Freelance contract: wat moet je vastleggen

Het korte antwoord

Een zzp-contract moet zeggen wie de partijen zijn, wat je gaat leveren, hoeveel revisies inbegrepen zijn, wat het kost en wanneer het betaald wordt, wat er gebeurt bij te late betaling, wat er gebeurt als het project wordt geannuleerd, wie het werk bezit en hoe het gebruikt mag worden, wat vertrouwelijk blijft, hoe beide partijen het contract kunnen beëindigen, en hoe ver je aansprakelijkheid reikt. Al het overige is detail.

Je hebt geen lang document nodig. Een helder contract van twee of drie pagina's dat beide partijen echt lezen is meer waard dan twintig pagina's die niemand opent. De contractsjablonen per vakgebied hebben een duidelijk voorbeeld voor 25 soorten freelancewerk als je een startpunt wilt.

1. Partijen en de relatie

Volledige wettelijke namen en adressen van beide partijen, en de datum. Als de opdrachtgever een bedrijf is, gebruik je de ingeschreven bedrijfsnaam, niet het merk op hun website, en zorg dat de ondertekenaar bevoegd is om voor het bedrijf te tekenen.

Stel vast dat je een onafhankelijke contractor bent, geen werknemer: jij bepaalt hoe en wanneer je het werk doet, je gebruikt je eigen apparatuur, en je bent zelf verantwoordelijk voor je belastingen. Een zin bepaalt de arbeidsrechtelijke status niet op zichzelf, omdat de autoriteiten kijken hoe de relatie werkelijk functioneert, maar het legt vast wat beide partijen bedoelden.

2. Opdrachtomschrijving

Wat je gaat leveren, in concrete termen, en wat niet inbegrepen is. Voor alles groter dan een dag of twee zet je de details in een aparte opdrachtomschrijving en verwijs je daarnaar vanuit het contract, zodat het contract van project tot project hetzelfde kan blijven. Mijn gids hoe je een opdrachtomschrijving schrijft heeft de onderdelen en een volledig voorbeeld.

3. Revisies en wijzigingsverzoeken

Het aantal revisieronden dat inbegrepen is, wat als revisie telt, en hoe extra werk wordt afgehandeld. Een nuttige zin: "Wijzigingen buiten de afgesproken scope, of meer dan twee revisieronden, worden schriftelijk genoteerd en starten alleen na goedkeuring." Zonder dit wordt elk nieuw idee van de opdrachtgever jouw onbetaalde probleem.

4. Honorarium en betalingstermijn

De prijs, de valuta, of btw erbovenop, het betalingsschema en de vervaldatum van elke factuur. Als je een aanbetaling neemt, zeg hoeveel, wanneer het verschuldigd is en of het terugbetaald kan worden. Als je per uur factureert, geef je het tarief, de factureereenheid en eventuele limiet. De gids betalingstermijnen legt net 14, net 30, mijlpalen en meer uit.

Ook waard om vast te stellen: wie betaalt bank- en overboekingskosten, en dat het werk start zodra de aanbetaling is ontvangen.

5. Te late betaling

Wat er gebeurt als een factuur niet op tijd betaald wordt: rente, een vast bedrag, het recht om het werk te onderbreken. In het VK en de EU hebben bedrijven al een wettelijk recht op rente bij te late betaling tussen bedrijven, maar het in het contract opnemen betekent dat niemand verrast is. De calculator voor rente op achterstallige betalingen laat zien wat dit op een echte factuur oplevert.

In de VS is het een zaak van contract en staatsrecht, dus de bepaling is belangrijker. Houd elk tarief dat je instelt redelijk en binnen de wettelijke limieten die voor jou en je opdrachtgever gelden.

6. Annulering en annuleringsvergoeding

Wat de opdrachtgever verschuldigd is als ze halverwege annuleren. Een annuleringsvergoeding is een betaling voor reeds gedaan werk en gereserveerde tijd, meestal een percentage van het totaal dat stijgt naarmate het project vordert. Een veelgebruikt patroon:

De percentages bepaal je zelf. Wat telt is dat ze schriftelijk vastgelegd zijn voordat iemand reden heeft om erover te gaan discussiëren.

7. Eigendom, licentie en gebruiksrechten

Wie het werk bezit, en vanaf wanneer. De gebruikelijke regeling is dat de rechten naar de opdrachtgever gaan zodra de factuur volledig betaald is, niet bij oplevering. Die ene voorwaarde is het sterkste hefboomwerk dat een freelancer heeft.

Wees specifiek over wat overgaat. In 3D- en designwerk is er een groot verschil tussen de definitieve renders en de bronbestanden, modellen, texturen en rigs die ze maakten. Ik licentieer de outputs voor het afgesproken gebruik en hou de bronbestanden, tenzij ze apart gekocht worden. Fotografen, illustratoren en schrijvers licentiëren gebruik vaak in plaats van eigendom over te dragen: per medium, gebied en tijd.

Vermeld materiaal van derden, zoals lettertypen, stockafbeeldingen, plugins en muziek, en wie verantwoordelijk is voor de licenties. En behoud het recht om het werk in je portfolio te tonen, met een vertraging als de opdrachtgever die nodig heeft voor een lancering.

In de VS blijft het auteursrecht op opdracht gemaakt werk meestal bij de maker, tenzij er een ondertekende schriftelijke overdracht is of het werk in de smalle categorie werk-gemaakt-voor-huur valt, dus een vage "opdrachtgever bezit alles"-zin doet misschien niet wat beide partijen denken. Andere landen hebben hun eigen regels, inclusief morele rechten die niet altijd kunnen worden afgestaan. Dit is een bepaling waar je advies over moet inwinnen als de rechten veel waard zijn.

8. Vertrouwelijkheid

Wat elke partij privé moet houden en hoe lang. Houd het wederzijds en redelijk: de onuitgebrachte producten en gegevens van de opdrachtgever, je prijzen en methoden. Als de opdrachtgever hun eigen NDA stuurt, lees die op alles wat je verhindert werk te tonen dat je al hebt getoond, of voor iedereen in hun branche te werken.

9. Opzegging

Hoe beide partijen het contract kunnen beëindigen: met opzegging zonder reden (14 of 30 dagen is gebruikelijk), of onmiddellijk voor een ernstige schending zoals niet-betaling. Zeg wat verschuldigd is bij opzegging: betaling voor tot dan toe gedaan werk, tegen het afgesproken tarief of het annuleringsschema, en oplevering van betaald werk.

10. Aansprakelijkheid en garanties

Een limiet op je aansprakelijkheid, meestal het totale honorarium onder het contract, en een uitsluiting van indirecte verliezen zoals gederfde winsten. Een belofte dat het werk van jou is en niet, voor zover je weet, iemands rechten schendt. Als de opdrachtgever materiaal levert, een overeenkomstige belofte van hen dat ze het recht hebben het te gebruiken.

Sommige soorten aansprakelijkheid kunnen in veel landen niet bij contract worden uitgesloten, zoals dood of letsel veroorzaakt door schuld. Kopieer geen bepaling die het tegendeel beweert.

11. Toepasselijk recht en geschillen

Welk land of welke staat het recht bepaalt, en waar geschillen worden behandeld. Als jij en de opdrachtgever in verschillende landen zijn is dit van belang, en de standaard zonder bepaling kan onduidelijk zijn. Veel freelancers kiezen hun eigen rechtsmacht; grotere opdrachtgevers zullen voor de hunne pleiten. Een stap voor de rechtbank, zoals een schriftelijke mededeling en 30 dagen om te praten, lost de meeste problemen op.

Wettelijke bescherming voor freelancers in de VS

Verscheidene plaatsen in de VS vereisen nu een schriftelijk contract voor freelancewerk en stellen betalingsregels:

• New York City: de Freelance Isn't Free Act, sinds 2017, voor werk van 800 dollar of meer, alleen of over een periode van 120 dagen.
• New York State: zijn eigen Freelance Isn't Free Act, sinds 28 augustus 2024, met dezelfde drempel van 800 dollar over 120 dagen.
• Illinois: de Freelance Worker Protection Act, sinds 1 juli 2024, voor 500 dollar of meer, alleen of over 120 dagen.
• California: de Freelance Worker Protection Act (SB 988), sinds 1 januari 2025, voor 250 dollar of meer.

Deze wetten vereisen over het algemeen dat het contract de diensten, het tarief en de betalingsmethode, en de betaaldatum vermeldt, en ze vereisen betaling binnen 30 dagen na afronding van het werk als geen datum was afgesproken. De details verschillen, dus lees de officiële pagina voor de staat of stad die op jou en je opdrachtgever van toepassing is.

Hoe je deze lijst gebruikt

Begin met een voorbeeld, schrap wat niet van toepassing is, en vul de getallen in. Lees het eenmaal vanuit het perspectief van de opdrachtgever en vraag jezelf af of een redelijk persoon het zou ondertekenen. Stuur het dan met de offerte voordat het werk begint, niet met de eerste factuur. Een contract dat na een geschil ondertekend wordt is een veel moeilijker gesprek.

Vragen