Cómo hacer una factura como autónomo, con un ejemplo paso a paso

La respuesta corta

Una factura es una solicitud de pago que también funciona como registro para las declaraciones fiscales de ambas partes. Dice quién factura a quién, por qué, cuánto, cuándo y cómo pagar. El resto son detalles que dependen de tu país y de si cobras IVA o impuesto sobre ventas.

A continuación, repaso cada parte en el orden en que la rellenas, luego muestro una factura completa para un trabajo ficticio, y finalmente enumero los errores que más a menudo retrasan el pago.

Antes de escribirla, acuerda los términos

La mayoría de los pagos lentos comienzan antes de que exista la factura. Si el cliente nunca confirmó un precio, un plazo de pago o quién en su empresa recibe facturas, tu PDF cae en una bandeja general y espera. Antes de empezar el trabajo, consigue esto por escrito. Una respuesta por correo que diga "sí, de acuerdo" es suficiente para la mayoría de trabajos pequeños:

• El precio, ya sea una tarifa fija o una tarifa horaria con una estimación de horas o días.
• Qué incluye el precio, como el número de rondas de revisión.
• Cuándo facturarás: por adelantado, por hitos, mensualmente o al final.
• Las condiciones de pago, por ejemplo 14 días desde la fecha de la factura.
• El nombre y correo de la persona que procesa facturas, y si necesita un número de orden de compra.

Este último punto atrapa a mucha gente. Las empresas grandes a menudo no pueden pagar una factura sin un número de orden de compra, y el equipo de contabilidad te la devolverá en lugar de buscar la referencia ellos mismos. Pídelo al principio, cuando todos aún están interesados.

Paso 1: tus datos

Pon tu nombre o nombre de negocio en la parte superior, con una dirección postal y un correo electrónico. Si trabajas bajo un nombre comercial como autónomo, algunos países esperan que también aparezca tu nombre legal. Si estás registrado para IVA o impuesto sobre ventas, añade el número de registro. Si tienes un número de empresa, añádelo también.

Mantén este bloque idéntico en cada factura. Los equipos de contabilidad cotejan a los proveedores por nombre y datos bancarios, y un nombre comercial que cambia de una factura a la siguiente puede desencadenar una nueva verificación de proveedor.

Paso 2: los datos del cliente

Usa el nombre legal de la empresa del cliente, no el nombre de marca que conoces, y su dirección de facturación. Para clientes empresariales en la UE, incluye su NIF-IVA, porque algunas facturas dependen de él (más sobre esto en el paso de impuestos). Añade la persona de contacto o departamento si te lo dieron, y el número de orden de compra si lo usan.

Paso 3: el número de factura y las fechas

Cada factura necesita un número único, y los números deben formar una secuencia ininterrumpida (la numeración de facturas tiene los detalles). Las administraciones fiscales en el Reino Unido, la UE y otros lugares lo esperan, y también evita que el cliente pague la misma factura dos veces o se pierda una. Elige un formato y mantenlo:

• Un contador simple: 001, 002, 003.
• Año más contador: 2026-001, 2026-002. Se reinicia cada año y sigue ordenándose correctamente.
• Un prefijo: FAC-0042. Está bien, siempre que nunca reutilices un número.

Si cometes un error en una factura que ya has enviado, no la edites y la reenvíes con el mismo número. Emite una factura rectificativa que la cancele, luego una nueva factura con el siguiente número. Eso mantiene tus registros honestos y tu secuencia intacta.

Luego necesitas dos fechas. La fecha de emisión es el día en que la envías. La fecha de vencimiento es el día en que se espera el pago. Escribe la fecha de vencimiento como una fecha, como 19 de octubre de 2026, y no solo como "Neto 14". Una fecha es más difícil de malinterpretar. Si el trabajo ocurrió durante un período diferente, añade una línea para eso también, por ejemplo "Período de trabajo: septiembre de 2026". Algunos países requieren la fecha de suministro cuando difiere de la fecha de emisión.

Paso 4: los conceptos de la factura

Esta es la parte que la gente se apresura. Cada línea debe permitir que alguien que no estuvo en el proyecto entienda qué está pagando. La persona que aprueba tu factura a menudo es un empleado de finanzas, no el director de arte que te contrató.

Una buena línea tiene una descripción, una cantidad, una unidad (horas, días, artículos o una tarifa fija) y un precio. Compara estos dos:

• "Trabajo de diseño, 2.400,00"
• "Identidad de marca: logo, paleta de colores y sistema tipográfico, según presupuesto Q-2026-009 (tarifa fija), 2.400,00"

El segundo responde las preguntas antes de que se hagan. Hacer referencia a tu número de presupuesto permite al cliente verificarlo contra lo que aprobó, que es la ruta más rápida hacia "aprobado, pagado".

Factura los extras en líneas separadas. Si el presupuesto incluía dos rondas de revisión y el cliente pidió una tercera, muéstrala por separado con las horas. Un número único más grande sin desglose invita a una consulta, y una consulta reinicia el reloj de pago.

Paso 5: impuestos

Hay tres situaciones comunes, y tu factura se ve diferente en cada una:

1. No estás registrado para IVA o impuesto sobre ventas. No cobras impuestos y no muestras una línea de impuestos. En algunos países debes añadir una frase explicando por qué, por ejemplo bajo una exención de pequeña empresa.
2. Estás registrado y el cliente está en tu país. Añades impuestos a la tasa correcta en una línea separada, y muestras tu número de registro.
3. Estás registrado y el cliente es una empresa en otro país. A menudo no cobras impuestos y el cliente lo contabiliza él mismo bajo inversión del sujeto pasivo. La factura normalmente necesita una nota diciendo así, y ambos NIF-IVA.

Los detalles varían mucho según el país, así que escribí una guía separada sobre qué poner en una factura en EE.UU., Reino Unido, UE, Canadá y Australia. Si no estás seguro de en cuál de los casos estás, pregunta a un contador una vez. Es una pregunta única y la respuesta se aplicará a cada factura después.

Paso 6: totales y moneda

Muestra el subtotal antes de impuestos, el monto de impuestos y el total debido. Indica la moneda junto al total, aunque parezca obvio. "$" significa cosas diferentes para clientes en EE.UU., Canadá y Australia. Usa el código de tres letras cuando hay duda: USD, CAD, AUD, EUR, GBP.

Factura en la moneda que acordaste. Si acordaste una tarifa en euros con un cliente en EE.UU., la factura está en euros, y vale la pena decir quién paga los gastos de transferencia bancaria. "Por favor, paga el monto completo, todos los gastos bancarios a cargo del remitente" es una línea normal en facturas internacionales.

Paso 7: cómo pagarte y las condiciones

Da al cliente todo lo que necesita para pagar sin escribir:

• Datos bancarios: nombre de la cuenta, IBAN y BIC/SWIFT para transferencias internacionales, o número de cuenta y de ruta, o código de clasificación y número de cuenta en el Reino Unido.
• Un enlace de pago si aceptas tarjetas o un servicio como PayPal o Wise.
• La referencia que quieres en la transferencia. Pide el número de factura, para que puedas coincidir el pago cuando llegue.
• Las condiciones de pago en una frase: "Pago debido dentro de 14 días, antes del 19 de octubre de 2026".

Si cobras una tarifa por retraso o interés, dilo aquí y di cuánto. Una tarifa por retraso que aparece por primera vez en un recordatorio es difícil de hacer cumplir y se siente como una emboscada para el cliente. Mi guía sobre condiciones de pago de facturas cubre qué es normal.

Un ejemplo completo

Aquí hay una factura completa para un trabajo ficticio. Alex es diseñador autónomo en el Reino Unido, registrado para IVA, facturando a una tostadora de café por una identidad de marca y etiquetas de empaque. Todos los nombres y números son inventados.

FACTURA 2026-014

De:       Alex Marin Design
          12 Example Street, Bristol BS1 0AA, Reino Unido
          [email protected]
          NIF-IVA GB 000 0000 00

Facturar a: Harbor Coffee Roasters Ltd
            Cuentas por pagar, 4 Quay Road, Leeds LS1 0AA
            Número de orden de compra: HC-7781

Fecha de emisión:  5 de octubre de 2026
Fecha de vencimiento: 19 de octubre de 2026 (14 días)
Período de trabajo:   septiembre de 2026
Tu referencia:       Presupuesto Q-2026-009

Descripción                                         Cant. Precio unitario   Importe
Identidad de marca: logo, paleta, sistema tipográfico 1    2.400,00    2.400,00
  (tarifa fija, según presupuesto)
Etiquetas de empaque, bolsa de 250 g, por café       3      350,00    1.050,00
Tercera ronda de revisión (dos estaban incluidas), horas 3   60,00      180,00

                                              Subtotal               3.630,00
                                              IVA 20%                  726,00
                                              Total debido   GBP     4.356,00

Paga por transferencia bancaria a Alex Marin Design
Código de clasificación 00-00-00, cuenta 00000000
Referencia: 2026-014
Los pagos atrasados pueden incurrir en intereses legales según la Ley de Pagos
Atrasados de Deudas Comerciales de 1998.

Algunas cosas a notar. El número de orden de compra del cliente está ahí, para que contabilidad pueda cotejarlo. El número de presupuesto está ahí, para que el aprobador pueda verificar el precio. La ronda de revisión extra tiene su propia línea con las horas. La fecha de vencimiento es una fecha. La referencia de pago es el número de factura. Nada en ella debería llevar a una respuesta pidiendo una pregunta.

Puedes construir lo mismo en el generador de facturas gratuito y descargarlo como PDF. Se ejecuta en tu navegador y no necesita una cuenta.

Enviándola

Envía la factura como PDF, no como documento editable. Nombra el archivo para que tenga sentido en la carpeta de descargas de otra persona, por ejemplo "Alex-Marin-Design-Factura-2026-014.pdf".

Envíala a la persona que procesa facturas, y copia tu contacto del proyecto. Pon el número de factura, el monto y la fecha de vencimiento en el cuerpo del correo, para que nadie tenga que abrir el archivo adjunto para saber qué es. Mantén el mensaje corto:

Asunto: Factura 2026-014, identidad de marca Harbor Coffee, GBP 4.356,00

Hola Priya,

Adjunta está la factura 2026-014 por el trabajo de identidad de marca y etiquetas
(Orden de compra HC-7781). El total es GBP 4.356,00, vencimiento el 19 de octubre de 2026.

Los datos bancarios están en la factura. Avísame si falta algo.

Gracias,
Alex

Envíala cuando el trabajo sea aceptado, no dos semanas después. Cuanto mayor sea el intervalo, más el trabajo se siente como noticias antiguas para el cliente, y más se aleja tu fecha de vencimiento.

Errores que retrasan el pago

Estos son los más comunes:

• Sin número de orden de compra, cuando el cliente los usa. La factura te vuelve.
• Entidad legal incorrecta. Facturar el nombre de marca, o la empresa matriz en lugar de la filial que te contrató.
• Líneas vagas como "servicios de diseño". El aprobador tiene que preguntarle al líder del proyecto qué fue.
• Una fecha de vencimiento escrita solo como "Neto 30" sin fecha, que algunos equipos cuentan desde el día que la recibieron.
• Datos bancarios faltantes o desactualizados, o una cuenta nueva sin explicación, que se ve como fraude para un equipo de contabilidad cuidadoso.
• Editar una factura enviada y reenviárla bajo el mismo número. Ahora hay dos documentos diferentes con un número.
• Enviar a la persona equivocada y nunca verificar que llegó.

Si una fecha de vencimiento pasa de todas formas, un recordatorio corto y educado enviado el siguiente día hábil funciona mejor que esperar un mes y enviar uno furioso. Escribí cómo hacer seguimiento a una factura impaga con plantillas de correo, y hay un generador de correo de recordatorio de pago si quieres un borrador para empezar.

Preguntas