Come fare un preventivo, con modello pronto all'uso

La risposta breve

Un buon preventivo ha un numero e una data di scadenza, i dati del cliente, uno scope scritto in modo che uno sconosciuto potrebbe verificarlo, un elenco di cosa non è incluso, voci di fattura con prezzi, l'imposta e il totale, la timeline, i termini di pagamento e l'acconto, e un modo chiaro per accettare. Tienilo a una o due pagine. Il modello di preventivo gratuito ha tutti questi campi e genera il PDF nel browser.

Perché il preventivo conta più della fattura

Quando invii una fattura, il prezzo è già fissato. Il preventivo è dove si fissa. Quasi ogni controversia di pagamento che ho visto risale a un preventivo vago su cosa fosse incluso: il cliente pensava che tre round di modifiche facessero parte del prezzo, il freelance ne pensava uno. La fattura non può risolvere questo. Il preventivo può prevenirlo.

Quindi scrivi il preventivo per il caso peggiore: la persona che lo legge tra tre mesi non è quella che ti ha assunto, non ha mai visto il progetto, e sta decidendo se la tua fattura è corretta.

Le parti di un preventivo

Intestazione

• La parola "Preventivo" (o "Quotazione", o "Stima" se non è un prezzo fisso).
• Un numero di preventivo, ad esempio P-2026-009. Lo citerai nella fattura.
• La data e una data di scadenza. Da quattordici a trenta giorni è normale. Dopo la tua disponibilità e i costi potrebbero essere cambiati.
• Il tuo nome o ragione sociale, indirizzo, email e partita IVA se ne hai una.
• La ragione sociale del cliente, indirizzo e persona di contatto.

Riepilogo

Una o due frasi che dicono di cosa si tratta il progetto. "Immagini di prodotto per il lancio autunnale del bollitore Model 4: 11 immagini fisse per web e stampa." Il cliente dovrebbe poter inoltrare il preventivo al suo manager senza spiegazioni.

Scope

Cosa consegnerai, nello specifico. Quantità, formati, dimensioni, numero di round di modifiche, e cosa fornisce il cliente. Scrivi i deliverable, non le attività: "11 immagini, PNG 4K e TIFF pronto per la stampa" piuttosto che "lavoro di rendering".

Esclusioni

Cosa non è incluso. Questa è la riga che i freelance saltano e dopo desiderano di aver scritto. Esclusioni tipiche:

• Round aggiuntivi di modifiche oltre il numero indicato.
• Lavoro causato da cambiamenti al brief dopo l'accettazione.
• Immagini stock, font, licenze, viaggio o costi di terze parti, se non elencati.
• File sorgente, se non li includi per impostazione predefinita.
• Utilizzo oltre quello che la sezione di utilizzo dice.

Le esclusioni non sono una minaccia. Sono il listino prezzi per tutto quello che potrebbe accadere, concordato prima che qualcuno sia infastidito.

Voci di fattura e prezzi

Ogni riga ha una descrizione, una quantità, un'unità e un prezzo. Raggruppale in modo che il cliente veda dove vanno i soldi senza vedere la tua matematica oraria. Aggiungi articoli opzionali su righe separate, contrassegnati come opzionali, in modo che il cliente possa aggiungerli senza un nuovo giro di email.

Imposta e totale

Mostra il subtotale, l'imposta con il suo tasso (o una nota che nessuna è addebitata e perché), e il totale, con il codice della valuta. Se non sei sicuro di quale imposta si applica, vedi cosa mettere su una fattura; le stesse regole decidono cosa va sul preventivo.

Timeline

La data di inizio, le tappe principali e la data di consegna, e da cosa dipende ciascuna dal lato del cliente. "Consegna 10 giorni lavorativi dopo aver ricevuto i file CAD finali" ti protegge quando i file arrivano una settimana dopo.

Termini di pagamento

L'acconto, quando il resto viene fatturato, e il termine di pagamento. "40% all'accettazione, 60% alla consegna, fatture dovute entro 14 giorni." La mia guida su termini di pagamento copre le opzioni.

Utilizzo

Per il lavoro creativo, spiega come il cliente può usare quello che consegni: dove, per quanto tempo, e se è esclusivo. Molte controversie non riguardano il prezzo ma un cliente che usa il lavoro da qualche parte che non ti aspettavi. Un contratto copre questo in più dettaglio; il preventivo dovrebbe almeno nominarlo.

Accettazione

Come il cliente accetta: firmando il preventivo, rispondendo "accettato" per email, o inviando un ordine d'acquisto. Spiega che il lavoro inizia una volta che il preventivo è accettato e l'acconto è ricevuto. Se vuoi una firma piuttosto che un'email, ottenere una proposta firmata online spiega come.

Un esempio completo

Un preventivo inventato per un lavoro di visualizzazione di prodotto 3D. Nomi e cifre sono inventati.

PREVENTIVO P-2026-009

Da:     Alex Marin Studio, 12 Example Street, Bristol BS1 0AA, UK
        [email protected], Partita IVA GB 000 0000 00
A:      Kettleworks Ltd, 4 Quay Road, Leeds LS1 0AA
        Contatto: Jordan Lee, Marketing

Data:          5 ottobre 2026
Valido fino:   4 novembre 2026

Riepilogo
Immagini di prodotto per il lancio del bollitore Model 4: 11 immagini
fisse per web e stampa.

Scope
- 11 immagini: 6 scatti in studio su sfondo bianco, 5 scene lifestyle
  dalla moodboard concordata.
- Consegnate come PNG 4K e TIFF pronto per la stampa (300 dpi, A3).
- 2 round di modifiche sull'intero set.
- Costruite dai file CAD del cliente e dai riferimenti di colore.

Non incluso
- Ulteriori round di modifiche (fatturate a GBP 480 al giorno).
- Modifiche al design del prodotto dopo il primo round.
- Animazione, spin 360 o file AR.
- File di scena sorgente.

Descrizione                                 Qtà   Prezzo unitario  Importo
Scatti in studio su sfondo bianco             6        280,00    1.680,00
Scene lifestyle                               5        560,00    2.800,00
Setup scena e materiali (fisso)               1        470,00      470,00
Opzionale: spin 360, 36 frame                 1        900,00   (opzionale)

                                     Subtotale              4.950,00
                                     IVA 20%                  990,00
                                     Totale         GBP     5.940,00

Timeline
Bozze 7 giorni lavorativi dopo aver ricevuto i file CAD finali.
Consegna finale 5 giorni lavorativi dopo l'ultimo round di modifiche.

Pagamento
40% acconto all'accettazione, 60% alla consegna finale.
Fatture dovute entro 14 giorni.

Utilizzo
Web, social, stampa e in-store per il Model 4, mondiale, senza limite
di tempo. Non esclusivo per il cliente per i setup di scena.

Accettazione
Rispondi "accettato" a questa email o firma qui sotto. Il lavoro
inizia quando l'acconto è ricevuto.

Ogni domanda che un team finanziario potrebbe fare ha una risposta nel documento: cosa, quanti, quanti round, cosa costa extra, quando, come pagare, e cosa possono farne.

Come inviarlo

Invialo come PDF, allegato a una breve email. Metti il totale, la data di scadenza e l'unica decisione di cui hai bisogno nel corpo dell'email:

Oggetto: Preventivo P-2026-009, immagini bollitore Model 4

Ciao Jordan,

In allegato il preventivo per le 11 immagini del bollitore di cui
abbiano parlato: GBP 4.950 più IVA, con due round di modifiche.
Le bozze arrivano 7 giorni lavorativi dopo aver ricevuto i file CAD
finali.

Se va bene, una risposta "accettato" è sufficiente e invierò la
fattura dell'acconto. Il preventivo è valido fino al 4 novembre.

Alex

Seguire un preventivo

I clienti dimenticano i preventivi con la stessa facilità delle fatture. Se non hai notizie dopo tre o quattro giorni lavorativi, invia un breve messaggio chiedendo se hanno domande o se qualcosa dovrebbe cambiare. Se la data di scadenza è vicina, dillo. Un follow-up, poi uno più vicino alla data di scadenza, è sufficiente. Dopo, lascia perdere e vai avanti.

Quando un cliente dice che il prezzo è troppo alto, non tagliare il prezzo per lo stesso scope. Chiedi quale parte è più importante, e offri uno scope più piccolo: meno immagini, un round di modifiche, un formato più semplice. Questo mantiene intatta la tua tariffa e dà loro una scelta reale.

Dal preventivo alla fattura

Una volta che il preventivo è accettato, tutto quello che contiene si trasferisce. Le tue fatture dovrebbero fare riferimento al numero del preventivo, usare le stesse descrizioni e prezzi delle voci, e applicare il piano di pagamento che hai indicato. La fattura dell'acconto dice "40% acconto, preventivo P-2026-009". La fattura finale elenca le voci, sottrae l'acconto e mostra il saldo.

Per lavori più grandi, metti lo scope dettagliato in una descrizione delle attività separata e fai riferimento da essa dal preventivo. Se il cliente chiede di più durante il progetto, invia un breve preventivo di modifica per il lavoro extra, con il suo numero, e aspetta che sia accettato prima di fare il lavoro. Poi mettilo sulla fattura finale come sua propria riga.

Modelli per il tuo mestiere

I modelli di preventivo per mestiere avviano lo stesso editor di preventivo con righe di esempio per 25 tipi di lavoro freelance, da artisti 3D e fotografi a sviluppatori e traduttori, insieme a note su cosa le persone in ogni mestiere tendono a tralasciare. Se non hai ancora calcolato la tua tariffa, fallo prima con il calcolatore di tariffa giornaliera, poi leggi come prezzare un progetto freelance per trasformare la tariffa in un prezzo di progetto.

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