Fatura de adiantamento: como emitir um sinal

A resposta curta

Uma fatura de adiantamento é uma fatura normal por parte do preço do projeto, enviada antes do trabalho começar. Tem seu próprio número de fatura, deixa claro que é um sinal contra um orçamento ou projeto nomeado, e vence antes de você começar. Quando o projeto termina, a fatura final mostra o preço completo, subtrai o adiantamento com referência à fatura de adiantamento, e pede o saldo.

Para a maioria dos projetos freelance eu peço 30 a 50% adiantado. Em trabalhos pequenos de clientes novos às vezes peço tudo.

Por que pedir um adiantamento

Nos meus primeiros anos como freelancer eu começava trabalho com um aperto de mão e um email. A maioria dos clientes pagava. Os que não pagavam geralmente desapareciam depois da primeira rodada de rascunhos, e eu tinha uma semana de trabalho e nada para emitir uma fatura além de uma thread de email educada.

Um adiantamento muda três coisas:

• O cliente se compromete. Alguém que pagou 40% não desaparece silenciosamente depois da primeira revisão.
• Seu tempo fica coberto se o projeto for cancelado cedo. Cancelamentos acontecem por razões que nada têm a ver com você: orçamentos são cortados, um gerente muda, o lançamento do produto se move.
• Funciona como filtro. Um cliente que discute sobre um adiantamento em um projeto de 3.000 também vai discutir sobre a fatura final.

Clientes que trabalham com freelancers frequentemente esperam isso. Nunca perdi um projeto que queria porque pedi um adiantamento. Perdi alguns que fiquei feliz em perder.

Quanto pedir

Não há regra, apenas o que o cliente vai aceitar e o que você pode perder. O que eu uso:

Em projetos mais longos um adiantamento não é proteção suficiente. Divida o resto em marcos ligados a coisas que ambos os lados conseguem ver, como aprovação do conceito ou entrega do primeiro rascunho. O guia sobre condições de pagamento de fatura cobre faturamento por marco em mais detalhe.

Reembolsável ou não

Diga isso no orçamento ou contrato antes do cliente pagar. Se você não disser nada, espere uma discussão no dia em que o projeto for cancelado.

A maioria dos freelancers torna o adiantamento não reembolsável uma vez que o trabalho começou, porque paga pelo tempo já gasto e pelo espaço que você recusou para outro trabalho. Uma versão mais justa que clientes aceitam mais facilmente:

• Totalmente reembolsável se o cliente cancelar antes da data de início, menos qualquer custo que você já tenha pago.
• Não reembolsável uma vez que o trabalho começou, e descontado de qualquer trabalho que tenha sido feito.
• Se você cancelar, você reembolsa o que não foi ganho.

A lei de proteção do consumidor pode limitar o que você pode manter quando o cliente é uma pessoa física em vez de uma empresa, e as regras diferem por país. Se você trabalha principalmente com indivíduos, verifique suas regras locais antes de confiar em uma cláusula não reembolsável. Os modelos de contrato têm uma cláusula de cancelamento que você pode adaptar.

O que a fatura de adiantamento deve dizer

É uma fatura completa com tudo que uma fatura normal precisa (veja o que colocar em uma fatura), mais três coisas que a tornam um adiantamento:

1. A palavra adiantamento na descrição, com o projeto ou orçamento a que pertence.
2. A porcentagem e o total do qual é uma porcentagem, para ninguém ter que calcular.
3. Uma data de vencimento antes da data de início, e uma linha dizendo que o trabalho começa uma vez que seja pago.

Um item da fatura que faz o trabalho:

Adiantamento (40%) para projeto de identidade visual, conforme
orçamento Q-2026-014 datado 2 de outubro de 2026. Total do
projeto 4.950,00.                                      1.980,00

Vencimento na data do recebimento. O trabalho começa na data de
início acordada uma vez que este adiantamento tenha sido recebido.
O adiantamento é descontado da fatura final.

Dê a ela seu próprio número de fatura em sua sequência normal. Não invente uma série separada D-001 a menos que a mantenha consistentemente; o guia sobre numeração de faturas explica por que uma sequência única é mais fácil de defender. Você pode fazer a fatura com o gerador de faturas gratuito e enviar o orçamento do gerador de orçamentos com os termos de adiantamento escritos nele.

A fatura final: descontando o adiantamento

É aqui que vem a maioria da confusão. A fatura final deve mostrar o preço inteiro do projeto, depois tirar o adiantamento, depois mostrar o que sobra. Dessa forma o time de contas do cliente consegue combinar os dois pagamentos a um projeto, e qualquer um lendo a fatura depois vê o valor completo do trabalho.

Um exemplo prático. O orçamento era 4.950,00 mais 20% de impostos. O cliente pagou um adiantamento de 40%, faturado com impostos.

Verifique a aritmética: 40% de 4.950,00 é 1.980,00, impostos a 20% sobre isso é 396,00, e 4.950,00 menos 1.980,00 deixa 2.970,00 líquido. Impostos sobre o saldo é 594,00, então o saldo devido é 3.564,00. A fatura de adiantamento mais a fatura final somam 5.940,00 completos, e os impostos nas duas faturas somam 990,00, os impostos sobre o projeto inteiro.

Se você não é registrado para impostos, a mesma tabela funciona com uma coluna. Abaixo da tabela, repita a referência:

Adiantamento de 2.376,00 recebido em 6 de outubro de 2026 contra
fatura 2026-031. Saldo de 3.564,00 devido em 14 dias, até 3 de
novembro de 2026.

Se o projeto mudou de tamanho, o preço completo na fatura final é o novo preço. Adicione as solicitações de mudança como suas próprias linhas acima da dedução de adiantamento, para que o cliente veja por que o total se moveu.

Impostos e timing fiscal em adiantamentos

Em muitos sistemas de impostos um adiantamento é tributado quando você o recebe, não quando o projeto termina. Na UE, o Artigo 65 da Diretiva de Impostos diz que quando um pagamento por conta é feito antes do serviço ser fornecido, os impostos se tornam exigíveis quando o pagamento é recebido, sobre o valor recebido. No Reino Unido, a Orientação de Impostos 700 da HMRC (seção 14) diz que se você emitir uma fatura de impostos ou receber um pagamento antes do ponto fiscal básico, o ponto fiscal para esse valor é o que acontecer primeiro dos dois.

O que isso significa na prática se você é registrado para impostos:

• Cobre impostos na fatura de adiantamento, à taxa que se aplica ao projeto.
• Reporte esses impostos no período em que recebeu o adiantamento, mesmo que o projeto termine em um período posterior.
• Na fatura final, cobre impostos apenas sobre o saldo, como na tabela acima.

Alguns adiantamentos são tratados diferentemente, por exemplo um depósito de segurança genuinamente reembolsável que não é um pagamento parcial. Adiantamentos de projeto freelance são quase sempre pagamentos parciais. Fora de impostos, as regras de imposto de renda sobre quando um adiantamento conta como renda variam por país e por como você mantém seus livros. Pergunte ao seu contador, ou verifique com HMRC, o IRS ou seu próprio escritório de impostos.

Fatura de adiantamento ou pro forma?

Alguns freelancers enviam um pro forma em vez de uma fatura de adiantamento, depois emitem a fatura real uma vez que o dinheiro chega. Isso funciona, e alguns times de finanças de clientes preferem, mas são dois documentos onde um faria. Um pro forma é um pedido, não uma fatura fiscal: a orientação da HMRC diz que deve ser marcado "Isso não é uma fatura de impostos". Se você usar um, emita a fatura real assim que for pago, porque receber o pagamento pode criar o ponto fiscal. O guia sobre faturas pro forma cobre quando cada uma se encaixa.

Quando o cliente não vai pagar um adiantamento

Grandes empresas às vezes dizem que seu sistema não consegue pagar antes da entrega. Antes de desistir:

• Ofereça um primeiro marco menor em vez disso, faturado em algo que acontece na primeira semana, como o briefing aprovado ou o primeiro conceito.
• Peça uma ordem de compra antes de começar. Não é dinheiro, mas é um compromisso escrito das pessoas que pagam.
• Encurte os prazos de pagamento nas faturas restantes.

Se nenhum disso for possível e você ainda quer o trabalho, mantenha o primeiro estágio curto para nunca ter mais de uma ou duas semanas de trabalho não pago. E coloque por escrito que o trabalho pausa se uma fatura ficar vencida.

Dúvidas