O que é uma fatura pró-forma e quando usar
O departamento de compras do cliente pede uma fatura pró-forma antes de liberar um adiantamento, e de repente você precisa de um documento que nunca fez. Aqui está o que é e como fazer uma que não cause problemas depois. Informações gerais, não orientação fiscal.
Por OIO · Atualizado · 5 min de leitura
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A resposta curta
Uma fatura pró-forma é um documento preliminar. Parece uma fatura e mostra o que o cliente será cobrado, mas não é uma solicitação de pagamento no sentido contábil e não é uma fatura fiscal. Você a envia antes do trabalho ou da venda, geralmente para o cliente aprovar o gasto, pagar adiantado ou organizar a documentação. Depois que o trabalho é feito ou o pagamento chega, você emite uma fatura real com um número de fatura real.
O que "pró-forma" significa aqui
O latim significa "por uma questão de forma". Na prática é um documento que diz: assim será a fatura. Os valores, o imposto e os dados de pagamento estão todos lá. O que falta é o status legal.
O manual interno da Receita Federal sobre registros fiscais deixa claro: uma pró-forma normalmente não é um documento contábil e não tem lugar nos livros da empresa que a emite ou a recebe. Deve ser claramente descrita como pró-forma e de preferência marcada "Esta não é uma fatura fiscal". Não cria um ponto fiscal, então o cliente não pode recuperar imposto sobre ela, e você não deve imposto sobre ela. Fora do Brasil, verifique como sua própria autoridade fiscal a trata antes de confiar nisso.
Pró-forma, orçamento ou fatura
As pessoas confundem esses documentos, e um cliente às vezes pede uma pró-forma quando quer dizer um orçamento.
| Documento | O que diz | Vinculante? | Registrado em suas contas? |
|---|---|---|---|
| Orçamento ou estimativa | Isto é o que propomos cobrar | Um orçamento aceito é um acordo sobre preço | Não |
| Fatura pró-forma | Isto é o que a fatura será | É uma declaração de um preço já acordado | Não |
| Fatura | Pague este valor até esta data | Sim, registra uma dívida | Sim |
A diferença entre um orçamento e uma pró-forma é principalmente de timing. Um orçamento vem antes do cliente dizer sim. Uma pró-forma vem depois, quando o preço está definido e alguém precisa de um documento que pareça uma fatura antes que uma fatura real possa existir. Meu guia sobre fatura vs orçamento vs proposta cobre os outros dois em mais detalhes.
Quando profissionais autônomos realmente precisam de uma
A maioria dos profissionais autônomos raramente precisa de uma. Quando um cliente pede, o motivo geralmente é um destes:
- O sistema de compras do cliente precisa de um documento que pareça uma fatura antes de gerar uma ordem de compra ou aprovar um pagamento.
- O cliente paga adiantado, e o departamento financeiro dele só pagará contra algo chamado de fatura. Uma pró-forma oferece isso sem você emitir uma fatura fiscal para trabalho ainda não realizado.
- Uma bolsa, um órgão de financiamento ou um parceiro quer ver os custos em forma de fatura antes de liberar o dinheiro.
- O cliente está no exterior e precisa do documento para aprovação interna ou arranjos de câmbio.
Para um adiantamento há uma escolha real a fazer. Você pode enviar uma pró-forma para o adiantamento e emitir a fatura real depois que for pago. Ou pode enviar uma fatura de adiantamento apropriada imediatamente. Ambas são comuns. O guia de fatura de adiantamento explica como a segunda rota funciona, incluindo como mostrar o adiantamento na fatura final.
Como fazer uma
Uma pró-forma tem os mesmos campos da fatura que ela antecipa, com três mudanças:
- O título diz "Fatura pró-forma", no mesmo lugar e tamanho onde "Fatura" estaria.
- Ela traz uma referência que não é da sua série de faturas: PF-2026-004, não 2026-004. Usar um número de fatura para uma pró-forma deixa uma lacuna ou uma duplicata na sua sequência depois.
- Diz o que não é. Uma linha como "Esta não é uma fatura fiscal. Uma fatura fiscal será emitida no recebimento do pagamento." corresponde ao que as autoridades sugerem e remove qualquer dúvida para o departamento de contas do cliente.
Tudo o mais permanece: seus dados, os dados do cliente, a descrição do trabalho, quantidades e taxas, imposto conforme será cobrado, o total, a moeda, a data de pagamento esperada e seus dados bancários.
Um exemplo breve:
FATURA PRÓ-FORMA Ref: PF-2026-004 Data: 5 de outubro de 2026 Válida até: 4 de novembro de 2026 Para: Northwind Studio Ltd, 12 Example Street, London Visualização de produto, 6 renderizações (conforme orçamento Q-2026-018) Adiantamento de 50% 1.800,00 Imposto 20% 360,00 Total GBP 2.160,00 Esta não é uma fatura fiscal. Uma fatura fiscal será emitida no recebimento do pagamento. Por favor, cite PF-2026-004 como referência.
Quando o pagamento chegar, emita a fatura real com o próximo número da sua série, datada no dia do pagamento ou depois, e referencie a pró-forma nela: "Adiantamento recebido contra pró-forma PF-2026-004". Onde o imposto se aplica, o pagamento recebido geralmente é o que define o ponto fiscal para esse valor, então verifique as regras do seu país sobre pagamentos adiantados ou pergunte ao seu contador. Mantenha sua numeração de faturas limpa nunca dando a uma pró-forma um número da série de faturas.
Faturas pró-forma para envio de mercadorias
Fora dos serviços de freelancer, o termo também aparece em envios. Quando mercadorias cruzam uma fronteira sem uma venda, por exemplo amostras, um protótipo, um modelo impresso enviado para uma feira comercial ou mercadorias enviadas para reparo, a alfândega ainda precisa de um valor. Uma fatura pró-forma, às vezes chamada de fatura comercial pró-forma, fornece a descrição, quantidade, valor e origem. Se você enviar um modelo físico ou uma peça impressa para um cliente no exterior, pergunte ao seu transportador qual documento eles precisam; muitos têm seu próprio formulário.
Erros a evitar
- Usar uma pró-forma como a fatura real. Se o cliente pagar e você nunca emitir a fatura, seus registros estão faltando renda e o cliente está faltando um documento válido para sua declaração de imposto.
- Pegar o próximo número de fatura para ela. A pró-forma recebe sua própria série de referência.
- Cobrar imposto na pró-forma e depois novamente na fatura. A pró-forma antecipa o imposto; apenas a fatura o cobra.
- Enviar uma quando o cliente realmente queria um orçamento. Se o preço ainda não foi acordado, envie um orçamento. O modelo de orçamento tem uma data de validade exatamente para isso.
- Deixar de fora a data de validade. Preços e taxas de câmbio se movem. Uma data "válida até" o protege se o cliente deixar parado por três meses.
Fazendo uma rapidamente
Não há software especial necessário. Se sua ferramenta de fatura permite que você mude o título do documento, use-a com a referência PF e a linha não-é-fatura-fiscal. Se não permitir, um processador de texto é bom para algo tão breve. Para as linhas e totais, o gerador de fatura gratuito faz a aritmética e aceita qualquer moeda e taxa de imposto, e tem um campo de notas para a linha não-é-fatura-fiscal. Mantenha a referência PF fora da sua sequência de faturas de qualquer forma.
Dúvidas
Uma fatura pró-forma é legalmente vinculante?
Não como uma fatura. Ela não registra nenhuma dívida e não é uma fatura fiscal. O preço nela geralmente é vinculante porque repete um orçamento ou contrato que o cliente já aceitou.
Uma fatura pró-forma precisa de um número de fatura?
Ela precisa de uma referência, mas não de uma da sua série de faturas. Use um prefixo separado como PF-2026-001 para que seus números de fatura permaneçam sequenciais.
Um cliente pode recuperar imposto em uma fatura pró-forma?
Não. As autoridades fiscais dizem que uma pró-forma não cria um ponto fiscal e deve ser marcada como não sendo uma fatura fiscal. O cliente recupera o imposto na fatura real que você emite depois.
Qual é a diferença entre uma pró-forma e um orçamento?
Um orçamento propõe um preço antes do cliente concordar. Uma pró-forma antecipa a fatura depois que o preço é acordado, geralmente para o cliente aprovar ou pagar adiantado.