Cómo calcular el precio de un proyecto freelance

La respuesta corta

Empieza por un mínimo: la tarifa diaria que necesitas para cubrir tus ingresos, los gastos del negocio y los impuestos, ganados solo en los días que un cliente te paga. Luego estima el proyecto en días, tarea por tarea, añade un margen para cambios e imprevistos, y multiplica. Ajusta hacia arriba según la urgencia, los derechos de uso y el valor del trabajo para el cliente. Nunca bajes del mínimo para ganar un proyecto a menos que hayas decidido de antemano que merece la pena.

Paso 1: encuentra tu tarifa diaria mínima

El error más común al fijar precios es dividir el salario que quieres entre 260 días de trabajo. (Si lo comparas con un empleo, la calculadora de tarifa horaria freelance parte del salario.) Nadie factura 260 días al año. Tienes vacaciones, te pones enfermo, y una parte importante de tu tiempo de trabajo va a cosas que nadie te paga: presupuestos, administración, facturación, buscar el siguiente cliente, aprender, y los huecos entre proyectos.

El cálculo que funciona es así:

1. Decide los ingresos anuales que quieres antes del impuesto sobre la renta.
2. Suma tus gastos anuales del negocio: software, hardware, seguros, asesor, espacio de trabajo, viajes.
3. Si quieres que el resultado cubra también impuestos y cotizaciones sociales, ajusta los ingresos por ellos.
4. Calcula los días disponibles: días de trabajo menos vacaciones, festivos y días de enfermedad.
5. Multiplica por el porcentaje de esos días que acabas facturando. Para muchos freelancers está entre la mitad y las tres cuartas partes. Usa tus propios números si tienes un año de registros.
6. Divide los ingresos anuales que necesitas entre los días facturables.

Un ejemplo con números inventados:

Ese 511 es el mínimo, no el precio. Por debajo de él, cada día que trabajes empeora el año. La calculadora de tarifa diaria hace esta suma por ti con tus propias cifras, incluyendo impuestos si lo quieres.

Compara el resultado con el mercado. Si tu mínimo está muy por encima de lo que pagan los clientes en tu sector, o los gastos son demasiado altos, o el porcentaje facturable es muy bajo, o estás buscando a los clientes equivocados. Si está muy por debajo, tienes margen para cobrar más y deberías hacerlo.

Paso 2: estima el proyecto en días

Los clientes rara vez compran días. Compran un resultado: una identidad de marca, un conjunto de renders de producto, un sitio web. Pero aún necesitas saber cuántos días te llevará, porque eso es lo que te cuesta.

Divide el trabajo en tareas que puedas imaginar haciendo, y estima cada una:

• Briefing e investigación.
• Primeros conceptos o borradores.
• Cada ronda de cambios, por separado.
• Producción final, exportación y entrega.
• Gestión del proyecto: llamadas, correos, manejo de archivos. La gente se olvida de esta. En proyectos pequeños con clientes que hablan mucho puede ser una quinta parte del tiempo.

Estima en medios días, no en horas. Las estimaciones a nivel de hora parecen precisas y suelen estar equivocadas en la misma dirección: demasiado bajas. Si una tarea te parece "un par de horas", apunta medio día.

Si has hecho trabajo similar antes, mira lo que realmente te llevó, no lo que recuerdas que te llevó. El seguimiento de tiempo durante unos meses, aunque sea aproximado, es la mejor herramienta de precios que tiene un freelancer.

Paso 3: añade un margen y valora el riesgo

Todo proyecto tiene incógnitas: retroalimentación lenta, un archivo en formato equivocado, un interesado que aparece en la segunda ronda. Un margen las paga para que no tengas que discutir sobre cada una.

Un enfoque simple es un porcentaje sobre la estimación, mayor cuando el briefing es vago o el cliente es nuevo:

• Un briefing claro de un cliente que conoces: 10 a 15%.
• Un briefing razonable de un cliente nuevo: 20 a 25%.
• Un briefing vago, muchos interesados, o un tipo de trabajo que no has hecho antes: 30% o más, o divide el trabajo y presupuesta solo la primera parte.

Siguiendo el ejemplo: 7 días de tareas más un margen del 20% son 8,4 días. A un mínimo de 511 al día, son unos 4.300. Ese es el precio fijo más bajo que no pierde dinero en tiempo.

Paso 4: ajusta por valor, urgencia y derechos

El mínimo te dice lo que el trabajo te cuesta. El precio puede ser más alto, y a menudo debería serlo:

• Urgencia. Un plazo que significa trabajar por las noches o mover otros clientes merece un recargo de urgencia, normalmente del 25 a 50%. Llámalo tarifa de urgencia.
• Uso y licencia. Un logo para un café local y una imagen de producto para una campaña publicitaria nacional pueden llevar el mismo tiempo. La segunda vale mucho más para el cliente, y en muchos campos creativos el precio refleja cómo y dónde se usa el trabajo. Incluye el uso en el presupuesto.
• El tamaño y presupuesto del cliente. Las grandes empresas esperan números más grandes y desconfían de presupuestos baratos.
• Lo que rechazarías. Si este trabajo bloquea uno mejor, incluye eso en el precio o di que no.

No bajes del mínimo solo porque el cliente lo pida. Si el presupuesto es menor, reduce el alcance: menos imágenes, una ronda de cambios en lugar de dos, un entregable más pequeño. Un precio más bajo por el mismo trabajo le enseña al cliente que tu primer número no era real.

¿Tarifa horaria, diaria o fija?

Las tarifas fijas son donde un freelancer experimentado gana más, porque te quedas con el beneficio de ser rápido. Solo funcionan si el alcance está por escrito, incluyendo qué no está incluido y cuántas rondas de cambios hay, y si cada solicitud de cambio tiene un precio antes de hacerlo.

Las tarifas horarias y diarias son más seguras cuando no ves el final del trabajo, siempre que sigas las horas contra el presupuesto. Muchos freelancers usan ambas: una tarifa fija para la parte definida, y una tarifa diaria para cualquier cosa añadida después, indicada en el presupuesto.

Presenta el precio

Cómo envías el número cambia cómo se recibe:

• Envía un presupuesto, no un número en un mensaje de chat. Un presupuesto con un alcance, una línea de exclusiones, una cronología y una fecha de validez parece una oferta profesional. Un número desnudo invita a negociar. La guía de plantilla de presupuesto cubre qué incluir.
• Ofrece opciones cuando el presupuesto es incierto: por ejemplo una versión más pequeña y otra más completa, cada una con su propio alcance. El cliente elige el alcance en lugar de discutir sobre el precio.
• Muestra el trabajo, no las horas. En una tarifa fija, lista los entregables, no "38 horas a 73".
• Pide un anticipo en cualquier cosa que dure más de unos pocos días. Confirma el trabajo y protege tu tiempo.

Sube tus precios

Los freelancers suben precios demasiado pocas veces. Algunas reglas prácticas:

• Recalcula tu mínimo una vez al año, cuando conoces los gastos reales y días facturables del año anterior.
• Los clientes nuevos reciben la tarifa nueva de inmediato.
• Los clientes existentes reciben aviso, un mes o dos, por escrito, y la tarifa nueva se aplica al trabajo nuevo.
• Si estás completamente ocupado durante meses, probablemente eres demasiado barato.

Cuando un cliente se va por una subida de precio justa, el tiempo que recuperas es el tiempo que necesitas para encontrar uno que la pague. Mi guía sobre cómo encontrar clientes freelance trata esa parte.

Una lista de comprobación rápida antes de enviar un precio

1. ¿El precio está en o por encima de mi tarifa diaria mínima multiplicada por los días estimados?
2. ¿Estimé cada tarea por separado, incluyendo cambios y gestión del proyecto?
3. ¿Añadí un margen que se ajuste a lo claro que es el briefing?
4. ¿El presupuesto dice qué está incluido, qué no, y cuántas rondas de cambios hay?
5. ¿Dice cómo se puede usar el trabajo?
6. ¿Hay un anticipo y una fecha de validez?

Si los seis son sí, envíalo y no te disculpes por el número.

Preguntas