Cómo escribir un email de inicio de proyecto

La respuesta corta

Un email de inicio de proyecto se envía el día en que el cliente acepta el presupuesto y paga el anticipo. Confirma lo que se acordó, fija la fecha de inicio y el primer hito, lista lo que necesitas del cliente y para cuándo, y propone una breve llamada de kickoff. Luego envías una agenda antes de la llamada y una breve actualización al final de la primera semana.

Cuatro emails. Ninguno más largo que una pantalla.

Por qué molestarse con un email de inicio de proyecto

El presupuesto decía qué harías. El email de inicio de proyecto dice cómo funcionarán realmente las próximas semanas. La mayoría de los problemas que he tenido en proyectos desde 2014 empezaron en la primera semana: los archivos de marca llegaron tres semanas tarde, la persona que daba feedback resultó ser alguien con quien nunca había hablado, o el cliente pensaba que "primeros borradores" significaba algo terminado.

Los tres son una frase en un email de inicio de proyecto. Escribirlos una vez, al principio, es más barato que descubrirlos en la semana cuatro.

El kickoff viene después de la documentación, no en lugar de ella. El contrato ya debe estar firmado y la factura del anticipo pagada. Si aún estás en esa fase, la lista de verificación de incorporación de clientes cubre lo que debes tener en su lugar antes de empezar, y la guía sobre la factura de anticipo cubre el primer pago.

Plantilla 1: el email de inicio de proyecto

Envíalo el día en que se confirma el proyecto. Cópialo y luego elimina lo que no aplique.

Asunto: [Nombre del proyecto]: empezamos el [fecha]

Hola [nombre],

Gracias por confirmar y por el anticipo, que ha llegado hoy.
Aquí está cómo funcionarán las próximas semanas.

Lo que acordamos
- Alcance: [una línea, por ejemplo un logo, paleta de colores y una
  breve guía de marca], como en el presupuesto [número] del [fecha].
- Revisiones: [dos] rondas de cambios en la dirección elegida.
- Entrega: archivos finales el [fecha].

Cronograma
- [fecha]: llamada de kickoff (ver abajo)
- [fecha]: primeros conceptos
- [fecha]: tu feedback sobre los conceptos
- [fecha]: versión revisada
- [fecha]: archivos finales y entrega

Lo que necesito de ti, para el [fecha]
- [la lista de la plantilla 3, o un enlace a ella]

Quién decide
Te enviaré todo. Si hay otra persona que necesita aprobar el
trabajo, puedes decirme quién es, para que su feedback llegue en la
misma ronda y no después.

Llamada de kickoff
Podríamos hacer 30 minutos el [dos o tres opciones]. Enviaré una
breve agenda el día anterior.

Gracias,
[tu nombre]

El párrafo "quién decide" es el que nunca eliminaría. El feedback de un gerente que aparece después de la segunda ronda de revisiones es la razón más común por la que un proyecto de precio fijo se alarga. Más sobre esto en seguimiento del presupuesto del proyecto contra horas.

Plantilla 2: la agenda de la llamada de kickoff

Envíala el día anterior a la llamada. Una llamada con agenda toma 30 minutos. Una llamada sin agenda toma una hora y no decide nada.

Asunto: Agenda para la llamada de mañana, [nombre del proyecto]

Hola [nombre],

Para mañana a las [hora, con zona horaria]. Enlace: [enlace de llamada].

1. El objetivo (5 min). Qué necesita lograr este proyecto y cómo lo
   juzgarás en seis meses.
2. La audiencia (5 min). Para quién es y para quién no es.
3. Ejemplos (5 min). Dos o tres cosas que te gustan y una que no,
   de cualquier campo.
4. Restricciones (5 min). Reglas de marca existentes, límites
   técnicos, pasos legales o de aprobación, fechas fijas.
5. Feedback y aprobación (5 min). Quién da feedback, en qué forma y
   cuántos días suele tomar.
6. Próximos pasos (5 min). Qué sucede antes de los primeros
   conceptos.

Si hay algo que quieras añadir, responde y lo incluyo.

Gracias,
[tu nombre]

Toma notas durante la llamada y envíalas el mismo día. Cualquier cosa dicha en una llamada y no escrita no sucedió, en lo que respecta a una disputa.

Plantilla 3: lo que necesito de ti

Esta puede ser una sección en el email de inicio de proyecto o su propio mensaje. La envío por separado cuando la lista es larga, porque un email separado con un asunto claro es más fácil de reenviar por el cliente a quien tenga los archivos.

Asunto: [Nombre del proyecto]: lo que necesito de ti para el [fecha]

Hola [nombre],

Para empezar el [fecha], necesito lo siguiente. Una carpeta
compartida o una respuesta con archivos adjuntos funcionan ambos.

- [Archivos de marca: logo en formato vectorial (AI, EPS, SVG o
  PDF)]
- [Fuentes, o los nombres de las fuentes y licencias]
- [Texto para las páginas / texto del producto / guión]
- [Acceso: login del CMS, sitio de prueba, unidad compartida]
- [Fotos del producto, archivos CAD o imágenes de referencia]
- [Nombre y email de cualquier otra persona que dará feedback]
- [Detalles de facturación: nombre de la empresa, dirección, NIF-IVA
  o número de impuesto, número de orden de compra si tu equipo de
  cuentas necesita uno]

Si algo no está listo aún, dime cuándo lo estará y planificaré
alrededor de ello. El cronograma se mueve el mismo número de días
que cualquier cosa que llegue tarde.

La última frase es el punto de todo el email. Dila con calma, una vez, al principio, y puedes referirte a ella después sin que suene como una queja. Pide también los detalles de facturación ahora. Descubrir al final que el equipo de finanzas del cliente necesita un número de orden de compra en cada factura añade semanas a tu primer pago; la guía sobre qué poner en una factura tiene la lista completa de detalles que necesitarás.

Plantilla 4: la actualización de la primera semana

Envíala al final de la primera semana, aunque no haya mucho que mostrar. A los clientes no les importan las semanas lentas; les importa no saber.

Asunto: [Nombre del proyecto]: actualización semana 1

Hola [nombre],

Dónde estamos:
- Hecho: [investigación, moodboard, primeros esbozos]
- Próxima semana: [primeros conceptos, en camino para [fecha]]
- Esperando: [las fotos del producto, vencimiento [fecha]]

Horas o presupuesto: según lo planeado.
[o: Estamos aproximadamente [x] horas por encima en investigación
porque [razón]. Lo estoy absorbiendo, sin cambio en el precio.]
[o: El [elemento] extra que pediste el [fecha] está fuera del
presupuesto. Son aproximadamente [x] horas, así que [cantidad].
Lo añado.]

Nada necesario de ti esta semana [o: una cosa: ...].

Gracias,
[tu nombre]

Elige una de las tres líneas de presupuesto. La segunda es para tu propia subestimación y la tercera es para un cambio de alcance; mantenlas separadas, porque el cliente paga por una y no por la otra.

Algunas reglas para los cuatro

• Un email, un propósito. Un email de inicio de proyecto que también pregunta sobre una factura antigua se lee a medias.
• Fechas reales, no "la próxima semana". "Miércoles 14 de octubre" no deja lugar a desacuerdos.
• Pon el nombre del proyecto al principio de cada línea de asunto, para que el hilo sea fácil de encontrar en tres meses.
• Responde en el mismo hilo durante todo el proyecto, a menos que el equipo del cliente use una herramienta de proyecto o chat en la que prefieran trabajar.
• Mantenlo en tu propia voz. Estos son puntos de partida, no guiones. Si una frase suena como algo que nunca dirías en una llamada, cámbiala.

Si el proyecto aún no se ha confirmado y aún estás en la fase de presupuesto, el generador de presupuestos crea el PDF con una fecha de validez, y la guía sobre cómo escribir un documento de alcance cubre lo que necesita la sección de alcance, para que el email de inicio de proyecto tenga algo sólido a lo que referirse.

Preguntas