O que colocar em uma fatura, item por item

O que colocar em uma fatura que funciona quase em todo lugar

Se sua fatura tem os itens abaixo, será aceita pela maioria dos clientes empresariais na maioria dos países. As seções por país depois desta adicionam o que as regras fiscais locais pedem além disso.

• A palavra "Fatura", e em alguns países "Fatura fiscal" (veja Austrália).
• Um número de fatura único de uma sequência ininterrupta.
• A data de emissão e a data de vencimento ou condições de pagamento.
• Seu nome ou nome da empresa, endereço e email de contato.
• Seu número de registro fiscal, se tiver um (IVA, GST, imposto sobre vendas, ABN).
• O nome legal do cliente e endereço.
• Uma descrição de cada item de trabalho, com quantidade, preço unitário e total do item.
• O subtotal, qualquer imposto mostrado separadamente com sua alíquota, e o total devido.
• A moeda.
• Como pagar: dados bancários ou um link de pagamento, e a referência a usar.

Este guia é informação geral baseada no que as autoridades fiscais em cada país publicam. As regras mudam, os limites se movem e sua situação pode ter exceções. Para qualquer coisa que determine quanto imposto você cobra, consulte seu órgão fiscal ou um contador.

Estados Unidos

Não há lei federal que liste o que uma fatura entre empresas deve conter. Na prática, os clientes esperam os itens acima, e os requisitos reais vêm das regras de imposto sobre vendas estaduais e da documentação que seu cliente precisa.

O imposto sobre vendas é definido por cada estado, e em muitos lugares também por cidades e condados. Muitos estados não cobram a maioria dos serviços profissionais, mas alguns cobram uma ampla gama deles, e produtos digitais são tratados de forma diferente de estado para estado. Se você cobrar imposto sobre vendas, mostre-o como uma linha separada com a alíquota.

A documentação que fica em torno da fatura importa mais do que o layout da fatura:

• Clientes dos EUA geralmente pedem um Formulário W-9 a um freelancer dos EUA antes do primeiro pagamento, para que possam relatar o que pagaram a você ao IRS em um Formulário 1099.
• Se você está fora dos EUA e fatura uma empresa dos EUA, eles frequentemente pedirão um Formulário W-8BEN em vez disso.
• Alguns clientes o configuram em um portal de fornecedor e só aceitam faturas enviadas lá. Pergunte antes da primeira fatura.

Taxas de atraso nos EUA dependem da lei estadual e do que você acordou por escrito. Coloque a taxa ou taxa de juros em seu contrato e na fatura, não apenas em um lembrete.

Reino Unido

Se você não está registrado para IVA, uma fatura normal com os itens da primeira lista é adequada. Não mostre uma linha de IVA e não invente um número de IVA. Você tem que se registrar quando seu faturamento tributável de IVA ultrapassa o limite, que é £90.000 desde abril de 2024. A página de registro de IVA do GOV.UK tem o valor atual.

Se você trabalha como profissional autônomo sob um nome comercial, as regras de nomes comerciais pedem que você mostre seu próprio nome e um endereço nas faturas também. Uma empresa limitada deve mostrar seu nome registrado, e as regras de divulgação da Companies House também cobrem o número da empresa e o escritório registrado em documentos comerciais.

Uma vez que você está registrado para IVA, uma fatura de IVA completa precisa:

• Um número de fatura único e sequencial.
• A data da fatura e o momento do fornecimento (ponto fiscal) se for diferente.
• Seu nome, endereço e número de registro de IVA.
• O nome e endereço do cliente.
• Uma descrição dos bens ou serviços.
• Para cada tipo de item: a quantidade, o preço excluindo IVA e a alíquota de IVA.
• O total excluindo IVA, o IVA total cobrado e qualquer desconto.

A HMRC permite uma fatura de IVA simplificada para vendas no varejo de £250 ou menos, incluindo IVA, mas a maioria do trabalho freelancer vai para empresas e usa a versão completa. Você normalmente tem 30 dias a partir do momento do fornecimento para emitir uma fatura de IVA.

Para pagamento atrasado entre empresas, a Lei de Juros sobre Dívidas Comerciais Não Pagas (Interest) de 1998 permite que você reclame juros estatutários e uma quantia fixa. Meu guia de condições de pagamento cobre os números.

União Europeia

O conteúdo da fatura de IVA em toda a UE vem do Artigo 226 da Diretiva de IVA (2006/112/EC). Cada país o escreve em sua própria lei e pode adicionar detalhes, mas o núcleo compartilhado é:

• A data de emissão e um número sequencial que identifica a fatura de forma única.
• Seu número de identificação de IVA.
• O número de IVA do cliente onde ele é responsável pelo imposto, o que cobre vendas com autoliquidação para empresas em outros países da UE.
• Nomes completos e endereços de ambas as partes.
• A quantidade e natureza dos bens ou a extensão e natureza dos serviços.
• A data do fornecimento, se diferir da data da fatura.
• O valor tributável por alíquota ou isenção, o preço unitário excluindo IVA e qualquer desconto.
• A alíquota de IVA e o valor de IVA a pagar.
• Quando você não cobra IVA, o motivo, por exemplo uma isenção ou "Autoliquidação".

A autoliquidação é a que os freelancers encontram mais. Se você está registrado para IVA em um país da UE e fatura uma empresa registrada para IVA em outro, para a maioria dos serviços você não cobra seu IVA local. O cliente contabiliza o IVA em seu país em vez disso. Sua fatura mostra um valor de IVA de zero, ambos os números de IVA e as palavras "Autoliquidação". Verifique o número de IVA do cliente no serviço VIES da Comissão Europeia antes de confiar nele.

Esquemas para pequenas empresas existem na maioria dos países da UE. Se você usar um, geralmente não cobra IVA e adiciona uma nota que cita a isenção. A redação é definida nacionalmente.

Alemanha

As regras de fatura alemãs estão na seção 14 da Lei de IVA (UStG). Além da lista da UE, os pontos que pegam as pessoas são:

• Seu número fiscal (Steuernummer) ou seu ID de IVA (USt-IdNr.). Um deles deve estar na fatura.
• A data do fornecimento ou serviço (Leistungsdatum ou Leistungszeitraum), mesmo que seja no mesmo mês da fatura. Muitas faturas afirmam "Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum" quando coincidem.
• O valor líquido dividido por alíquota fiscal, a alíquota fiscal e o valor fiscal.

Se você é proprietário de uma pequena empresa sob a seção 19 UStG (Kleinunternehmer), você não cobra IVA e diz isso na fatura, comumente com uma linha como "Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet." Desde 2025, o esquema se aplica se seu faturamento foi no máximo €25.000 no ano anterior e permanece abaixo de €100.000 no ano atual.

Faturas até €250 brutos podem ser emitidas como uma fatura de pequeno valor (Kleinbetragsrechnung) com menos detalhes: seu nome e endereço, a data, a descrição, o valor bruto e a alíquota fiscal.

Duas coisas que são frequentemente confundidas:

• DIN 5008 é um padrão de layout para cartas comerciais: margens, o campo de endereço para envelopes com janela, a posição da data e linhas de referência. Não é um requisito legal para uma fatura, mas clientes alemães estão acostumados com isso, e uma fatura com esse layout se encaixa em seus envelopes e arquivos.
• Faturamento eletrônico. Desde 1º de janeiro de 2025, empresas na Alemanha devem ser capazes de receber faturas eletrônicas estruturadas (XRechnung ou ZUGFeRD) para vendas B2B domésticas. O dever de emiti-las vem em etapas: a partir de 2027 para empresas com mais de €800.000 de faturamento no ano anterior, e a partir de 2028 para todos os outros. Faturas do esquema de pequena empresa e faturas até €250 estão isentas. Até seu prazo, um PDF ainda é aceito quando o cliente concorda.

Mantenha faturas por oito anos. O período foi reduzido de dez anos em 2025, para cada fatura cujo período anterior de dez anos não havia expirado até então. Livros de contas e demonstrações financeiras anuais ainda precisam de dez.

Canadá

Se sua receita tributável ultrapassa $30.000 em um único trimestre do calendário ou nos últimos quatro trimestres consecutivos do calendário, você tem que se registrar para GST/HST. Abaixo disso você é um pequeno fornecedor e o registro é opcional. No Quebec, o QST é separado e tem seu próprio número de registro.

A Agência de Receita do Canadá define o que uma fatura deve mostrar para o cliente reivindicar créditos de imposto de entrada, e depende do valor:

Esses limites se aplicam desde abril de 2021. A maioria das faturas de freelancer é acima de $500, então use a lista completa. Mostre GST ou HST em sua própria linha com a alíquota, e adicione a linha e número QST para clientes do Quebec se você estiver registrado lá.

Austrália

Você deve se registrar para GST uma vez que seu faturamento de GST atinge $75.000 por ano. O registro precisa de um ABN.

Se você está registrado, vendas de mais de $82,50 incluindo GST precisam de uma fatura fiscal quando o cliente pedir uma, e você tem que fornecê-la dentro de 28 dias do pedido. Na prática, envie uma fatura fiscal toda vez. Uma fatura fiscal deve mostrar:

• Que se destina a ser uma fatura fiscal, geralmente com "Fatura fiscal" como o título.
• Sua identidade e seu ABN.
• A data de emissão.
• Uma breve descrição do que você vendeu, com quantidade e preço.
• O valor de GST, se houver, ou uma declaração de que o total inclui GST.
• A extensão em que cada venda é tributável.
• Para vendas de $1.000 ou mais, a identidade do comprador ou ABN também.

Se você não está registrado para GST, não o chame de fatura fiscal e não adicione GST. Coloque seu ABN nela. Se uma empresa o paga sem um ABN citado, pode ter que reter imposto de seu pagamento à alíquota máxima e enviá-lo para a ATO.

Faturando um cliente em outro país

Faturas transfronteiriças são onde a maioria dos erros acontece. Alguns hábitos ajudam:

• Fature na moeda que você acordou e use o código de três letras (EUR, USD, GBP). Diga quem paga as taxas bancárias. Mais em faturando clientes internacionais.
• Use inglês, ou seu idioma mais inglês. Se seu órgão fiscal exigir seu próprio idioma, coloque ambos na fatura.
• Adicione o número de imposto ou IVA do cliente quando houver um, e a nota de autoliquidação onde se aplica.
• Para transferências internacionais, forneça seu IBAN e BIC/SWIFT, e certifique-se de que o nome da conta corresponde ao nome na fatura.

Se um cliente quer pagar em criptomoeda, as mesmas regras de fatura se aplicam. O valor ainda precisa de um valor em sua moeda de relatório para seus registros. O gerador de fatura de criptomoeda coloca o endereço da carteira, a rede e uma taxa datada no PDF.

Quanto tempo manter faturas

Cada país espera que você mantenha cópias. Os períodos diferem: seis anos para registros de IVA no Reino Unido, seis anos no Canadá, cinco anos na Austrália, oito anos para faturas na Alemanha, e pelo menos três anos para a maioria dos registros nos EUA, mais em alguns casos. Mantenha o PDF que você enviou, não uma versão que você regenerou depois, porque a cópia que você mantém deve corresponder à que o cliente recebeu.

O gerador de fatura gratuito tem campos para tudo acima: seu número fiscal, o número de IVA do cliente, uma linha fiscal com sua própria alíquota e uma nota de texto livre para redação de autoliquidação ou isenção. Escolha seu ramo nos modelos de fatura se quiser linhas de exemplo para começar.

Faturas em Portugal e no Brasil

Em Portugal, as faturas para efeitos fiscais têm de ser emitidas num programa de faturação certificado ou no Portal das Finanças. No Brasil, o documento fiscal de um serviço é a nota fiscal de serviço (NFS-e), emitida no sistema da prefeitura ou no emissor nacional.

Uma fatura em PDF não substitui nenhum dos dois. Serve como fatura pró-forma, orçamento ou modelo, ou como cobrança enviada junto com o documento fiscal.

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