Fattura per acconto: come emetterla, con esempio

La risposta breve

Una fattura per acconto è una fattura normale per parte del prezzo del progetto, inviata prima che il lavoro inizi. Ha il suo numero di fattura, dice chiaramente che è un acconto a fronte di un preventivo o progetto nominato, ed è dovuta prima che tu cominci. Quando il progetto finisce, la fattura finale mostra il prezzo intero, deduce l'acconto con riferimento alla fattura per acconto, e chiede il saldo.

Per la maggior parte dei miei progetti chiedo dal 30 al 50% in anticipo. Su lavori piccoli da clienti nuovi a volte chiedo tutto.

Perché chiedere un acconto

Nei miei primi anni da libero professionista iniziavo il lavoro su una stretta di mano e un'email. La maggior parte dei clienti pagava. Quelli che non pagavano di solito sparivano dopo il primo giro di bozze, e io avevo una settimana di lavoro e niente contro cui emettere una fattura se non un thread di email cortese.

Un acconto cambia tre cose:

• Il cliente si impegna. Chi ha pagato il 40% non scompare in silenzio dopo la prima revisione.
• Il tuo tempo è coperto se il progetto viene cancellato presto. Le cancellazioni accadono per motivi che non hanno nulla a che fare con te: i budget vengono tagliati, un manager cambia, il lancio del prodotto si sposta.
• Filtra. Un cliente che discute di un acconto su un progetto da 3.000 euro discuterà anche della fattura finale.

I clienti che lavorano con freelance spesso se lo aspettano. Non ho mai perso un progetto che volevo perché ho chiesto un acconto. Ne ho persi alcuni di cui ero contento di perdermi.

Quanto chiedere

Non c'è una regola, solo quello che il cliente accetterà e quello che tu puoi permetterti di perdere. Quello che uso:

Su progetti più lunghi un solo acconto non è protezione sufficiente. Dividi il resto in milestone legate a cose che entrambi i lati possono vedere, come l'approvazione del concept o la consegna della prima bozza. La guida su termini di pagamento della fattura copre la fatturazione a milestone in più dettaglio.

Rimborsabile o no

Dillo nel preventivo o nel contratto prima che il cliente paghi. Se non dici nulla, aspettati una discussione il giorno in cui il progetto viene cancellato.

La maggior parte dei freelance rende l'acconto non rimborsabile una volta che il lavoro è iniziato, perché paga il tempo già speso e lo slot che hai rifiutato per altri lavori. Una versione più equa che i clienti accettano più facilmente:

• Completamente rimborsabile se il cliente cancella prima della data di inizio, meno i costi che hai già pagato.
• Non rimborsabile una volta che il lavoro è iniziato, e detratto da qualsiasi lavoro sia stato fatto.
• Se cancelli tu, rimborsi quello che non è stato guadagnato.

La legge sulla protezione dei consumatori può limitare quello che puoi trattenere quando il cliente è una persona fisica piuttosto che un'azienda, e le regole differiscono per paese. Se lavori principalmente con individui, controlla le tue regole locali prima di fare affidamento su una clausola non rimborsabile. I modelli di contratto hanno una clausola di cancellazione che puoi adattare.

Cosa deve dire la fattura per acconto

È una fattura completa con tutto quello che una fattura normale ha bisogno (vedi cosa mettere in una fattura), più tre cose che la rendono un acconto:

1. La parola acconto nella descrizione, con il progetto o preventivo a cui appartiene.
2. La percentuale e il totale di cui è una percentuale, così nessuno deve calcolarlo.
3. Una data di scadenza prima della data di inizio, e una riga che dice che il lavoro inizia una volta pagato.

Una voce della fattura che fa il lavoro:

Acconto (40%) per progetto brand identity, a fronte del preventivo Q-2026-014
datato 2 ottobre 2026. Totale progetto 4.950,00.          1.980,00

Scadenza a ricevimento. Il lavoro inizia nella data di inizio concordata una volta
ricevuto questo acconto. L'acconto è detratto dalla fattura finale.

Dagli il suo numero di fattura nella tua sequenza normale. Non inventare una serie separata D-001 a meno che non la mantenga coerentemente; la guida su numerazione delle fatture spiega perché una sequenza unica è più facile da difendere. Puoi fare la fattura con il generatore di fatture gratuito e inviare il preventivo dal generatore di preventivi con i termini di acconto scritti in esso.

La fattura finale: detraendo l'acconto

Qui è dove viene la maggior parte della confusione. La fattura finale dovrebbe mostrare il prezzo intero del progetto, poi togliere l'acconto, poi mostrare quello che rimane. In questo modo il team di contabilità del cliente può abbinare entrambi i pagamenti a un progetto, e chiunque legga la fattura dopo vede il valore intero del lavoro.

Un esempio pratico. Il preventivo era 4.950,00 più IVA 20%. Il cliente ha pagato un acconto del 40%, fatturato con IVA.

Controlla l'aritmetica: il 40% di 4.950,00 è 1.980,00, IVA al 20% su quello è 396,00, e 4.950,00 meno 1.980,00 lascia 2.970,00 imponibile. IVA sul saldo è 594,00, quindi il saldo dovuto è 3.564,00. La fattura per acconto più la fattura finale si sommano al totale di 5.940,00, e l'IVA sulle due fatture si somma a 990,00, l'IVA su tutto il progetto.

Se non sei registrato IVA, la stessa tabella funziona con una colonna. Sotto la tabella, ripeti il riferimento:

Acconto di 2.376,00 ricevuto il 6 ottobre 2026 a fronte della fattura
2026-031. Saldo di 3.564,00 dovuto entro 14 giorni, entro il 3 novembre 2026.

Se il progetto ha cambiato dimensioni, il prezzo intero sulla fattura finale è il nuovo prezzo. Aggiungi le richieste di modifica come righe proprie sopra la detrazione dell'acconto, così il cliente può vedere perché il totale si è mosso.

IVA e tempistica fiscale sugli acconti

In molti sistemi IVA un acconto è tassato quando lo ricevi, non quando il progetto finisce. Nell'UE, l'articolo 65 della Direttiva IVA dice che dove un pagamento in acconto è fatto prima che il servizio sia fornito, l'IVA diventa esigibile quando il pagamento è ricevuto, sull'importo ricevuto. Nel Regno Unito, l'HMRC's VAT Notice 700 (sezione 14) dice che se emetti una fattura IVA o ricevi un pagamento prima del punto fiscale di base, il punto fiscale per quell'importo è il primo dei due che accade.

Cosa significa in pratica se sei registrato IVA:

• Addebita IVA sulla fattura per acconto, al tasso che si applica al progetto.
• Segnala quell'IVA nel periodo in cui hai ricevuto l'acconto, anche se il progetto finisce in un periodo successivo.
• Sulla fattura finale, addebita IVA solo sul saldo, come nella tabella sopra.

Alcuni acconti sono trattati diversamente, per esempio un deposito cauzionale veramente rimborsabile che non è un pagamento parziale. Gli acconti per progetti freelance sono quasi sempre pagamenti parziali. Al di fuori dell'IVA, le regole dell'imposta sul reddito su quando un acconto conta come reddito variano per paese e per come tieni i tuoi libri. Chiedi al tuo commercialista, o controlla l'HMRC, l'IRS o il tuo ufficio fiscale.

Fattura per acconto o pro forma?

Alcuni freelance inviano una pro forma invece di una fattura per acconto, poi emettono la fattura vera una volta che i soldi arrivano. Funziona, e alcuni team di finanza dei clienti lo preferiscono, ma sono due documenti dove uno farà il lavoro. Una pro forma è una richiesta, non una fattura fiscale: la guida dell'HMRC dice che dovrebbe essere contrassegnata "Questo non è una fattura IVA". Se ne usi una, emetti la fattura vera non appena sei pagato, perché ricevere il pagamento può creare il punto fiscale. La guida su fatture pro forma copre quando ognuna si adatta.

Quando il cliente non pagherà un acconto

Le grandi aziende a volte dicono che il loro sistema non può pagare prima della consegna. Prima di rinunciare:

• Offri una prima milestone più piccola invece, fatturata su qualcosa che accade nella prima settimana, come il brief approvato o il primo concept.
• Chiedi un ordine d'acquisto prima di iniziare. Non sono soldi, ma è un impegno scritto dalle persone che pagano.
• Accorcia i termini di pagamento sulle fatture rimanenti.

Se niente di tutto questo è possibile e vuoi ancora il lavoro, mantieni la prima fase breve così non hai mai più di un paio di settimane di lavoro non pagato fuori. E mettilo per iscritto che il lavoro si ferma se una fattura va in ritardo.

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