Factuur voor een aanbetaling of voorschot
Een aanbetaling is de goedkoopste verzekering die een freelancer kan kopen. Hier lees je hoe ik een aanbetaling factuur aanvraag, wat erop moet staan, en hoe je het van de eindrekening aftrekt zonder verwarring. Algemene informatie, geen juridisch of fiscaal advies.
Door OIO · Bijgewerkt · 7 min leestijd
Op deze pagina
De korte versie
Een aanbetaling factuur is een normale factuur voor een deel van de projectprijs, verzonden voordat het werk begint. Het heeft een eigen factuurnummer, vermeldt duidelijk dat het een aanbetaling is voor een genoemde offerte of project, en is verschuldigd voordat je begint. Als het project afloopt, toont de eindrekening de volledige prijs, trekt de aanbetaling af met verwijzing naar die factuur, en vraagt het restant op.
Voor de meeste freelanceprojecten vraag ik 30 tot 50 procent vooruit. Bij kleine klussen van nieuwe klanten vraag ik soms alles.
Waarom een aanbetaling vragen
In mijn eerste jaren als freelancer begon ik werk op basis van een handdruk en een e-mail. De meeste klanten betaalden. Degenen die niet betaalden verdwenen meestal na de eerste ronde opmerkingen, en ik had een week werk en niets om een factuur tegen in te dienen behalve een beleefd e-mailthread.
Een aanbetaling verandert drie dingen:
- De klant legt zich vast. Iemand die 40 procent heeft betaald verdwijnt niet zomaar na de eerste review.
- Je tijd is gedekt als het project voortijdig wordt geannuleerd. Annuleringen gebeuren om redenen die niets met jou te maken hebben: budgetten worden gekort, een manager verandert, de productlancering verschuift.
- Het filtert. Een klant die over een aanbetaling op een project van 3.000 euro discussieert, zal ook over de eindrekening discussiëren.
Klanten die met freelancers werken verwachten dit vaak. Ik ben nog nooit een project kwijtgeraakt dat ik wilde omdat ik een aanbetaling vroeg. Ik ben er een paar kwijtgeraakt die ik graag kwijt was.
Hoeveel aanbetaling vragen
Er is geen regel, alleen wat de klant accepteert en wat jij kan missen. Dit is wat ik gebruik:
| Project | Aanbetaling |
|---|---|
| Kleine klus, nieuwe klant, minder dan ongeveer een week | 50 tot 100 procent |
| Typisch project, een tot zes weken | 30 tot 50 procent |
| Lang project, twee maanden of langer | 20 tot 30 procent, plus facturering per mijlpaal |
| Vaste klant die altijd op tijd betaalt | Vaak geen, of alleen facturering per mijlpaal |
| Werk met grote voorafgaande kosten (licenties, stock, rendertijd) | Die kosten volledig, plus aanbetaling op je tijd |
Bij langere projecten is één aanbetaling niet genoeg bescherming. Verdeel de rest in mijlpalen gekoppeld aan dingen die beide partijen kunnen zien, zoals goedkeuring van het concept of levering van de eerste versie. De gids over betalingstermijnen behandelt facturering per mijlpaal uitgebreider.
Terugbetaalbaar of niet
Zeg het in de offerte of het contract voordat de klant betaalt. Als je niets zegt, verwacht je ruzie op de dag dat het project wordt geannuleerd.
De meeste freelancers maken de aanbetaling niet-terugbetaalbaar zodra het werk is begonnen, omdat het de tijd die al is besteed betaalt en de plek die je voor ander werk hebt afgezegd. Een eerlijkere versie die klanten gemakkelijker accepteren:
- Volledig terugbetaalbaar als de klant vóór de startdatum annuleert, minus eventuele kosten die je al hebt betaald.
- Niet-terugbetaalbaar zodra het werk is begonnen, en verrekend met het werk dat is gedaan.
- Als jij annuleert, betaal je terug wat niet is verdiend.
Consumentenbeschermingswetgeving kan beperken wat je mag houden als de klant een particulier is in plaats van een bedrijf, en de regels verschillen per land. Als je vooral voor particulieren werkt, controleer je lokale regels voordat je op een niet-terugbetaalbaarclausule vertrouwt. De contractchecklists hebben een annuleringsclausule die je kunt aanpassen.
Wat op de aanbetaling factuur moet staan
Het is een volledige factuur met alles wat een normale factuur nodig heeft (zie wat op een factuur hoort), plus drie dingen die het een aanbetaling maken:
- Het woord aanbetaling in de omschrijving, met het project of de offerte waar het bij hoort.
- Het percentage en het totaal waarvan het een percentage is, zodat niemand het hoeft uit te rekenen.
- Een vervaldatum vóór de startdatum, en een regel die zegt dat het werk begint zodra het is betaald.
Een factuurregel die het doet:
Aanbetaling (40%) voor merkidentiteitsproject, per offerte O-2026-014 van 2 oktober 2026. Projecttotaal 4.950,00. 1.980,00 Verschuldigd bij ontvangst. Het werk begint op de afgesproken startdatum zodra deze aanbetaling is ontvangen. De aanbetaling wordt verrekend met de eindrekening.
Geef het een eigen factuurnummer in je normale reeks. Verzin geen aparte A-001-reeks tenzij je die consistent aanhoudt; de gids over factuurnummering legt uit waarom één reeks makkelijker te verdedigen is. Je kunt de factuur maken met de gratis factuurgenerator en de offerte versturen vanuit de offertagenerator met de aanbetaaltermijnen erin geschreven.
De eindrekening: aanbetaling aftrekken
Hier komt de meeste verwarring vandaan. De eindrekening moet de volledige projectprijs tonen, dan de aanbetaling aftrekken, dan tonen wat overblijft. Op die manier kan het boekhoudteam van de klant beide betalingen aan één project koppelen, en ziet iedereen die de factuur later leest de volledige waarde van het werk.
Een praktijkvoorbeeld. De offerte was 4.950,00 plus 20 procent btw. De klant betaalde een aanbetaling van 40 procent, gefactureerd met btw.
| Netto | Btw 20% | Bruto | |
|---|---|---|---|
| Merkidentiteitsproject, zoals aangeboden | 4.950,00 | 990,00 | 5.940,00 |
| Minus aanbetaling betaald, factuur 2026-031 | -1.980,00 | -396,00 | -2.376,00 |
| Restant verschuldigd | 2.970,00 | 594,00 | 3.564,00 |
Controleer de berekening: 40 procent van 4.950,00 is 1.980,00, btw van 20 procent daarop is 396,00, en 4.950,00 minus 1.980,00 is 2.970,00 netto. Btw op het restant is 594,00, dus het restant verschuldigd is 3.564,00. De aanbetaling factuur plus de eindrekening tellen op tot de volledige 5.940,00, en de btw op de twee facturen telt op tot 990,00, de btw op het hele project.
Als je niet btw-plichtig bent, werkt dezelfde tabel met één kolom. Onder de tabel herhaal je de verwijzing:
Aanbetaling van 2.376,00 ontvangen op 6 oktober 2026 tegen factuur 2026-031. Restant van 3.564,00 verschuldigd binnen 14 dagen, uiterlijk 3 november 2026.
Als het project van grootte veranderde, is de volledige prijs op de eindrekening de nieuwe prijs. Voeg de wijzigingsverzoeken als aparte regels toe boven de aanbetaling aftrek, zodat de klant ziet waarom het totaal is verschoven.
Btw en belastingtiming op aanbetaling
In veel btw-stelsels wordt een aanbetaling belast wanneer je deze ontvangt, niet wanneer het project afloopt. In de EU zegt artikel 65 van de btw-richtlijn dat wanneer een betaling op rekening wordt gedaan voordat de dienst wordt geleverd, btw verschuldigd wordt wanneer de betaling wordt ontvangen, over het ontvangen bedrag. In het Verenigd Koninkrijk zegt HMRC's VAT Notice 700 (sectie 14) dat als je een btw-factuur uitgeeft of een betaling ontvangt voordat het basisbelastingmoment, het belastingmoment voor dat bedrag is wat van de twee het eerst gebeurt.
Wat dat in de praktijk betekent als je btw-plichtig bent:
- Bereken btw op de aanbetaling factuur, tegen het tarief dat op het project van toepassing is.
- Rapporteer die btw in de periode waarin je de aanbetaling ontving, zelfs als het project in een later periode afloopt.
- Op de eindrekening bereken je btw alleen op het restant, zoals in de tabel hierboven.
Sommige aanbetaling worden anders behandeld, bijvoorbeeld een echt terugbetaalbare zekerheid die geen deelbetaling is. Aanbetaling voor freelanceprojecten zijn bijna altijd deelbetalingen. Buiten btw verschillen inkomstenbelastingregels over wanneer een aanbetaling als inkomsten telt per land en hoe je je boeken bijhoudt. Vraag je accountant, of controleer HMRC, de IRS of je eigen belastingkantoor.
Aanbetaling factuur of pro forma?
Sommige freelancers sturen een pro forma in plaats van een aanbetaling factuur, en geven dan de echte factuur uit zodra het geld aankomt. Dat werkt, en sommige financiële teams van klanten geven er de voorkeur aan, maar het zijn twee documenten waar één volstaat. Een pro forma is een verzoek, geen belastingfactuur: HMRC's richtlijnen zeggen dat het "Dit is geen btw-factuur" moet vermelden. Als je er een gebruikt, geef je de echte factuur uit zodra je bent betaald, omdat het ontvangen van de betaling het belastingmoment kan creëren. De gids over pro forma facturen behandelt wanneer elk past.
Als de klant geen aanbetaling wil betalen
Grote bedrijven zeggen soms dat hun systeem niet voor levering kan betalen. Voordat je het opgeeft:
- Bied een kleinere eerste mijlpaal aan, gefactureerd op iets dat in week één gebeurt, zoals de goedgekeurde briefing of het eerste concept.
- Vraag om een inkoopordernummer voordat je begint. Het is geen geld, maar het is een schriftelijke toezegging van de mensen die betalen.
- Verkort de betalingstermijnen op de overige facturen.
Als geen van dat mogelijk is en je wilt het werk nog steeds, houd je de eerste fase kort zodat je nooit meer dan een paar weken onbetaald werk hebt. En zet het schriftelijk dat het werk pauzeert als een factuur achterstallig wordt.
Vragen
Wat is een aanbetaling factuur?
Een factuur voor een deel van de projectprijs, verzonden voordat het werk begint. Het heeft een eigen factuurnummer, noemt de offerte of het project waar het bij hoort, en wordt van de eindrekening afgetrokken.
Hoeveel aanbetaling moet een freelancer vragen?
Meestal 30 tot 50 procent van de aangeboden prijs. Vraag meer op kleine klussen van nieuwe klanten, en gebruik facturering per mijlpaal bovenop een aanbetaling voor alles langer dan een maand of twee.
Bereken ik btw op een aanbetaling?
Als je btw-plichtig bent, meestal wel. In de EU en het Verenigd Koninkrijk creëert een betaling die voor de dienst wordt ontvangen over het algemeen het belastingmoment voor dat bedrag, dus de btw is verschuldigd in de periode waarin je het ontvangt. Controleer met je accountant of belastingkantoor.