Condições de pagamento na fatura: como definir

A resposta curta

Condições de pagamento dizem quando a fatura deve ser paga e o que acontece se não for. Para a maioria dos trabalhos freelancer, 14 dias a partir da data da fatura é um padrão justo para clientes pequenos, 30 dias é normal para empresas maiores, e um sinal antes do trabalho começar é normal para qualquer projeto que dure mais de alguns dias. Coloque as condições no orçamento ou contrato primeiro, depois repita-as em cada fatura com uma data de vencimento real.

As condições comuns, explicadas

"Net" aqui significa apenas o valor total da fatura. O número conta dias corridos a partir da data da fatura, a menos que suas condições digam o contrário. Se você quer que a contagem comece a partir da entrega ou do cliente receber a fatura, escreva isso, porque as pessoas vão assumir a versão que as favorece.

Qual condição escolher

Mais curto nem sempre é melhor. Uma condição que o departamento de contas do cliente não consegue cumprir não o faz pagar mais rápido; faz você ficar com uma fatura vencida e uma conversa incômoda. Pergunte ao cliente como funcionam os ciclos de pagamento deles antes de concordar. Muitas empresas pagam fornecedores uma ou duas vezes por mês em dias fixos, e uma fatura que perde um ciclo espera pelo próximo.

O que eu usaria:

• Pessoas físicas e microempresas: 7 a 14 dias, ou pagamento na entrega para trabalhos pequenos.
• Pequenas e médias empresas: 14 a 30 dias.
• Grandes corporações: 30 dias se conseguir, e espere que os termos padrão delas sejam mais longos. Acorde a condição por escrito antes do projeto, porque o sistema de compras delas vai aplicar o padrão dela caso contrário.
• Clientes novos que você não conhece: um sinal, e prazos mais curtos para o restante.
• Retainers: fature no início de cada mês, com vencimento em 7 a 14 dias, pelo trabalho daquele mês.

Qualquer que seja sua escolha, escreva a data real na fatura: "Vence em 19 de outubro de 2026 (14 dias)". Uma data não deixa nada para interpretar.

Sinais, marcos e retainers

Para qualquer coisa mais longa que uma ou duas semanas, esperar até o final para faturar tudo coloca todo o risco em você. Três formas de compartilhá-lo:

Um sinal é pago antes do trabalho começar, comumente 25 a 50% do orçamento. Confirma que o cliente é sério, paga seu tempo se o projeto for cancelado cedo, e filtra clientes que nunca iam pagar. Diga no orçamento se é reembolsável. Fature o sinal como sua própria fatura com seu próprio número (veja o guia de fatura de sinal), e referencie-o na fatura final: "Total 4.950,00, menos sinal pago (fatura 2026-011) 1.485,00, saldo devido 3.465,00".

Faturamento por marcos divide o projeto em etapas, cada uma com um pagamento: por exemplo 30% para começar, 40% na aprovação do primeiro rascunho, 30% na entrega final. Prenda cada marco a algo que ambos os lados possam ver acontecer, como "aprovação dos rascunhos", não "na metade".

Um retainer é uma taxa mensal fixa por um tempo acordado ou um conjunto de tarefas fixas, pago adiantadamente. Funciona bem para trabalho contínuo. Diga por escrito o que acontece com horas não usadas (a maioria dos retainers não as transfere) e como horas extras são faturadas.

Descontos por pagamento antecipado

"2/10 Net 30" oferece um desconto por pagar rápido. Em teoria, acelera o pagamento. Na prática, clientes pequenos frequentemente ignoram e grandes às vezes pegam o desconto mesmo quando pagam atrasado, o que significa que você então persegue uma diferença de 2%. Se você quer tentar, certifique-se de que sua fatura mostra ambos os valores e ambas as datas, para não haver discussão sobre qual se aplica.

Para a maioria dos freelancers uma data de vencimento clara e um lembrete no tempo certo faz mais que um desconto.

Multas por atraso e juros

Você só pode cobrar uma multa por atraso ou juros se o cliente concordou, ou se a lei lhe dá o direito independentemente do que foi acordado. De qualquer forma, declare-o no orçamento, no contrato e na fatura. Uma taxa que aparece pela primeira vez em um lembrete é difícil de executar e prejudica o relacionamento.

O que a lei diz em alguns lugares:

• Reino Unido. Para dívidas entre empresas, a Lei de Atraso de Pagamento de Dívidas Comerciais (Juros) de 1998 permite que você reclame juros estatutários de 8% ao ano acima da taxa de base do Banco da Inglaterra, mais compensação fixa por fatura: £40 para dívidas abaixo de £1.000, £70 para £1.000 a £9.999,99, e £100 para £10.000 ou mais. Aplica-se a menos que seu contrato estabeleça seu próprio remédio substancial. Um Projeto de Lei de Pagamentos Comerciais, ainda em tramitação no Parlamento em outubro de 2026, limitaria os prazos de pagamento a 60 dias e tornaria esses juros obrigatórios; GOV.UK dirá quando entrar em vigor.
• União Europeia. A Diretiva de Atraso de Pagamento (2011/7/EU) dá às empresas o direito a juros de pelo menos 8 pontos percentuais acima da taxa de referência do Banco Central Europeu, mais pelo menos €40 em compensação por custos de recuperação. Quando nenhum período de pagamento foi acordado, os juros geralmente correm a partir de 30 dias após o cliente receber a fatura. Cada país escreve isso em sua própria lei; a Alemanha, por exemplo, define a taxa para dívidas comerciais em 9 pontos acima de sua taxa de base.
• Estados Unidos. Não há regra federal para multas por atraso entre empresas. É uma questão de contrato e lei estadual, e muitos estados limitam as taxas de juros. Alguns lugares têm leis de pagamento para freelancers: Nova York (cidade e estado), Illinois e Califórnia exigem um contrato escrito acima de um valor definido (de $250 na Califórnia a $800 em Nova York) e, quando nenhuma data de pagamento é acordada, pagamento dentro de 30 dias após o término do trabalho. Verifique as regras para seu estado e do cliente.
• Canadá e Austrália. Juros por atraso entre empresas dependem de seu contrato e da lei provincial ou estadual. Escreva a taxa em seus termos.

Mesmo onde você tem o direito, pense se deve usá-lo. Adicionar juros estatutários à primeira fatura atrasada de um cliente de longa data pode encerrar um bom relacionamento por uma pequena quantia. É uma ferramenta para clientes que estão repetidamente atrasados ou que pararam de responder. Muitos freelancers mencionam-no na fatura e só o reivindicam quando uma dívida passa de 30 dias. A calculadora de juros por atraso de pagamento calcula a quantia para o Reino Unido, a UE, Alemanha ou sua própria taxa de contrato.

Redação que você pode copiar

Curta, específica, e igual em todos os lugares que o cliente a vê:

Condições de pagamento: 14 dias a partir da data da fatura. Esta
fatura vence em 19 de outubro de 2026.

Favor pagar por transferência bancária usando o número da fatura
como referência. Todas as despesas bancárias são por conta de quem
envia.

Atraso de pagamento: faturas vencidas acumulam juros de [taxa] ao
mês [ou: juros estatutários conforme a Lei de Atraso de Pagamento
de Dívidas Comerciais (Juros) de 1998], a partir da data de
vencimento até o pagamento.

Para um projeto com sinal:

Cronograma de pagamento: 40% de sinal devido antes do trabalho
começar (faturado na aceitação deste orçamento), 60% de saldo
devido 14 dias após a entrega final. O trabalho começa assim que
o sinal é recebido.

Substituir as partes entre colchetes pelos seus próprios números. Se usar juros contratuais em vez de estatutários, mantenha a taxa razoável e verifique se está dentro de qualquer limite legal onde você ou o cliente estão.

Faça as condições pegarem

Condições só funcionam se forem acordadas antes do trabalho e aplicadas da mesma forma toda vez:

1. Coloque-as no orçamento e no contrato, e peça aceitação por escrito.
2. Repita-as em cada fatura, com uma data de vencimento real.
3. Envie a fatura no dia em que o trabalho ou marco é aceito.
4. Envie um lembrete amigável alguns dias antes da data de vencimento para quantias maiores, e um firme no dia após passar.
5. Pause o trabalho em projetos não pagos assim que uma fatura estiver bem vencida, e diga isso por escrito antes de fazer.

O gerador de email de lembrete de pagamento redige os lembretes para cada etapa. Meu guia sobre como acompanhar uma fatura não paga tem a sequência completa com modelos. Para redigir suas condições em um contrato, as listas de verificação de contrato listam a cláusula de pagamento ao lado das outras que um contrato freelancer precisa.

Dúvidas