Como fazer um orçamento, com modelo grátis

A resposta curta

Um bom orçamento tem um número e uma data de validade, os dados do cliente, um escopo escrito de forma que um estranho pudesse verificá-lo, uma lista do que não está incluído, itens da fatura com preços, o imposto e o total, o cronograma, as condições de pagamento e o sinal, e uma forma clara de aceitar. Mantenha em uma ou duas páginas. O modelo de orçamento gratuito tem todos esses campos e gera o PDF no seu navegador.

Por que o orçamento importa mais que a fatura

Quando você envia uma fatura, o preço já está fechado. O orçamento é onde ele se fecha. Quase toda disputa de pagamento que vi voltava a um orçamento vago sobre o que estava incluído: o cliente achava que três rodadas de alterações faziam parte do preço, o freelancer achava que era uma. A fatura não conserta isso. O orçamento previne.

Então escreva o orçamento para o pior cenário: a pessoa que o lê em três meses não é quem o contratou, nunca viu o projeto, e está decidindo se sua fatura está correta.

As partes de um orçamento

Cabeçalho

• A palavra "Orçamento" (ou "Estimativa" se não for um preço fixo).
• Um número de orçamento, por exemplo O-2026-009. Você vai referenciá-lo na fatura.
• A data e uma data de validade. Quatorze a trinta dias é normal. Depois disso sua disponibilidade e custos podem ter mudado.
• Seu nome ou empresa, endereço, email e número de IVA se tiver um.
• O nome legal do cliente, endereço e pessoa de contato.

Resumo

Uma ou duas frases que dizem o que é o projeto. "Visuais de produto para o lançamento de outono da chaleira Modelo 4: 11 imagens estáticas para web e impressão." O cliente deve conseguir encaminhar o orçamento para seu gerente sem explicação.

Escopo

O que você vai entregar, especificamente. Quantidades, formatos, tamanhos, número de rodadas de alterações, e o que o cliente fornece. Escreva entregas, não atividades: "11 imagens, PNG 4K e TIFF pronto para impressão" em vez de "trabalho de renderização".

Exclusões

O que não está incluído. Esta é a linha que freelancers pulam e depois gostariam de ter escrito. Exclusões típicas:

• Rodadas extras de alterações além do número indicado.
• Trabalho causado por mudanças no briefing após aceitação.
• Imagens de banco de dados, fontes, licenças, viagem ou custos de terceiros, a menos que listados.
• Arquivos de origem, se você não os incluir por padrão.
• Uso além do que a seção de uso diz.

Exclusões não são uma ameaça. São a tabela de preços para tudo que pode surgir, acordado antes de alguém ficar irritado.

Itens da fatura e preços

Cada linha tem uma descrição, uma quantidade, uma unidade e um preço. Agrupe-os para que o cliente veja para onde o dinheiro vai sem ver suas contas por hora. Adicione itens opcionais em linhas separadas, marcados como opcionais, para que o cliente possa adicioná-los sem outra rodada de emails.

Imposto e total

Mostre o subtotal, o imposto com sua alíquota (ou uma nota de que nenhum é cobrado e por quê), e o total, com o código da moeda. Se não tiver certeza sobre qual imposto se aplica, veja o que colocar em uma fatura; as mesmas regras decidem o que vai no orçamento.

Cronograma

A data de início, os marcos principais e a data de entrega, e do que cada um depende do lado do cliente. "Entrega 10 dias úteis após recebermos os arquivos CAD finais" o protege quando os arquivos chegam uma semana atrasados.

Condições de pagamento

O sinal, quando o resto é faturado, e o prazo de pagamento. "40% de sinal na aceitação, 60% na entrega, faturas vencidas em 14 dias." Meu guia sobre condições de pagamento cobre as opções.

Uso

Para trabalho criativo, diga como o cliente pode usar o que você entrega: onde, por quanto tempo, e se é exclusivo. Muitas disputas não são sobre preço mas sobre um cliente usando o trabalho em algum lugar que você não esperava. Um contrato cobre isso em mais detalhe; o orçamento deve pelo menos mencionar.

Aceitação

Como o cliente aceita: assinando o orçamento, respondendo "aceito" por email, ou enviando uma ordem de compra. Diga que o trabalho começa assim que o orçamento é aceito e o sinal é recebido. Se você quer uma assinatura em vez de um email, obter uma proposta assinada online cobre como.

Um exemplo completo

Um orçamento fictício para um trabalho de visualização de produto 3D. Nomes e valores são inventados.

ORÇAMENTO O-2026-009

De:     Alex Marin Studio, Rua Exemplo 12, São Paulo SP 01310-100
        [email protected], CNPJ 00.000.000/0000-00
Para:   Kettleworks Brasil Ltda, Avenida Quay 4, São Paulo SP 01310-100
        Contato: Jordan Lee, Marketing

Data:          5 de outubro de 2026
Válido até:    4 de novembro de 2026

Resumo
Visuais de produto para o lançamento da chaleira Modelo 4: 11 imagens
estáticas para web e impressão.

Escopo
- 11 imagens: 6 fotos de estúdio em fundo branco, 5 cenas de uso
  do moodboard acordado.
- Entregues como PNG 4K e TIFF pronto para impressão (300 dpi, A3).
- 2 rodadas de alterações no conjunto completo.
- Construído a partir dos arquivos CAD e referências de cor do cliente.

Não incluído
- Rodadas adicionais de alterações (cobradas a R$ 2.400 por dia).
- Mudanças no design do produto após a primeira rodada.
- Animação, spins 360 ou arquivos AR.
- Arquivos de cena de origem.

Descrição                                   Qtd   Preço unit.    Total
Fotos de estúdio em fundo branco              6      280,00   1.680,00
Cenas de uso                                  5      560,00   2.800,00
Configuração de cena e materiais (fixo)       1      470,00     470,00
Opcional: spin 360, 36 frames                 1      900,00  (opcional)

                                     Subtotal              4.950,00
                                     ICMS 18%                891,00
                                     Total         R$     5.841,00

Cronograma
Rascunhos 7 dias úteis após receber os arquivos CAD finais.
Entrega final 5 dias úteis após a última rodada de alterações.

Pagamento
40% de sinal na aceitação, 60% na entrega final.
Faturas vencidas em 14 dias.

Uso
Web, redes sociais, impressão e loja física para o Modelo 4, em todo
o Brasil, sem limite de tempo. Não exclusivo ao cliente para as
configurações de cena.

Aceitação
Responda "aceito" a este email ou assine abaixo. O trabalho começa
quando o sinal é recebido.

Toda pergunta que um time de finanças possa fazer tem uma resposta no documento: o quê, quantos, quantas rodadas, o que custa extra, quando, como pagar, e o que podem fazer com isso.

Como enviar

Envie como PDF, anexado a um email curto. Coloque o total, a data de validade e a única decisão que você precisa no corpo do email:

Assunto: Orçamento O-2026-009, visuais da chaleira Modelo 4

Oi Jordan,

Em anexo está o orçamento para as 11 imagens da chaleira que
discutimos: R$ 4.950 mais ICMS, com duas rodadas de alterações.
Rascunhos saem 7 dias úteis após eu receber os arquivos CAD finais.

Se funciona para você, uma resposta dizendo "aceito" é o suficiente
e eu envio a fatura de sinal. O orçamento é válido até 4 de novembro.

Alex

Acompanhando um orçamento

Clientes esquecem orçamentos tão facilmente quanto faturas. Se você não ouve nada após três ou quatro dias úteis, envie uma mensagem curta perguntando se têm dúvidas ou se algo deve mudar. Se a data de validade está próxima, mencione. Um acompanhamento, depois outro perto da data de expiração, é o suficiente. Depois disso, deixe ir e siga em frente.

Quando um cliente diz que o preço é alto, não corte o preço pelo mesmo escopo. Pergunte qual parte importa mais, e ofereça um escopo menor: menos imagens, uma rodada de alterações, um formato mais simples. Isso mantém sua taxa intacta e dá a eles uma escolha real.

Do orçamento para a fatura

Uma vez que o orçamento é aceito, tudo nele se transfere. Suas faturas devem referenciar o número do orçamento, usar as mesmas descrições e preços de itens, e aplicar o cronograma de pagamento que você indicou. A fatura de sinal diz "40% de sinal, orçamento O-2026-009". A fatura final lista os itens, subtrai o sinal e mostra o saldo.

Para trabalhos maiores, coloque o escopo detalhado em um escopo do trabalho separado e refira-se a ele do orçamento. Se o cliente pedir mais durante o projeto, envie um orçamento curto de alteração para o trabalho extra, com seu próprio número, e aguarde a aceitação antes de fazer o trabalho. Depois coloque na fatura final como sua própria linha.

Modelos para sua profissão

Os modelos de orçamento por profissão iniciam o mesmo editor de orçamento com linhas de exemplo para 25 tipos de trabalho freelancer, de artistas 3D e fotógrafos a desenvolvedores e tradutores, junto com notas sobre o que pessoas em cada profissão tendem a deixar de fora. Se ainda não trabalhou sua taxa, faça isso primeiro com a calculadora de taxa diária, depois leia como precificar um projeto freelancer para transformar a taxa em um preço de projeto.

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