Lo esencial de un contrato freelance

Lo esencial de un contrato freelance

Un contrato freelance debe decir quiénes son las partes, qué vas a entregar, cuántas rondas de revisiones incluye, cuánto cuesta y cuándo se paga, qué pasa si el pago llega tarde, qué pasa si se cancela el proyecto, quién es dueño del trabajo y cómo puede usarse, qué información es confidencial, cómo puede terminar el acuerdo cualquiera de las dos partes, y hasta dónde llega tu responsabilidad. Todo lo demás es detalle.

No necesitas un documento largo. Un acuerdo claro de dos o tres páginas que ambas partes lean vale más que veinte páginas que nadie abre. Las listas de verificación de contratos por especialidad tienen un ejemplo en lenguaje sencillo para 25 tipos de trabajo freelance si quieres un punto de partida.

1. Partes y relación

Nombres legales completos y direcciones de ambas partes, y la fecha. Si el cliente es una empresa, usa el nombre registrado de la empresa, no la marca de su web, y asegúrate de que quien firma puede hacerlo en su nombre.

Deja claro que eres un contratista independiente, no un empleado: tú decides cómo y cuándo haces el trabajo, usas tu propio equipo, y eres responsable de tus propios impuestos. Una frase no determina por sí sola el estatus laboral, ya que las autoridades miran cómo funciona realmente la relación, pero deja constancia de lo que ambas partes pretendían.

2. Alcance del trabajo

Qué vas a entregar, en términos específicos, y qué no está incluido. Para cualquier proyecto más grande que un día o dos, pon los detalles en un documento de alcance separado y haz referencia a él desde el contrato, así el contrato puede ser el mismo de proyecto a proyecto. Mi guía sobre cómo escribir un documento de alcance tiene las secciones y un ejemplo completo.

3. Revisiones y cambios de alcance

El número de rondas de revisiones incluidas, qué cuenta como revisión, y cómo se maneja el trabajo extra. Una línea útil: "Los cambios fuera del alcance acordado, o más allá de dos rondas de revisiones, se presupuestan por escrito y comienzan solo una vez aprobados." Sin esto, cada idea nueva que tenga el cliente se convierte en tu problema sin pagar.

4. Honorarios y condiciones de pago

El precio, la moneda, si el impuesto va aparte, el calendario de pagos y la fecha de vencimiento de cada factura. Si cobras un anticipo, especifica cuánto, cuándo vence y si es reembolsable. Si facturas por hora, da la tarifa, el incremento de facturación y cualquier límite. La guía de condiciones de pago explica net 14, net 30, hitos y el resto.

También vale la pena aclarar: quién paga los gastos bancarios y de transferencia, y que el trabajo comienza una vez que el anticipo ha llegado.

5. Pago tardío

Qué pasa cuando una factura no se paga a tiempo: intereses, una cantidad fija, el derecho a pausar el trabajo. En el Reino Unido y la UE, las empresas ya tienen un derecho legal a intereses por pago tardío entre empresas, pero escribirlo en el contrato significa que nadie se sorprende. La calculadora de intereses por pago tardío muestra qué suma en una factura real.

En los EE.UU. es un asunto de contrato y ley estatal, así que la cláusula importa más. Mantén cualquier tasa que fijes razonable y dentro de los límites legales que apliquen donde tú y el cliente estén.

6. Cancelación y kill fee

Qué debe el cliente si cancela a mitad del proyecto. Un kill fee es un pago por el trabajo ya hecho y el tiempo ya reservado, normalmente un porcentaje del total que sube conforme avanza el proyecto. Un patrón común:

Los números son tuyos para elegir. Lo que importa es que estén escritos antes de que alguien tenga razón para discutir.

7. Propiedad, licencia y derechos de uso

Quién es dueño del trabajo, y desde cuándo. Lo habitual es que los derechos pasen al cliente una vez que la factura está pagada en su totalidad, no en la entrega. Esa única condición es la palanca más fuerte que tiene un freelance.

Sé específico sobre qué pasa. En trabajo 3D y diseño hay una gran diferencia entre los renders finales y los archivos fuente, modelos, texturas y rigs que los hicieron. Yo licencio los resultados para el uso acordado y me quedo con los archivos fuente a menos que se compren por separado. Los fotógrafos, ilustradores y escritores a menudo licencian el uso en lugar de transferir la propiedad: por medio, territorio y tiempo.

Nota cualquier material de terceros, como fuentes, imágenes de stock, plugins y música, y quién es responsable de licenciarlo. Y mantén el derecho a mostrar el trabajo en tu portafolio, con un plazo si el cliente lo necesita para un lanzamiento.

En los EE.UU., los derechos de autor en trabajos encargados generalmente se quedan con el creador a menos que haya una asignación escrita firmada o el trabajo caiga en las categorías estrechas de work-made-for-hire, así que una línea vaga "el cliente es dueño de todo" puede no hacer lo que ninguna de las partes piensa. Otros países tienen sus propias reglas, incluyendo derechos morales que no siempre pueden renunciarse. Esta es una cláusula en la que conviene pedir asesoramiento si los derechos valen mucho.

8. Confidencialidad

Qué debe mantener privado cada parte y por cuánto tiempo. Hazlo mutuo y razonable: los productos sin lanzar y datos del cliente, tu precio y métodos. Si el cliente envía su propio NDA, léelo para ver si hay algo que te impida mostrar trabajo que ya has mostrado, o trabajar para alguien en su industria.

9. Terminación

Cómo puede terminar el acuerdo cualquiera de las dos partes: con aviso previo por cualquier razón (14 o 30 días es común), o inmediatamente por un incumplimiento grave como falta de pago. Di qué se debe en la terminación: pago por el trabajo hecho hasta la fecha, a la tarifa acordada o según el calendario de kill fee, y entrega del trabajo pagado.

10. Responsabilidad y garantías

Un límite en tu responsabilidad, comúnmente el honorario total pagado bajo el contrato, y una exclusión de pérdidas indirectas como ganancias perdidas. Una promesa de que el trabajo es tuyo y no infringe, que sepas, los derechos de nadie más. Si el cliente proporciona material, una promesa equivalente de que tienen derecho a usarlo.

Algunos tipos de responsabilidad no pueden excluirse por contrato en muchos países, como muerte o lesión causadas por negligencia. No copies una cláusula que afirme lo contrario.

11. Ley aplicable y resolución de disputas

Qué ley de qué país o estado aplica, y dónde se resuelven las disputas. Cuando tú y el cliente están en países diferentes esto importa, y el valor por defecto sin una cláusula puede ser poco claro. Muchos freelances eligen su propia jurisdicción; clientes más grandes presionarán por la suya. Un paso antes de ir a juicio, como un aviso escrito y 30 días para hablar, resuelve la mayoría de los problemas.

Leyes de protección de freelances en los EE.UU.

Varios lugares en los EE.UU. ahora requieren un contrato escrito para trabajo freelance y establecen reglas de pago:

• Nueva York (ciudad): la Freelance Isn't Free Act, desde 2017, para trabajo de 800 dólares o más, solo o durante un período de 120 días.
• Nueva York (estado): su propia Freelance Isn't Free Act, desde el 28 de agosto de 2024, con el mismo umbral de 800 dólares durante 120 días.
• Illinois: la Freelance Worker Protection Act, desde el 1 de julio de 2024, para 500 dólares o más, solo o durante 120 días.
• California: la Freelance Worker Protection Act (SB 988), desde el 1 de enero de 2025, para 250 dólares o más.

Estas leyes generalmente requieren que el contrato liste los servicios, la tarifa y el método de pago, y la fecha de pago, y requieren pago dentro de 30 días de terminar el trabajo cuando no se acordó una fecha. Los detalles difieren, así que lee la página oficial del estado o ciudad que te aplique a ti y a tu cliente.

Cómo usar esta lista

Comienza con un ejemplo, elimina lo que no aplique, y rellena los números. Léelo una vez desde el lado del cliente y pregúntate si una persona razonable lo firmaría. Luego envíalo con el presupuesto antes de que comience el trabajo, no con la primera factura. Un contrato firmado después de que comience una disputa es una conversación mucho más difícil.

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