Contratto da freelance: cosa includere

La risposta breve

Un contratto da freelance deve indicare chi sono le parti, cosa consegnerai, quante revisioni sono incluse, quanto costa e quando viene pagato, cosa succede se il pagamento è in ritardo, cosa succede se il progetto viene annullato, chi possiede il lavoro e come può essere utilizzato, cosa rimane riservato, come entrambe le parti possono risolvere l'accordo e fino a che punto si estende la tua responsabilità civile. Tutto il resto è dettaglio.

Non hai bisogno di un documento lungo. Un accordo chiaro di due o tre pagine che entrambe le parti leggono vale più di venti pagine che nessuno apre. I modelli di contratto per categoria hanno un esempio in linguaggio semplice per 25 tipi di lavoro da freelance se vuoi un punto di partenza.

1. Parti e rapporto

Nomi legali completi e indirizzi di entrambe le parti, e la data. Se il cliente è un'azienda, usa il nome registrato dell'azienda, non il marchio sul loro sito web, e assicurati che la persona che firma possa farlo per conto dell'azienda.

Specifica che sei un libero professionista indipendente, non un dipendente: decidi tu come e quando fare il lavoro, usi le tue attrezzature, e sei responsabile delle tue tasse. Una frase da sola non determina lo status di dipendente, poiché le autorità guardano a come il rapporto funziona effettivamente, ma registra l'intenzione di entrambe le parti.

2. Descrizione delle attività

Cosa consegnerai, in termini specifici, e cosa non è incluso. Per qualsiasi cosa più grande di un giorno o due, metti i dettagli in una descrizione delle attività separata e fai riferimento ad essa dal contratto, così il contratto può rimanere lo stesso da progetto a progetto. La mia guida su come scrivere una descrizione delle attività ha le sezioni e un esempio completo.

3. Revisioni e richieste di modifica

Il numero di round di revisioni inclusi, cosa conta come revisione, e come viene gestito il lavoro extra. Una riga utile: "Le modifiche al di fuori dello scope concordato, o oltre due round di revisioni, vengono quotate per iscritto e iniziano solo una volta approvate." Senza di essa, ogni nuova idea del cliente diventa un tuo problema non pagato.

4. Tariffe e termini di pagamento

Il prezzo, la valuta, se l'imposta è aggiunta, il calendario dei pagamenti e la data di scadenza di ogni fattura. Se richiedi un acconto, specifica l'importo, quando è dovuto e se è rimborsabile. Se fatturi all'ora, indica la tariffa, l'incremento di fatturazione e qualsiasi limite. La guida ai termini di pagamento spiega net 14, net 30, milestone e il resto.

Vale anche la pena specificare: chi paga le commissioni bancarie e di trasferimento, e che il lavoro inizia una volta che l'acconto è arrivato.

5. Pagamento in ritardo

Cosa succede quando una fattura non viene pagata in tempo: interessi, una commissione fissa, il diritto di sospendere il lavoro. Nel Regno Unito e nell'UE, le aziende hanno già un diritto legale agli interessi di mora sui pagamenti in ritardo tra aziende, ma scriverlo nel contratto significa che nessuno rimane sorpreso. Il calcolatore degli interessi di mora mostra quanto si aggiunge su una fattura reale.

Negli Stati Uniti è una questione di contratto e legge statale, quindi la clausola è più importante. Mantieni qualsiasi tasso che fissi ragionevole e entro i limiti legali che si applicano dove tu e il cliente siete.

6. Annullamento e kill fee

Cosa deve il cliente se annulla a metà progetto. Una kill fee è un pagamento per il lavoro già fatto e il tempo già riservato, di solito una percentuale del totale che aumenta man mano che il progetto avanza. Un modello comune:

I numeri sono tuoi da scegliere. Quello che importa è che siano scritti prima che qualcuno abbia una ragione per discutere.

7. Proprietà, licenza e diritti d'uso

Chi possiede il lavoro, e da quando. L'accordo usuale è che i diritti passano al cliente una volta che la fattura è pagata completamente, non alla consegna. Quella una condizione è la leva più forte che un freelance ha.

Sii specifico su cosa passa. Nel lavoro 3D e nel design c'è una grande differenza tra i render finali e i file sorgente, i modelli, le texture e i rig che li hanno creati. Io licenzio gli output per l'uso concordato e mantengo i file sorgente a meno che non vengano acquistati separatamente. Fotografi, illustratori e scrittori spesso licenziano l'uso piuttosto che trasferire la proprietà: per mezzo, territorio e tempo.

Nota qualsiasi materiale di terze parti, come font, immagini stock, plugin e musica, e chi è responsabile della sua licenza. E mantieni il diritto di mostrare il lavoro nel tuo portfolio, con un ritardo se il cliente ne ha bisogno per un lancio.

Negli Stati Uniti, il copyright nel lavoro commissionato generalmente rimane con il creatore a meno che non ci sia un incarico scritto firmato o il lavoro rientri nelle categorie ristrette di work-made-for-hire, quindi una vaga riga "il cliente possiede tutto" potrebbe non fare quello che entrambe le parti pensano. Altri paesi hanno le loro regole, inclusi i diritti morali che non sempre possono essere rinunciati. Questa è una clausola su cui ottenere consulenza se i diritti valgono molto.

8. Riservatezza

Cosa ciascuna parte deve mantenere privato e per quanto tempo. Mantienilo reciproco e ragionevole: i prodotti e i dati non rilasciati del cliente, le tue tariffe e i tuoi metodi. Se il cliente invia il suo NDA, leggilo per qualsiasi cosa che ti impedisca di mostrare lavoro che hai già mostrato, o di lavorare per chiunque nel loro settore.

9. Risoluzione

Come entrambe le parti possono risolvere l'accordo: con preavviso per qualsiasi motivo (14 o 30 giorni è comune), o immediatamente per una violazione grave come il mancato pagamento. Specifica cosa è dovuto alla risoluzione: pagamento per il lavoro fatto fino a quel momento, alla tariffa concordata o secondo la scala della kill fee, e consegna del lavoro pagato.

10. Responsabilità civile e garanzie

Un limite alla tua responsabilità civile, comunemente la tariffa totale pagata secondo il contratto, e un'esclusione delle perdite indirette come i mancati profitti. Una promessa che il lavoro è tuo e non infringe, a tua conoscenza, i diritti di nessun altro. Se il cliente fornisce materiale, una promessa corrispondente da loro che hanno il diritto di usarlo.

Alcuni tipi di responsabilità civile non possono essere esclusi dal contratto in molti paesi, come la morte o il danno causato da negligenza. Non copiare una clausola che affermi il contrario.

11. Legge applicabile e controversie

Quale legge di quale paese o stato si applica, e dove vengono ascoltate le controversie. Quando tu e il cliente siete in paesi diversi questo importa, e il default senza una clausola può essere poco chiaro. Molti freelance scelgono la loro giurisdizione; i clienti più grandi spingeranno per la loro. Un passo prima della corte, come una notifica scritta e 30 giorni per parlare, risolve la maggior parte dei problemi.

Leggi di protezione dei freelance negli Stati Uniti

Diversi posti negli Stati Uniti ora richiedono un contratto scritto per il lavoro da freelance e fissano regole di pagamento:

• New York City: il Freelance Isn't Free Act, dal 2017, per lavori di 800 dollari o più, singolarmente o in un periodo di 120 giorni.
• New York State: il suo Freelance Isn't Free Act, dal 28 agosto 2024, con la stessa soglia di 800 dollari in 120 giorni.
• Illinois: il Freelance Worker Protection Act, dal 1 luglio 2024, per 500 dollari o più, singolarmente o in 120 giorni.
• California: il Freelance Worker Protection Act (SB 988), dal 1 gennaio 2025, per 250 dollari o più.

Queste leggi generalmente richiedono che il contratto elenchi i servizi, la tariffa e il metodo di pagamento, e la data di pagamento, e richiedono il pagamento entro 30 giorni dal completamento del lavoro quando nessuna data è stata concordata. I dettagli differiscono, quindi leggi la pagina ufficiale dello stato o della città che si applica a te e al tuo cliente.

Come usare questo elenco

Inizia da un modello, elimina quello che non si applica, e riempi i numeri. Leggilo una volta dal lato del cliente e chiediti se una persona ragionevole lo firmerebbe. Poi invialo con il preventivo prima che il lavoro inizi, non con la prima fattura. Un contratto firmato dopo che una controversia è iniziata è una conversazione molto più difficile.

Domande