Jak napisać ofertę z wyceną dla klienta

Krótka odpowiedź

Dobra oferta ma numer i termin ważności, dane klienta, zakres prac opisany tak, żeby obca osoba mogła go sprawdzić, listę tego, czego oferta nie obejmuje, pozycje z cenami, podatek i sumę, harmonogram, warunki płatności z zaliczką oraz jasny sposób akceptacji. Zmieść się na jednej lub dwóch stronach. Darmowy wzór oferty ma wszystkie te pola i tworzy PDF w przeglądarce.

Dlaczego oferta jest ważniejsza niż faktura

Kiedy wysyłasz fakturę, cena jest już ustalona. Ustala się ją właśnie w ofercie. Prawie każdy spór o płatność, jaki widziałem, zaczynał się od oferty, która nie była jasna co do zakresu: klient myślał, że w cenie są trzy rundy poprawek, freelancer, że jedna. Faktura tego nie naprawi. Oferta może temu zapobiec.

Pisz więc ofertę z myślą o najgorszym przypadku: czyta ją za trzy miesiące ktoś, kto cię nie zatrudniał, nigdy nie widział projektu i decyduje, czy twoja faktura jest w porządku.

Elementy oferty

Nagłówek

• Słowo "Oferta" (albo "Wycena szacunkowa", jeśli cena nie jest stała).
• Numer oferty, na przykład O-2026-009. Będziesz się na niego powoływać na fakturze.
• Data wystawienia i termin ważności. Zwykle 14-30 dni. Potem twoja dostępność i koszty mogą być inne.
• Twoje imię i nazwisko lub nazwa firmy, adres, e-mail i NIP, jeśli go masz.
• Pełna nazwa klienta, adres i osoba kontaktowa.

Podsumowanie

Jedno, dwa zdania o projekcie. "Wizualizacje produktu na jesienną premierę czajnika Model 4: 11 ujęć do internetu i druku." Klient powinien móc przesłać ofertę przełożonemu bez dodatkowych wyjaśnień.

Zakres prac

Co dokładnie dostarczysz. Liczby, formaty, rozmiary, liczba rund poprawek i to, co dostarcza klient. Pisz o rezultatach, a nie o czynnościach: "11 ujęć, PNG 4K i TIFF do druku" zamiast "prace renderingowe".

Czego oferta nie obejmuje

Ten fragment freelancerzy pomijają, a potem żałują, że go nie napisali. Typowe wyłączenia:

• Dodatkowe rundy poprawek ponad podaną liczbę.
• Prace wynikające ze zmian briefu po akceptacji.
• Zdjęcia ze stocków, fonty, licencje, podróże i inne koszty zewnętrzne, chyba że są wymienione.
• Pliki źródłowe, jeśli standardowo ich nie przekazujesz.
• Wykorzystanie wykraczające poza to, co opisuje część o licencji.

Wyłączenia to nie groźba. To cennik na wszystko, co może się pojawić, uzgodniony, zanim ktokolwiek się zdenerwuje.

Pozycje i ceny

Każda pozycja ma opis, ilość, jednostkę i cenę. Pogrupuj je tak, żeby klient widział, na co idą pieniądze, ale nie twoje wyliczenia godzinowe. Pozycje opcjonalne dodaj w osobnych wierszach z dopiskiem "opcjonalnie", żeby klient mógł je dobrać bez kolejnej wymiany maili.

Podatek i suma

Pokaż sumę netto, podatek ze stawką (albo adnotację, że go nie naliczasz i dlaczego) oraz sumę brutto z kodem waluty. Jeśli nie wiesz, jaki podatek się stosuje, zajrzyj do poradnika co musi zawierać faktura. Te same zasady decydują o tym, co trafia do oferty.

Harmonogram

Data rozpoczęcia, najważniejsze etapy i termin oddania, a przy każdym to, od czego zależy po stronie klienta. "Oddanie 10 dni roboczych od otrzymania ostatecznych plików CAD" chroni cię, gdy pliki przyjdą tydzień później.

Warunki płatności

Zaliczka, kiedy fakturujesz resztę i jaki jest termin płatności. "40% przy akceptacji, 60% przy oddaniu, faktury płatne w ciągu 14 dni." Możliwe warianty opisuję w poradniku o terminach płatności.

Licencja i wykorzystanie

Przy pracy twórczej napisz, jak klient może wykorzystać to, co dostanie: gdzie, jak długo i czy na wyłączność. Wiele sporów nie dotyczy ceny, tylko tego, że klient użył pracy tam, gdzie się tego nie spodziewałeś. Szczegóły należą do umowy, ale oferta powinna przynajmniej o tym wspominać.

Akceptacja

Jak klient akceptuje ofertę: podpisem, odpowiedzią mailową "akceptuję" albo przesłaniem zamówienia. Napisz, że prace zaczynają się po akceptacji oferty i wpłacie zaliczki. Jeśli wolisz podpis niż maila, zobacz, jak podpisać ofertę online.

Pełny przykład

Wymyślona oferta na wizualizacje 3D produktu. Nazwy i liczby są fikcyjne.

OFERTA O-2026-009

Od:     Alex Marin Studio, ul. Przykładowa 12, 00-001 Warszawa
        [email protected], NIP 123 456 78 90
Dla:    Kettleworks Sp. z o.o., ul. Nabrzeżna 4, 80-001 Gdańsk
        Osoba kontaktowa: Jordan Lee, marketing

Data:          5 października 2026
Ważna do:      4 listopada 2026

Podsumowanie
Wizualizacje produktu dla czajnika Model 4: 11 ujęć do internetu
i druku.

Zakres prac
- 11 ujęć: 6 packshotów na białym tle i 5 scen lifestyle'owych
  według uzgodnionego moodboardu.
- Pliki PNG 4K i TIFF do druku (300 dpi, A3).
- 2 rundy poprawek dla całego zestawu.
- Na podstawie plików CAD i wzorników kolorów od klienta.

Oferta nie obejmuje
- Dodatkowych rund poprawek (480 PLN za dzień).
- Zmian w konstrukcji produktu po pierwszej rundzie.
- Animacji, obrotów 360 stopni i plików AR.
- Plików źródłowych scen.

Opis                                    Ilość  Cena jedn.        Razem
Packshoty na białym tle                   6        280,00      1 680,00
Sceny lifestyle'owe                       5        560,00      2 800,00
Przygotowanie sceny i materiałów (stałe)  1        470,00        470,00
Opcjonalnie: obrót 360, 36 klatek         1        900,00   (opcjonalnie)

                                     Razem netto          4 950,00
                                     VAT 23%              1 138,50
                                     Razem brutto  PLN    6 088,50

Harmonogram
Wersje robocze 7 dni roboczych od otrzymania ostatecznych plików CAD.
Oddanie 5 dni roboczych po ostatniej rundzie poprawek.

Płatność
40% zaliczki przy akceptacji, 60% przy oddaniu.
Faktury płatne w ciągu 14 dni.

Licencja
Internet, media społecznościowe, druk i materiały POS dla modelu 4,
na całym świecie, bez ograniczeń czasowych. Bez wyłączności na
przygotowane sceny.

Akceptacja
Odpowiedz "akceptuję" na tego maila albo podpisz poniżej. Prace
zaczynają się po wpłacie zaliczki.

Na każde pytanie, które mógłby zadać dział finansów, jest tu odpowiedź: co, za ile, ile rund, co kosztuje dodatkowo, kiedy, jak zapłacić i co wolno z tym zrobić.

Jak ją wysłać

Wyślij PDF jako załącznik do krótkiego maila. W treści podaj sumę, termin ważności i jedną decyzję, której potrzebujesz:

Temat: Oferta O-2026-009, wizualizacje czajnika Model 4

Dzień dobry Jordan,

w załączniku oferta na 11 ujęć czajnika, o których rozmawialiśmy:
4950 PLN netto, z dwiema rundami poprawek. Wersje robocze 7 dni
roboczych od otrzymania ostatecznych plików CAD.

Jeśli wszystko się zgadza, wystarczy odpowiedź "akceptuję",
a wyślę fakturę zaliczkową. Oferta jest ważna do 4 listopada.

Alex

Przypomnienie o ofercie

Klienci zapominają o ofertach tak samo łatwo jak o fakturach. Jeśli przez trzy, cztery dni robocze nie ma odpowiedzi, wyślij jedną krótką wiadomość z pytaniem, czy mają pytania albo czy coś zmienić. Jeśli zbliża się termin ważności, wspomnij o tym. Jedno przypomnienie, potem jeszcze jedno tuż przed końcem ważności, wystarczy. Potem odpuść i zajmij się czymś innym.

Gdy klient mówi, że cena jest za wysoka, nie obniżaj jej za ten sam zakres. Zapytaj, która część jest najważniejsza, i zaproponuj mniejszy zakres: mniej ujęć, jedną rundę poprawek, prostszy format. Tak zachowujesz swoją stawkę, a klient dostaje realny wybór.

Od oferty do faktury

Po akceptacji wszystko z oferty przechodzi dalej. Faktury powinny powoływać się na numer oferty, używać tych samych opisów i cen pozycji i trzymać się podanego harmonogramu płatności. Faktura zaliczkowa mówi "40% zaliczki, oferta O-2026-009". Faktura końcowa wymienia pozycje, odejmuje zaliczkę i pokazuje kwotę do zapłaty.

Przy większych projektach przenieś szczegółowy zakres do osobnego opisu zakresu prac i powołaj się na niego w ofercie. Jeśli w trakcie projektu klient prosi o więcej, wyślij krótką ofertę na dodatkową pracę, z własnym numerem, i zaczekaj na akceptację, zanim zaczniesz. Potem dopisz ją do faktury końcowej jako osobną pozycję.

Wzory dla twojej branży

Wzory ofert dla branż otwierają ten sam edytor z przykładowymi pozycjami dla 25 rodzajów pracy freelancerskiej, od grafików 3D i fotografów po programistów i tłumaczy, z uwagami o tym, o czym w danej branży najczęściej się zapomina. Jeśli nie masz jeszcze ustalonej stawki, zacznij od kalkulatora stawki dziennej, a potem przeczytaj, jak wycenić projekt jako freelancer, żeby zamienić stawkę w cenę projektu.

Pytania