoff
Dá para fazer 30 minutos em [duas ou três opções]? Vou enviar uma
agenda curta no dia anterior.

Obrigado,
[seu nome]

O parágrafo "quem aprova" é o que eu nunca deixaria de fora. Feedback de um gerente que aparece depois da segunda rodada de revisão é a razão mais comum para um projeto de preço fixo estourar o prazo. Mais sobre isso em acompanhar o orçamento do projeto contra as horas.

Modelo 2: agenda da reunião de kickoff

Envie no dia anterior à reunião. Uma reunião com agenda leva 30 minutos. Uma sem agenda leva uma hora e não decide nada.

Assunto: Agenda da reunião de amanhã, [nome do projeto]

Oi [nome],

Para amanhã às [horário, com fuso horário]. Link: [link da reunião].

1. O objetivo (5 min). O que esse projeto precisa alcançar, e
   como você vai julgar em seis meses?
2. O público (5 min). Para quem é, e para quem não é?
3. Exemplos (5 min). Duas ou três coisas que você gosta, e uma
   que não gosta, de qualquer área.
4. Restrições (5 min). Regras de marca existentes, limites técnicos,
   passos legais ou de aprovação, datas fixas.
5. Feedback e aprovação (5 min). Quem dá feedback, em que forma,
   e quantos dias normalmente leva.
6. Próximos passos (5 min). O que acontece antes dos primeiros
   conceitos.

Se tiver algo a acrescentar, responda e eu coloco na agenda.

Obrigado,
[seu nome]

Tire notas durante a reunião e envie no mesmo dia. Qualquer coisa dita em uma reunião e não escrita não aconteceu, do ponto de vista de uma disputa.

Modelo 3: o que preciso de você

Esse pode ser uma seção no email de kickoff ou uma mensagem separada. Envio separado quando a lista é longa, porque um email à parte com um assunto claro é mais fácil para o cliente encaminhar para quem tem os arquivos.

Assunto: [Nome do projeto]: o que preciso de você até [data]

Oi [nome],

Para começar em [data], preciso do seguinte. Uma pasta compartilhada
ou uma resposta com anexos funcionam.

- [Arquivos de marca: logo em formato vetorial (AI, EPS, SVG ou PDF)]
- [Fontes, ou os nomes das fontes e licenças]
- [Texto das páginas / texto do produto / script]
- [Acesso: login do CMS, site de staging, pasta compartilhada]
- [Fotos do produto, arquivos CAD ou imagens de referência]
- [Nome e email de qualquer outra pessoa que vai dar feedback]
- [Detalhes de faturamento: nome da empresa, endereço, número de
  IVA ou de imposto, número de ordem de compra se seu time de
  contas precisar]

Se algo não está pronto ainda, me diga quando vai estar, e eu
planejamento em volta disso. O cronograma se move pelo mesmo número
de dias que qualquer coisa que chegar atrasada.

A última frase é o ponto de todo o email. Diga com calma, uma vez, no começo, e você pode se referir a ela depois sem parecer uma reclamação. Peça os detalhes de faturamento agora também. Descobrir no final que o time de finanças do cliente precisa de um número de ordem de compra em toda fatura adiciona semanas ao seu primeiro pagamento; o guia sobre o que colocar em uma fatura tem a lista completa de detalhes que você vai precisar.

Modelo 4: atualização da primeira semana

Envie no final da primeira semana, mesmo que não tenha muito a mostrar. Clientes não se importam com semanas lentas; se importam em não saber.

Assunto: [Nome do projeto]: atualização semana 1

Oi [nome],

Onde estamos:
- Pronto: [pesquisa, moodboard, primeiros esboços]
- Próxima semana: [primeiros conceitos, no prazo para [data]]
- Aguardando: [as fotos do produto, previstas para [data]]

Horas ou orçamento: no planejado.
[ou: Estamos cerca de [x] horas acima na pesquisa por causa de [razão].
Estou absorvendo, sem mudança no preço.]
[ou: O [item] extra que você pediu em [data] está fora do orçamento.
São cerca de [x] horas, então [valor]. Adiciono?]

Nada necessário de você essa semana [ou: uma coisa: ...].

Obrigado,
[seu nome]

Escolha uma das três linhas de orçamento. A segunda é para seu próprio erro de estimativa e a terceira é para uma mudança de escopo; mantenha-as separadas, porque o cliente paga por uma e não pela outra.

Algumas regras para os quatro

• Um email, um propósito. Um email de kickoff que também pergunta sobre uma fatura antiga fica pela metade lido.
• Datas reais, não "próxima semana". "Quarta 14 de outubro" não deixa espaço para discordar.
• Coloque o nome do projeto no começo de toda linha de assunto, para a conversa ser fácil de encontrar em três meses.
• Responda na mesma conversa para todo o projeto, a menos que o time do cliente use uma ferramenta de projeto ou chat que prefira.
• Mantenha sua própria voz. Esses são pontos de partida, não scripts. Se uma frase é algo que você nunca diria em uma reunião, mude.

Se o projeto ainda não foi confirmado e você ainda está na etapa de orçamento, o gerador de orçamento faz o PDF com uma data de validade, e o guia sobre escopo do trabalho cobre o que a seção de escopo precisa, para que o email de kickoff tenha algo sólido para apontar.

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