Orçamento vs horas trabalhadas: como acompanhar

A resposta curta

Transforme o preço do projeto em horas dividindo-o pela sua tarifa horária. Registre as horas que você gasta, todos os dias em que trabalha no projeto. Uma vez por semana, compare dois números: o percentual de horas que você usou e o percentual do trabalho que está realmente pronto. Se o primeiro número estiver cerca de dez pontos à frente do segundo, você está a caminho de estourar o orçamento, e o momento de avisar o cliente é agora, não no final.

Este é o método completo. O resto deste guia é como fazer cada etapa sem que vire um segundo trabalho.

Etapa 1: transforme o orçamento em horas

Clientes pensam em dinheiro. Você fica sem tempo. Então converta o preço na unidade que você realmente gasta.

Orçamento em horas = preço do projeto (excluindo impostos e custos que você repassa) dividido pela sua tarifa horária.

Um projeto de 4.800,00 a 80,00 por hora é um orçamento de 60 horas. Se você precificou o trabalho como uma taxa fixa sem um valor horário por trás, use a tarifa que você gostaria de ganhar; a calculadora de diária calcula essa tarifa a partir da renda que você almeja, e a calculadora de tarifa horária faz isso a partir de um salário que você quer igualar.

Reserve uma margem. Eu guardo 10 a 15% das horas fora do plano para as coisas que sempre acontecem: uma ligação extra, um arquivo em formato errado, uma rodada de feedback que chega em três emails. Em um orçamento de 60 horas isso são cerca de 8 horas, deixando 52 para planejar o trabalho.

Etapa 2: distribua as horas entre as etapas

Dividir o projeto nas etapas que você orçou e dar a cada uma sua parte das horas. Para um pequeno projeto de identidade visual:

Esta é a mesma divisão que você deveria ter usado para precificar o trabalho. Se não fez, o guia sobre como precificar um projeto freelancer mostra como construir isso, e o guia de modelo de orçamento mostra como apresentar as etapas ao cliente.

Etapa 3: registre as horas, aproximadamente mas todos os dias

Você não precisa de um cronômetro rodando o dia todo. Você precisa de um número por dia que seja honesto até meia hora. Uma anotação no final do dia funciona: data, projeto, etapa, horas. Uma planilha funciona. O que não funciona é reconstruir uma semana de horas na sexta-feira de memória, porque as horas que você esquece são as pequenas, e as pequenas são o vazamento.

Registre também o tempo sem glamour: ligações, emails, exportar arquivos, reler o briefing. Nos meus próprios projetos de 3D a diferença entre as horas que achei que passei e as horas que registrei era sempre nessa categoria.

Etapa 4: compare gasto contra concluído, uma vez por semana

Esta é a parte que as pessoas pulam. Horas gastas por si só não dizem nada. 30 horas usadas de 60 é bom se metade do trabalho está pronto e é um problema se um terço está.

Cada semana, anote:

• Percentual gasto: horas usadas divididas pelo orçamento em horas.
• Percentual concluído: sua estimativa honesta de quanto do trabalho está terminado. Use as etapas: se os conceitos foram aprovados e as revisões estão na metade, você pode contar a partir das horas das etapas.
• Taxa de consumo: horas usadas por semana.
• Total projetado: horas usadas divididas pelo percentual concluído. Se você usou 44 horas e 60% do trabalho está pronto, o projeto está a caminho de levar cerca de 73 horas.

Um exemplo prático para o projeto de 60 horas acima:

Na semana 1 a diferença é de três pontos e ninguém deve se preocupar. Na semana 2 a diferença é de dez pontos e a projeção diz 75 horas contra um orçamento de 60. Essa é a semana para investigar por quê. Neste exemplo foi a etapa de conceitos: o cliente pediu uma quarta direção que nunca esteve no orçamento, e eu disse sim em uma ligação sem registrar.

A projeção é grosseira. Ela assume que o resto do trabalho segue no mesmo ritmo que a primeira parte, o que raramente acontece. Ainda assim é muito melhor do que descobrir no final.

Quando avisar o cliente

Avise o cliente assim que você souber duas coisas: o orçamento será excedido e por quê. Não quando você atingir 100%.

Há apenas duas causas honestas, e elas levam a conversas diferentes:

1. O escopo cresceu. Conceitos extras, um formato extra, uma terceira rodada de revisão. Isso é uma solicitação de mudança, e o cliente paga por isso. Levante isso no momento em que for solicitado, idealmente antes de fazer o trabalho.
2. Você subestimou. O trabalho no orçamento está levando mais tempo do que você planejou. Esse é seu custo, pelo menos em um trabalho com preço fixo. Absorva, termine o trabalho e corrija sua estimativa para a próxima vez.

Misturar os dois é como freelancers perdem clientes. Não envie uma fatura pela sua própria subestimação disfarçada de expansão de escopo.

Um email de aviso curto para o primeiro caso:

Assunto: Verificação de orçamento no projeto de identidade visual

Oi Anna,

Uma atualização rápida antes de prosseguirmos. O orçamento cobria três
direções de conceitos e duas rodadas de revisão. Agora estamos em uma
quarta direção, que está fora disso.

A quarta direção são cerca de 8 horas de trabalho, então 640,00 na
tarifa do projeto. Posso adicioná-la como uma mudança no orçamento,
ou podemos descartá-la e escolher entre as três que temos. Ambas as
opções funcionam para mim.

Pode me avisar qual você prefere antes de eu continuar com isso?

Obrigado,
Alex

Solicitações de mudança

Toda mudança no escopo deve terminar por escrito com um preço e impacto de tempo, mesmo uma pequena. Não precisa de um novo contrato; uma resposta de email curta em que o cliente concorda é suficiente para a maioria dos trabalhos. Mantenha uma lista no projeto de cada mudança, suas horas e se foi aprovada. No final você adiciona as mudanças aprovadas à fatura final como suas próprias linhas, e ninguém fica surpreso.

Se você se vê escrevendo as mesmas solicitações de mudança em cada projeto, o escopo nos seus orçamentos é muito vago. Um escopo do trabalho com entregas, rodadas de revisão e exclusões bem definidas evita a maioria delas antes de começarem.

Depois do projeto

Compare as horas finais com o plano, etapa por etapa, e anote onde estava a diferença. Depois de cinco ou seis projetos você verá um padrão: para mim era sempre revisões e entrega, nunca o trabalho criativo. Coloque isso no seu próximo orçamento, e o acompanhamento de orçamento fica mais tranquilo a cada vez.

Dúvidas