Cómo hacer un presupuesto para un cliente, con plantilla

La respuesta corta

Un buen presupuesto tiene un número y una fecha de validez, los datos del cliente, un alcance redactado para que cualquiera pueda verificarlo, una lista de lo que no está incluido, conceptos con precios, el impuesto y el total, la cronología, las condiciones de pago y un anticipo, y una forma clara de aceptar. Mantén el documento en una o dos páginas. La plantilla gratuita de presupuesto tiene todos estos campos y genera el PDF en tu navegador.

Por qué el presupuesto importa más que la factura

Cuando envías una factura, el precio ya está cerrado. El presupuesto es donde se cierra. Casi todas las disputas de pago que he visto vienen de un presupuesto vago sobre qué estaba incluido: el cliente creía que tres rondas de cambios eran parte del precio, el freelance creía que una. La factura no puede arreglarlo. El presupuesto sí puede evitarlo.

Así que redacta el presupuesto para el peor caso: la persona que lo lee en tres meses no es quien te contrató, nunca ha visto el proyecto y está decidiendo si tu factura es correcta.

Las partes de un presupuesto

Encabezado

• La palabra "Presupuesto" (o "Estimación" si no es un precio fijo).
• Un número de presupuesto, por ejemplo P-2026-009. Lo referenciarás en la factura.
• La fecha y una fecha de validez. Entre catorce y treinta días es lo normal. Después tu disponibilidad y costes pueden haber cambiado.
• Tu nombre o negocio, dirección, correo electrónico y NIF-IVA si tienes uno.
• El nombre legal del cliente, dirección y persona de contacto.

Resumen

Una o dos frases que digan qué es el proyecto. "Imágenes de producto para el lanzamiento de otoño de la tetera Modelo 4: 11 imágenes fijas para web e impresión." El cliente debe poder reenviar el presupuesto a su jefe sin explicación.

Alcance

Qué entregarás, específicamente. Cantidades, formatos, tamaños, número de rondas de cambios y qué proporciona el cliente. Escribe entregas, no actividades: "11 imágenes, PNG 4K y TIFF listo para imprenta" en lugar de "trabajo de renderizado".

Exclusiones

Qué no está incluido. Esta es la línea que los freelances se saltan y después desearían haber escrito. Exclusiones típicas:

• Rondas adicionales de cambios más allá del número indicado.
• Trabajo causado por cambios en el encargo después de la aceptación.
• Imágenes de stock, fuentes, licencias, viajes o costes de terceros, a menos que estén listados.
• Archivos de origen, si no los incluyes por defecto.
• Uso más allá de lo que dice la sección de uso.

Las exclusiones no son una amenaza. Son la lista de precios para todo lo que podría surgir, acordado antes de que nadie esté molesto.

Conceptos y precios

Cada línea tiene una descripción, una cantidad, una unidad y un precio. Agrúpalos para que el cliente vea dónde va el dinero sin ver tus cálculos por hora. Añade elementos opcionales en líneas separadas, marcados como opcionales, para que el cliente pueda añadirlos sin otra ronda de correos.

Impuesto y total

Muestra el subtotal, el impuesto con su tipo (o una nota de que no se cobra y por qué), y el total, con el código de moneda. Si no estás seguro de qué impuesto aplica, consulta qué poner en una factura; las mismas reglas deciden qué va en el presupuesto.

Cronología

La fecha de inicio, los hitos principales y la fecha de entrega, y de qué depende cada uno por parte del cliente. "Entrega 10 días laborales después de recibir los archivos CAD finales" te protege cuando los archivos llegan una semana tarde.

Condiciones de pago

El anticipo, cuándo se factura el resto y el plazo de pago. "40% al aceptar, 60% a la entrega, facturas vencidas en 14 días." Mi guía sobre condiciones de pago cubre las opciones.

Uso

Para trabajo creativo, di cómo el cliente puede usar lo que entregas: dónde, durante cuánto tiempo y si es exclusivo. Muchas disputas no son sobre precio sino sobre un cliente usando trabajo en algún lugar que no esperabas. Un contrato cubre esto con más detalle; el presupuesto al menos debe mencionarlo.

Aceptación

Cómo acepta el cliente: firmando el presupuesto, respondiendo "aceptado" por correo, o enviando una orden de compra. Di que el trabajo comienza una vez que el presupuesto es aceptado y se recibe el anticipo. Si quieres una firma en lugar de un correo, obtener un presupuesto firmado en línea explica cómo.

Un ejemplo completo

Un presupuesto inventado para un trabajo de visualización de producto 3D. Los nombres y cifras son ficticios.

PRESUPUESTO P-2026-009

De:     Alex Marin Studio, 12 Example Street, Bristol BS1 0AA, UK
        [email protected], NIF-IVA GB 000 0000 00
Para:   Kettleworks Ltd, 4 Quay Road, Leeds LS1 0AA
        Contacto: Jordan Lee, Marketing

Fecha:         5 de octubre de 2026
Válido hasta:  4 de noviembre de 2026

Resumen
Imágenes de producto para el lanzamiento de la tetera Modelo 4: 11
imágenes fijas para web e impresión.

Alcance
- 11 imágenes: 6 tomas de estudio sobre fondo blanco, 5 escenas de
  estilo de vida del moodboard acordado.
- Entregadas como PNG 4K y TIFF listo para imprenta (300 ppp, A3).
- 2 rondas de cambios en el conjunto completo.
- Construidas a partir de los archivos CAD y referencias de color del
  cliente.

No incluido
- Rondas adicionales de cambios (facturadas a 480 GBP por día).
- Cambios en el diseño del producto después de la primera ronda.
- Animación, giros 360 o archivos AR.
- Archivos de escena de origen.

Descripción                                 Cant. Precio unit.  Importe
Tomas de estudio sobre fondo blanco           6      280,00   1.680,00
Escenas de estilo de vida                     5      560,00   2.800,00
Configuración de escena y materiales (fijo)   1      470,00     470,00
Opcional: giro 360, 36 fotogramas             1      900,00  (opcional)

                                     Subtotal              4.950,00
                                     IVA 20%                 990,00
                                     Total         GBP     5.940,00

Cronología
Borradores 7 días laborales después de recibir los archivos CAD finales.
Entrega final 5 días laborales después de la última ronda de cambios.

Pago
40% anticipo al aceptar, 60% a la entrega final.
Facturas vencidas en 14 días.

Uso
Web, redes sociales, impresión y en tienda para el Modelo 4, mundial,
sin límite de tiempo. No exclusivo para el cliente en las
configuraciónes de escena.

Aceptación
Responde "aceptado" a este correo o firma abajo. El trabajo comienza
cuando se recibe el anticipo.

Cada pregunta que un equipo de finanzas podría hacer tiene una respuesta en el documento: qué, cuántos, cuántas rondas, qué cuesta extra, cuándo, cómo pagar y qué pueden hacer con ello.

Cómo enviarlo

Envíalo como PDF, adjunto a un correo breve. Pon el total, la fecha de validez y la única decisión que necesitas en el cuerpo del correo:

Asunto: Presupuesto P-2026-009, imágenes de tetera Modelo 4

Hola Jordan,

Adjunto está el presupuesto para las 11 imágenes de tetera que
discutimos: 4.950 GBP más IVA, con dos rondas de cambios. Los
borradores están 7 días laborales después de que reciba los archivos
CAD finales.

Si te parece bien, una respuesta diciendo "aceptado" es suficiente y
enviaré la factura del anticipo. El presupuesto es válido hasta el 4
de noviembre.

Alex

Seguimiento de un presupuesto

Los clientes olvidan presupuestos tan fácilmente como facturas. Si no has oído nada después de tres o cuatro días laborales, envía un mensaje breve preguntando si tienen preguntas o si algo debe cambiar. Si la fecha de validez está cerca, dilo. Un seguimiento, luego otro cerca de la fecha de vencimiento, es suficiente. Después, déjalo ir y sigue adelante.

Cuando un cliente dice que el precio es demasiado alto, no bajes el precio por el mismo alcance. Pregunta qué parte le importa más y ofrece un alcance menor: menos imágenes, una ronda de cambios, un formato más simple. Eso mantiene tu tarifa intacta y les da una opción real.

Del presupuesto a la factura

Una vez que el presupuesto es aceptado, todo en él se traslada. Tus facturas deben referenciar el número de presupuesto, usar las mismas descripciones y precios de conceptos, y aplicar el calendario de pagos que indicaste. La factura del anticipo dice "40% anticipo, presupuesto P-2026-009". La factura final lista los conceptos, resta el anticipo y muestra el saldo.

Para trabajos más grandes, pon el alcance detallado en un documento de alcance separado y refierelo desde el presupuesto. Si el cliente pide más durante el proyecto, envía un presupuesto breve de cambios para el trabajo adicional, con su propio número, y espera a que sea aceptado antes de hacer el trabajo. Luego ponlo en la factura final como su propia línea.

Plantillas para tu oficio

Las plantillas de presupuesto por oficio inician el mismo editor de presupuestos con líneas de ejemplo para 25 tipos de trabajo freelance, desde artistas 3D y fotógrafos hasta desarrolladores y traductores, junto con notas sobre qué tienden a dejar fuera las personas en cada oficio. Si aún no has calculado tu tarifa, hazlo primero con la calculadora de tarifa diaria, luego lee cómo fijar el precio de un proyecto freelance para convertir la tarifa en un precio de proyecto.

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