Condiciones y plazos de pago de una factura

La respuesta corta

Las condiciones de pago de una factura dicen cuándo debe pagarse y qué ocurre si no se paga. Para la mayoría del trabajo freelance, 14 días desde la fecha de la factura es un plazo justo para clientes pequeños, 30 días es lo normal para empresas más grandes, y un anticipo antes de empezar es lo normal para cualquier proyecto que dure más de unos días. Pon las condiciones en el presupuesto o contrato primero, luego repítelas en cada factura con una fecha de vencimiento real.

Los plazos comunes, explicados

"Net" aquí solo significa el importe completo de la factura. El número cuenta días naturales desde la fecha de la factura, a menos que tus condiciones digan otra cosa. Si quieres que el plazo empiece desde la entrega o desde que el cliente reciba la factura, escríbelo claro, porque la gente asumirá la versión que le conviene.

Qué plazos elegir

Más corto no siempre es mejor. Un plazo que el equipo de contabilidad del cliente no puede cumplir no te hace cobrar más rápido; te deja una factura vencida y una conversación incómoda. Pregunta al cliente cómo funcionan sus ciclos de pago antes de acordar. Muchas empresas pagan a proveedores una o dos veces al mes en días fijos, y una factura que se pierde un ciclo espera al siguiente.

Qué usaría yo:

• Personas y negocios muy pequeños: 7 a 14 días, o pago a la entrega para trabajos pequeños.
• Empresas pequeñas y medianas: 14 a 30 días.
• Grandes corporaciones: 30 días si puedes conseguirlo, y espera que sus condiciones estándar sean más largas. Acuerda el plazo por escrito antes del proyecto, porque su sistema de compras aplicará su condición por defecto si no.
• Clientes nuevos de los que no sabes nada: un anticipo, y plazos más cortos para el resto.
• Retenciones: factura al inicio de cada mes, vencimiento en 7 a 14 días, por el trabajo de ese mes.

Sea lo que sea lo que elijas, escribe la fecha real en la factura: "Vencimiento 19 de octubre de 2026 (14 días)". Una fecha no deja nada a interpretar.

Anticipos, hitos y retenciones

Para cualquier cosa más larga que una semana o dos, esperar hasta el final para facturar todo pone todo el riesgo en ti. Tres formas de compartirlo:

Un anticipo se paga antes de empezar el trabajo, comúnmente entre el 25 y el 50% del presupuesto. Confirma que el cliente es serio, paga tu tiempo si el proyecto se cancela pronto, y filtra clientes que nunca iban a pagar. Di en el presupuesto si es reembolsable. Factura el anticipo como su propia factura con su propio número (ver la guía de factura de anticipo), y referencialo en la factura final: "Total 4.950,00, menos anticipo pagado (factura 2026-011) 1.485,00, saldo pendiente 3.465,00".

La facturación por hitos divide el proyecto en etapas, cada una con un pago: por ejemplo 30% para empezar, 40% en la aprobación del primer borrador, 30% en la entrega final. Vincula cada hito a algo que ambas partes puedan ver ocurrir, como "aprobación de los borradores", no "a mitad de camino".

Una retención es una cuota mensual fija por una cantidad de tiempo acordada o un conjunto de tareas fijas, pagada por anticipado. Va bien para trabajo continuo. Di por escrito qué ocurre con las horas no usadas (la mayoría de retenciones no las trasladan) y cómo se facturan las horas extra.

Descuentos por pago anticipado

"2/10 Net 30" ofrece un descuento por pagar rápido. En teoría acelera el pago. En la práctica, clientes pequeños a menudo lo ignoran y los grandes a veces toman el descuento incluso cuando pagan tarde, lo que significa que luego persigues una diferencia del 2%. Si quieres intentarlo, asegúrate de que tu factura muestre ambos importes y ambas fechas, para que no haya discusión sobre cuál aplica.

Para la mayoría de freelancers una fecha de vencimiento clara y un recordatorio a tiempo hace más que un descuento.

Recargos por retraso e intereses

Solo puedes cobrar un recargo por retraso o interés si el cliente lo acordó, o si la ley te da el derecho independientemente de lo que se haya acordado. De cualquier forma, decláralo en el presupuesto, en el contrato y en la factura. Un recargo que aparece por primera vez en un recordatorio es difícil de hacer cumplir y daña la relación.

Qué dice la ley en algunos lugares:

• Reino Unido. Para deudas entre empresas, la Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998 te permite reclamar interés estatutario del 8% anual por encima de la tasa base del Banco de Inglaterra, más compensación fija por factura: £40 para deudas menores de £1.000, £70 para £1.000 a £9.999,99, y £100 para £10.000 o más. Se aplica a menos que tu contrato establezca su propio remedio sustancial. Una Commercial Payments Bill, aún en trámite en el Parlamento en octubre de 2026, limitaría los plazos de pago a 60 días y haría este interés obligatorio; GOV.UK dirá cuándo entra en vigor.
• Unión Europea. La Directiva sobre Lucha contra la Morosidad (2011/7/EU) da a las empresas derecho a interés de al menos 8 puntos porcentuales por encima de la tasa de referencia del Banco Central Europeo, más al menos 40 euros en compensación por costes de recuperación. Donde no se acordó un período de pago, el interés generalmente corre desde 30 días después de que el cliente reciba la factura. Cada país lo escribe en su propia ley; Alemania, por ejemplo, fija la tasa para deudas entre empresas en 9 puntos por encima de su tasa base.
• Estados Unidos. No hay una regla federal para recargos por retraso entre empresas. Es un asunto de contrato y ley estatal, y muchos estados limitan las tasas de interés. Algunos lugares tienen leyes de pago para freelancers: Nueva York (ciudad y estado), Illinois y California requieren un contrato escrito por encima de una cantidad fija (desde $250 en California a $800 en Nueva York) y, donde no se acordó una fecha de pago, pago en 30 días después de terminar el trabajo. Comprueba las reglas para tu estado y el del cliente.
• Canadá y Australia. El interés por retraso entre empresas depende de tu contrato y de la ley provincial o estatal. Escribe la tasa en tus condiciones.

Incluso donde tienes el derecho, piensa si usarlo. Añadir interés estatutario a la primera factura retrasada de un cliente de larga data puede terminar una buena relación por una suma pequeña. Es una herramienta para clientes que son repetidamente lentos o que han dejado de responder. Muchos freelancers lo mencionan en la factura y solo lo reclaman cuando una deuda pasa 30 días. La calculadora de interés por retraso calcula la suma para el Reino Unido, la UE, Alemania o tu propia tasa de contrato.

Redacción que puedes copiar

Corta, específica, e igual en todas partes donde el cliente la vea:

Condiciones de pago: 14 días desde la fecha de la factura. Esta
factura vence el 19 de octubre de 2026.

Por favor paga por transferencia bancaria usando el número de factura
como referencia. Todos los gastos bancarios corren a cargo del
emisor.

Pago retrasado: las facturas vencidas generan interés al [tasa] por
mes [o: interés estatutario conforme a la Late Payment of Commercial
Debts (Interest) Act 1998], desde la fecha de vencimiento hasta el
pago.

Para un proyecto con anticipo:

Plan de pago: 40% anticipo debido antes de empezar el trabajo
(facturado en la aceptación de este presupuesto), 60% saldo debido
14 días después de la entrega final. El trabajo empieza una vez
recibido el anticipo.

Reemplaza las partes entre corchetes con tus propias cifras. Si usas interés contractual en lugar de estatutario, mantén la tasa razonable y comprueba que está dentro de cualquier límite legal donde tú o el cliente estéis.

Haz que las condiciones se cumplan

Las condiciones solo funcionan si se acuerdan antes del trabajo y se aplican igual cada vez:

1. Ponlas en el presupuesto y el contrato, y pide aceptación escrita.
2. Repítelas en cada factura, con una fecha de vencimiento real.
3. Envía la factura el día en que se acepte el trabajo o el hito.
4. Envía un recordatorio amable unos días antes de la fecha de vencimiento para importes grandes, y uno firme el día después de que pase.
5. Pausa el trabajo en proyectos sin pagar una vez que una factura está muy vencida, y dilo por escrito antes de hacerlo.

El generador de correo de recordatorio de pago redacta los recordatorios para cada etapa. Mi guía sobre cómo hacer seguimiento a una factura sin pagar tiene la secuencia completa con plantillas. Para redactar tus condiciones en un contrato, las listas de verificación de contrato listan la cláusula de pago junto a las otras que un contrato freelance necesita.

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