Cómo controlar el presupuesto frente a las horas trabajadas

La respuesta corta

Convierte el precio del proyecto en horas dividiéndolo entre tu tarifa horaria. Anota las horas que dedicas cada día que trabajas en el proyecto. Una vez a la semana, compara dos números: el porcentaje de horas que has usado y el porcentaje de trabajo que realmente está hecho. Si el primero supera al segundo en unos diez puntos, te diriges hacia un desbordamiento de presupuesto, y el momento de avisar al cliente es ahora, no al final.

Eso es todo el método. El resto de esta guía es cómo hacer cada paso sin que se convierta en un trabajo adicional.

Paso 1: convierte el presupuesto en horas

Los clientes piensan en dinero. Tú te quedas sin tiempo. Así que convierte el precio a la unidad que realmente gastas.

Presupuesto en horas = precio del proyecto (sin impuestos ni costes que repercutas) dividido entre tu tarifa horaria.

Un proyecto de 4.800,00 a 80,00 la hora es un presupuesto de 60 horas. Si cotizaste el trabajo como tarifa fija sin una cifra horaria detrás, usa la tarifa que te gustaría ganar; la calculadora de tarifa diaria calcula esa tarifa a partir de los ingresos que necesitas, y la calculadora de tarifa horaria lo hace a partir de un salario que quieras igualar.

Reserva un margen. Yo guardo entre el 10 y el 15% de las horas fuera del plan para lo que siempre pasa: una llamada extra, un archivo en formato equivocado, una ronda de comentarios que llega en tres correos. En un presupuesto de 60 horas son unos 8 horas, dejando 52 para planificar el trabajo.

Paso 2: distribuye las horas entre las fases

Divide el proyecto en las fases que cotizaste y asigna a cada una su parte de las horas. Para un pequeño proyecto de identidad de marca:

Esta es la misma estructura que deberías haber usado para cotizar el trabajo. Si no lo hiciste, la guía sobre cómo cotizar un proyecto freelance muestra cómo construirla, y la guía de plantilla de presupuesto muestra cómo presentar las fases al cliente.

Paso 3: registra las horas, de forma aproximada pero cada día

No necesitas un cronómetro corriendo todo el día. Necesitas un número por día que sea honesto hasta la media hora más cercana. Una nota al final del día funciona: fecha, proyecto, fase, horas. Una hoja de cálculo funciona. Lo que no funciona es reconstruir una semana de horas el viernes de memoria, porque las horas que olvidas son las pequeñas, y las pequeñas son las que se escapan.

Registra también el tiempo poco glamuroso: llamadas, correos, exportar archivos, releer el brief. En mis propios proyectos de 3D la diferencia entre las horas que creía haber dedicado y las que registré siempre estaba en esa categoría.

Paso 4: compara lo gastado con lo hecho, una vez a la semana

Esta es la parte que la gente se salta. Las horas gastadas por sí solas no dicen nada. 30 horas de 60 está bien si la mitad del trabajo está hecho y es un problema si solo un tercio lo está.

Cada semana, anota:

• Porcentaje gastado: horas usadas divididas entre el presupuesto en horas.
• Porcentaje hecho: tu estimación honesta de cuánto trabajo está terminado. Usa las fases: si los conceptos están aprobados y las revisiones están a mitad, puedes contarlo a partir de las horas de la fase.
• Velocidad de consumo: horas usadas por semana.
• Total proyectado: horas usadas divididas entre porcentaje hecho. Si has usado 44 horas y el 60% del trabajo está hecho, el proyecto está en camino de tomar unas 73 horas.

Un ejemplo práctico para el proyecto de 60 horas anterior:

En la semana 1 la diferencia es de tres puntos y nadie debería preocuparse. En la semana 2 la diferencia es de diez puntos y la proyección dice 75 horas contra un presupuesto de 60. Esa es la semana para investigar por qué. En este ejemplo fue la fase de conceptos: el cliente pidió una cuarta dirección que nunca estuvo en la cotización, y yo dije que sí en una llamada sin anotarlo.

La proyección es tosca. Asume que el resto del trabajo va al mismo ritmo que la primera parte, lo que rara vez ocurre. Aun así es mucho mejor que enterarse al final.

Cuándo avisar al cliente

Avisa al cliente en cuanto sepas dos cosas: que el presupuesto se superará y por qué. No cuando llegues al 100%.

Solo hay dos causas honestas, y llevan a conversaciones diferentes:

1. El alcance creció. Conceptos extra, un formato extra, una tercera ronda de revisiones. Eso es una solicitud de cambio, y el cliente paga por ello. Plantéalo en el momento en que se pida, idealmente antes de hacer el trabajo.
2. Subestimaste. El trabajo en la cotización está tomando más tiempo del que planeaste. Ese es tu coste, al menos en un trabajo a precio fijo. Asúmelo, termina el trabajo y corrige tu estimación para la próxima vez.

Mezclar los dos es cómo los freelances pierden clientes. No envíes una factura por tu propia subestimación disfrazada de ampliación de alcance.

Un correo de aviso corto para el primer caso:

Asunto: Control de presupuesto en el proyecto de identidad de marca

Hola Anna,

Una actualización rápida antes de continuar. La cotización cubría tres
direcciones de concepto y dos rondas de revisiones. Ahora estamos en
una cuarta dirección, que está fuera de eso.

La cuarta dirección son unos 8 horas de trabajo, así que 640,00 a la
tarifa del proyecto. Puedo añadirla como cambio en la cotización, o
podemos descartarla y elegir de las tres que tenemos. Cualquiera de
las dos opciones me va bien.

Puedes decirme cuál prefieres antes de que continúe con ella?

Gracias,
Alex

Solicitudes de cambio

Cada cambio en el alcance debe acabar por escrito con un precio e impacto en el tiempo, aunque sea pequeño. No necesita un nuevo contrato; una respuesta de correo corta en la que el cliente esté de acuerdo es suficiente para la mayoría del trabajo. Mantén una lista en el proyecto de cada cambio, sus horas y si fue aprobado. Al final añades los cambios aprobados a la factura final como líneas propias, y nadie se sorprende.

Si te encuentras escribiendo las mismas solicitudes de cambio en cada proyecto, el alcance en tus cotizaciones es demasiado vago. Un documento de alcance con entregables, rondas de revisiones y exclusiones especificadas detiene la mayoría antes de que empiecen.

Después del proyecto

Compara las horas finales con el plan, fase por fase, y anota dónde estuvo la diferencia. Después de cinco o seis proyectos verás un patrón: para mí siempre fue revisiones y entrega, nunca el trabajo creativo. Ponlo en tu próxima cotización, y el control de presupuesto se vuelve más tranquilo cada vez.

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