Offerte maken: stappenplan met sjabloon

Het korte antwoord

Een goede offerte heeft een nummer en een geldigheid tot datum, de gegevens van de klant, een scope die zo duidelijk is dat een vreemde kan controleren of het klopt, een lijst met wat niet inbegrepen is, factuurregel met prijzen, belasting en totaal, de planning, betalingstermijn en aanbetaling, en een duidelijke manier om in te stemmen. Houd het op een of twee pagina's. Het gratis offertesjabloon heeft al deze velden en maakt de PDF in je browser.

Waarom de offerte belangrijker is dan de factuur

Op het moment dat je een factuur stuurt, staat de prijs vast. De offerte is waar het vastgesteld wordt. Bijna elke betalingsgeschil die ik ben tegengekomen, komt terug op een offerte die vaag was over wat inbegrepen was: de klant dacht dat drie ronden wijzigingen in de prijs zaten, de zzp'er dacht één ronde. De factuur kan dat niet repareren. De offerte kan het voorkomen.

Schrijf de offerte dus voor het ergste geval: de persoon die het over drie maanden leest, is niet degene die je heeft ingehuurd, heeft het project nooit gezien, en bepaalt of je factuur klopt.

De onderdelen van een offerte

Kop

• Het woord "Offerte" (of "Quotatie", of "Schatting" als het geen vaste prijs is).
• Een offertenummer, bijvoorbeeld O-2026-009. Je verwijst ernaar in de factuur.
• De datum en een geldigheid tot datum. Veertien tot dertig dagen is normaal. Daarna kunnen je beschikbaarheid en kosten veranderd zijn.
• Je naam of bedrijfsnaam, adres, e-mailadres en btw-nummer als je die hebt.
• De juridische naam van de klant, adres en contactpersoon.

Samenvatting

Een of twee zinnen die zeggen wat het project is. "Productafbeeldingen voor de herfstlancering van de Model 4 waterkoker: 11 stilstaande afbeeldingen voor web en print." De klant moet de offerte naar hun manager kunnen doorsturen zonder uitleg.

Scope

Wat je gaat opleveren, specifiek. Hoeveelheden, formaten, afmetingen, aantal wijzigingsrondes, en wat de klant levert. Schrijf leverables op, niet activiteiten: "11 afbeeldingen, 4K PNG en printklare TIFF" in plaats van "renderwerk".

Uitsluitingen

Wat niet inbegrepen is. Dit is de regel die zzp'ers overslaan en later wensen dat ze hadden geschreven. Typische uitsluitingen:

• Extra wijzigingsrondes buiten het aantal dat staat vermeld.
• Werk veroorzaakt door wijzigingen in de opdracht na acceptatie.
• Stockafbeeldingen, lettertypen, licenties, reizen of kosten van derden, tenzij vermeld.
• Bronbestanden, als je die niet standaard meegeeft.
• Gebruik buiten wat de gebruikssectie zegt.

Uitsluitingen zijn geen bedreiging. Ze zijn de prijslijst voor alles wat kan gebeuren, afgesproken voordat iemand geïrriteerd is.

Factuurregel en prijzen

Elke regel heeft een beschrijving, een hoeveelheid, een eenheid en een prijs. Groepeer ze zodat de klant ziet waar het geld heen gaat zonder je urenberekening te zien. Voeg optionele items op aparte regels toe, gemarkeerd als optioneel, zodat de klant ze kan toevoegen zonder een nieuwe ronde e-mails.

Belasting en totaal

Toon het subtotaal, de belasting met het tarief (of een opmerking dat er geen wordt berekend en waarom), en het totaal, met de valutacode. Als je niet zeker weet welke belasting van toepassing is, zie wat op een factuur hoort; dezelfde regels bepalen wat op de offerte hoort.

Planning

De startdatum, de belangrijkste mijlpalen en de leveringsdatum, en waar elk van afhangt aan de kant van de klant. "Levering 10 werkdagen nadat we de definitieve CAD-bestanden ontvangen" beschermt je als de bestanden een week later arriveren.

Betalingstermijn

De aanbetaling, wanneer de rest wordt gefactureerd, en de betalingstermijn. "40% bij acceptatie, 60% bij levering, facturen betaalbaar binnen 14 dagen." Mijn gids over betalingstermijnen behandelt de opties.

Gebruik

Voor creatief werk, zeg hoe de klant wat je oplevert mag gebruiken: waar, hoe lang, en of het exclusief is. Veel geschillen gaan niet over prijs maar over een klant die werk ergens gebruikt waar je niet op rekende. Een contract behandelt dit in meer detail; de offerte moet het op zijn minst noemen.

Acceptatie

Hoe de klant accepteert: de offerte ondertekenen, "geaccepteerd" per e-mail antwoorden, of een inkoopordernummer sturen. Zeg dat het werk begint zodra de offerte is geaccepteerd en de aanbetaling is ontvangen. Als je liever een handtekening dan een e-mail wilt, een voorstel online laten ondertekenen behandelt hoe.

Een volledig voorbeeld

Een verzonnen offerte voor een 3D-productvisualisatieproject. Namen en cijfers zijn verzonnen.

OFFERTE O-2026-009

Van:    Alex Marin Studio, Voorbeeldstraat 12, 3000 Amsterdam
        [email protected], btw-id NL 000 0000 00 B01
Aan:    Waterkokerwerken BV, Kadeweg 4, 2500 Amsterdam
        Contact: Jordan Lee, Marketing

Datum:         5 oktober 2026
Geldig tot:    4 november 2026

Samenvatting
Productafbeeldingen voor de lancering van de Model 4 waterkoker: 11
stilstaande afbeeldingen voor web en print.

Scope
- 11 afbeeldingen: 6 studiofoto's op wit, 5 lifestyle-scènes van het
  afgesproken moodboard.
- Geleverd als 4K PNG en printklare TIFF (300 dpi, A3).
- 2 wijzigingsrondes op de volledige set.
- Gebouwd op basis van de CAD-bestanden en kleurverwijzingen van de klant.

Niet inbegrepen
- Verdere wijzigingsrondes (gefactureerd op basis van EUR 480 per dag).
- Wijzigingen in het productontwerp na de eerste ronde.
- Animatie, 360-graden rotaties of AR-bestanden.
- Bronscènebestanden.

Beschrijving                                 Hoeveelheid  Eenheidsprijs  Bedrag
Studiofoto's op wit                                  6        280,00    1.680,00
Lifestyle-scènes                                     5        560,00    2.800,00
Scènesetup en materialen (vast)                      1        470,00      470,00
Optioneel: 360-graden spin, 36 frames                1        900,00   (optioneel)

                                     Subtotaal              4.950,00
                                     Btw 21%              1.039,50
                                     Totaal         EUR    5.989,50

Planning
Concepten 7 werkdagen nadat we de definitieve CAD-bestanden ontvangen.
Definitieve levering 5 werkdagen na de laatste wijzigingsronde.

Betaling
40% aanbetaling bij acceptatie, 60% bij definitieve levering.
Facturen betaalbaar binnen 14 dagen.

Gebruik
Web, social media, print en in-store voor de Model 4, wereldwijd, geen
tijdslimiet. Niet exclusief voor de klant voor de scènesetups.

Acceptatie
Antwoord "geaccepteerd" op deze e-mail of onderteken hieronder. Het werk
beginnt wanneer de aanbetaling is ontvangen.

Elke vraag die een financieel team zou kunnen stellen, heeft een antwoord in het document: wat, hoeveel, hoeveel ronden, wat kost extra, wanneer, hoe betalen, en wat mogen ze ermee doen.

Hoe je het verzendt

Verstuur het als PDF, bijgevoegd bij een kort e-mailbericht. Zet het totaal, de geldigheid tot datum en de ene beslissing die je nodig hebt in de e-mailbody:

Onderwerp: Offerte O-2026-009, Model 4 waterkokerafbeeldingen

Hoi Jordan,

Hierbij de offerte voor de 11 waterkokerafbeeldingen die we hebben
besproken: EUR 4.950 plus btw, met twee wijzigingsrondes. Concepten
komen 7 werkdagen nadat ik de definitieve CAD-bestanden ontvang.

Als het voor je uitkomt, is een antwoord "geaccepteerd" genoeg en stuur
ik de aanbetaalfactuur. De offerte is geldig tot 4 november.

Alex

Vervolgstappen na een offerte

Klanten vergeten offertes net zo makkelijk als facturen. Als je na drie of vier werkdagen niets hebt gehoord, stuur één kort bericht waarin je vraagt of ze vragen hebben of iets moet veranderen. Als de geldigheid tot datum dichtbij is, zeg dat. Eén vervolgbericht, dan nog één vlak voor de vervaldatum, is genoeg. Daarna laat je het los en gaat verder.

Wanneer een klant zegt dat de prijs te hoog is, verlaag je de prijs niet voor dezelfde scope. Vraag welk onderdeel het meest uitmaakt, en bied een kleinere scope aan: minder afbeeldingen, één wijzigingsronde, een eenvoudiger formaat. Dat houdt je tarief intact en geeft hen een echte keuze.

Van offerte naar factuur

Zodra de offerte is geaccepteerd, draagt alles erop over. Je facturen moeten verwijzen naar het offertenummer, dezelfde regelomschrijvingen en prijzen gebruiken, en het betalingsschema toepassen dat je hebt vermeld. De aanbetaalfactuur zegt "40% aanbetaling, offerte O-2026-009". De definitieve factuur vermeldt de regels, trekt de aanbetaling af en toont het saldo.

Voor grotere projecten, zet de gedetailleerde scope in een aparte opdrachtomschrijving en verwijs ernaar vanuit de offerte. Als de klant tijdens het project meer vraagt, stuur een kort wijzigingsofferte voor het extra werk, met een eigen nummer, en wacht tot het is geaccepteerd voordat je het werk doet. Zet het dan op de definitieve factuur als een eigen regel.

Sjablonen voor je vakgebied

De offertesjablonen per vakgebied starten dezelfde offertebewerker met voorbeeldregels voor 25 soorten freelancework, van 3D-kunstenaars en fotografen tot ontwikkelaars en vertalers, samen met opmerkingen over wat mensen in elk vakgebied meestal vergeten. Als je je tarief nog niet hebt bepaald, doe dat eerst met de dagtariefcalculator, lees dan hoe je een freelanceproject prijst voor het omzetten van het tarief in een projectprijs.

Vragen