Jak pilnować budżetu projektu względem przepracowanych godzin

Krótka odpowiedź

Przelicz cenę projektu na godziny, dzieląc ją przez swoją stawkę godzinową. Zapisuj godziny każdego dnia, w którym pracujesz nad zleceniem. Raz w tygodniu porównaj dwie liczby: jaki procent godzin już zużyłeś i jaki procent pracy jest naprawdę gotowy. Jeśli pierwsza liczba wyprzedza drugą o mniej więcej dziesięć punktów, zmierzasz do przekroczenia budżetu, i to jest moment, żeby powiedzieć o tym klientowi, a nie na końcu.

To cała metoda. Dalej opisuję, jak wykonać każdy krok tak, żeby nie stał się osobną pracą.

Krok 1: przelicz budżet na godziny

Klienci myślą w pieniądzach. Ty wydajesz czas. Przelicz więc cenę na jednostkę, którą naprawdę zużywasz.

Budżet w godzinach = cena projektu (bez VAT i kosztów, które refakturujesz na klienta) podzielona przez twoją stawkę godzinową.

Zlecenie za 4800,00 przy stawce 80,00 za godzinę to budżet 60 godzin. Jeśli wyceniłeś pracę stałą kwotą, bez stawki godzinowej w tle, przyjmij stawkę, jaką chcesz zarabiać. Kalkulator stawki dziennej wyliczy ją z dochodu, jaki chcesz mieć, a kalkulator stawki godzinowej z pensji, której chcesz dorównać.

Zostaw sobie zapas. Ja odkładam 10-15% godzin na rzeczy, które zdarzają się zawsze: dodatkowe spotkanie, plik w złym formacie, uwagi klienta rozbite na trzy maile. Przy budżecie 60 godzin to około 8 godzin, więc do zaplanowania zostają 52.

Krok 2: rozdziel godziny na etapy

Podziel projekt na etapy z oferty i przypisz każdemu jego część godzin. Przy małym projekcie identyfikacji wizualnej:

To ten sam podział, którego powinieneś był użyć przy wycenie. Jeśli go nie masz, poradnik jak wycenić projekt jako freelancer pokazuje, jak go zbudować, a poradnik jak napisać ofertę, jak pokazać etapy klientowi.

Krok 3: zapisuj godziny z grubsza, ale codziennie

Nie potrzebujesz stopera włączonego przez cały dzień. Potrzebujesz liczby dla każdego dnia, uczciwej z dokładnością do pół godziny. Wystarczy notatka na koniec dnia: data, projekt, etap, godziny. Arkusz kalkulacyjny też się sprawdzi. Nie działa za to odtwarzanie całego tygodnia z pamięci w piątek, bo zapominasz te małe godziny, a to właśnie przez nie ucieka budżet.

Zapisuj też nudną pracę: spotkania, maile, eksport plików, ponowne czytanie briefu. W moich projektach 3D różnica między godzinami, które wydawało mi się, że przepracowałem, a tymi, które zapisałem, zawsze siedziała właśnie w tej kategorii.

Krok 4: raz w tygodniu porównaj zużyte godziny z wykonaną pracą

Tę część ludzie pomijają. Same przepracowane godziny niewiele mówią. 30 godzin z 60 jest w porządku, jeśli gotowa jest połowa pracy, i jest problemem, jeśli gotowa jest jedna trzecia.

Co tydzień zapisz:

• Procent zużytych godzin: przepracowane godziny podzielone przez budżet w godzinach.
• Procent wykonanej pracy: twoja uczciwa ocena, ile pracy jest skończone. Oprzyj się na etapach: jeśli koncepcje są zaakceptowane, a poprawki w połowie, policzysz to z godzin przypisanych do etapów.
• Tempo zużycia: godziny zużywane w tygodniu.
• Prognozę całości: przepracowane godziny podzielone przez procent wykonanej pracy. Jeśli zużyłeś 44 godziny, a gotowe jest 60% pracy, całe zlecenie zajmie około 73 godzin.

Przykład dla projektu na 60 godzin z tabeli wyżej:

W 1. tygodniu różnica to trzy punkty i nie ma się czym martwić. W 2. tygodniu to już dziesięć punktów, a prognoza mówi 75 godzin przy budżecie 60. To jest tydzień, w którym trzeba sprawdzić, dlaczego. W tym przykładzie chodziło o etap koncepcji: klient poprosił o czwarty kierunek, którego nie było w ofercie, a ja zgodziłem się na spotkaniu i niczego nie zapisałem.

Prognoza jest prymitywna. Zakłada, że reszta pracy pójdzie w tym samym tempie co dotychczasowa, a tak bywa rzadko. I tak jest dużo lepsza niż dowiedzenie się wszystkiego na końcu.

Kiedy uprzedzić klienta

Powiedz klientowi, gdy tylko wiesz dwie rzeczy: że budżet zostanie przekroczony i dlaczego. Nie wtedy, gdy dojdziesz do 100%.

Uczciwe przyczyny są tylko dwie i prowadzą do zupełnie innych rozmów:

1. Zakres się powiększył. Dodatkowe koncepcje, dodatkowy format, trzecia runda poprawek. To zmiana zakresu i płaci za nią klient. Zgłoś ją w chwili, gdy klient o nią prosi, najlepiej zanim zaczniesz pracę.
2. Źle oszacowałeś. Praca z oferty trwa dłużej, niż zakładałeś. Przy zleceniu za stałą cenę to twój koszt. Weź go na siebie, skończ pracę i popraw wycenę następnym razem.

Mieszanie tych dwóch sytuacji to sposób, w jaki freelancerzy tracą klientów. Nie wystawiaj klientowi faktury za własny błąd w wycenie przebrany za zmianę zakresu.

Krótki mail z ostrzeżeniem w pierwszym przypadku:

Temat: Budżet projektu identyfikacji wizualnej

Cześć Anna,

krótka informacja, zanim pójdziemy dalej. Oferta obejmowała trzy
kierunki koncepcji i dwie rundy poprawek. Teraz pracujemy nad czwartym
kierunkiem, który wychodzi poza ten zakres.

Czwarty kierunek to około 8 godzin pracy, czyli 640,00 według stawki
z projektu. Mogę dopisać go do oferty jako zmianę albo możemy z niego
zrezygnować i wybrać spośród trzech, które już mamy. Obie opcje są dla
mnie w porządku.

Daj znać, co wolisz, zanim usiądę do tej pracy?

Dzięki,
Alex

Zmiany zakresu

Każda zmiana zakresu, nawet mała, powinna zostać zapisana razem z ceną i wpływem na termin. Nie potrzeba nowej umowy, przy większości prac wystarczy krótka odpowiedź mailowa, w której klient się zgadza. Prowadź przy projekcie listę zmian: każda z godzinami i informacją, czy została zaakceptowana. Na koniec dopisujesz zaakceptowane zmiany do faktury końcowej jako osobne pozycje i nikt nie jest zaskoczony.

Jeśli w każdym projekcie piszesz te same zmiany zakresu, zakres w twoich ofertach jest zbyt ogólny. Opis zakresu prac z jasno wypisanymi rezultatami, rundami poprawek i wyłączeniami zatrzyma większość z nich, zanim się pojawią.

Po projekcie

Porównaj końcowe godziny z planem, etap po etapie, i zapisz, gdzie powstała różnica. Po pięciu czy sześciu projektach zobaczysz wzorzec: u mnie zawsze były to poprawki i przekazanie, nigdy sama praca twórcza. Uwzględnij to w następnej ofercie, a kontrola budżetu z każdym projektem będzie spokojniejsza.

Pytania