Qué poner en una factura: los datos obligatorios

Qué debe incluir una factura: lo básico

Si tu factura tiene los elementos que siguen, la aceptarán la mayoría de clientes empresariales en la mayoría de países. Las secciones por país que vienen después añaden lo que piden las normas tributarias locales.

• La palabra "Factura", y en algunos países "Factura de impuesto" (ver Australia).
• Un número de factura único de una secuencia ininterrumpida.
• La fecha de emisión, y la fecha de vencimiento o condiciones de pago.
• Tu nombre o nombre de negocio, dirección y correo de contacto.
• Tu número de registro tributario, si tienes uno (IVA, GST, impuesto sobre ventas, ABN).
• El nombre legal del cliente y su dirección.
• Una descripción de cada concepto de trabajo, con cantidad, precio unitario y total de la línea.
• El subtotal, cualquier impuesto mostrado por separado con su tipo, y el total a pagar.
• La moneda.
• Cómo pagar: datos bancarios o enlace de pago, y la referencia a usar.

Esta guía es información general basada en lo que publican las administraciones tributarias de cada país. Las normas cambian, los umbrales se mueven y tu situación puede tener excepciones. Para cualquier cosa que determine cuánto impuesto cobras, consulta con tu administración tributaria o un asesor.

Estados Unidos

No hay una ley federal que liste qué debe contener una factura entre empresas. En la práctica, los clientes esperan los elementos anteriores, y los requisitos reales vienen de las normas de impuesto sobre ventas de cada estado y de la documentación que necesita tu cliente.

El impuesto sobre ventas lo fija cada estado, y en muchos lugares también ciudades y condados. Muchos estados no gravan la mayoría de servicios profesionales, pero algunos gravan una amplia gama, y los productos digitales se tratan de forma diferente de un estado a otro. Si cobras impuesto sobre ventas, muéstralo como una línea separada con el tipo.

La documentación que rodea la factura importa más que el diseño de la factura:

• Los clientes estadounidenses suelen pedir a un autónomo estadounidense un Formulario W-9 antes del primer pago, para poder informar al IRS en un Formulario 1099 de lo que te pagaron.
• Si estás fuera de EE.UU. y facturas a una empresa estadounidense, a menudo te pedirán un Formulario W-8BEN en su lugar.
• Algunos clientes te configuran en un portal de proveedores y solo aceptan facturas subidas allí. Pregunta antes de la primera factura.

Los recargos por retraso en EE.UU. dependen de la ley estatal y de lo que hayas acordado por escrito. Pon la tarifa o el tipo de interés en tu contrato y en la factura, no solo en un recordatorio.

Reino Unido

Si no estás registrado para IVA, una factura normal con los elementos de la primera lista es suficiente. No muestres una línea de IVA ni inventes un número de IVA. Tienes que registrarte una vez que tu volumen de negocios sujeto a IVA supere el umbral, que ha sido de 90.000 libras desde abril de 2024. La página de registro de IVA de GOV.UK tiene la cifra actual.

Si trabajas como autónomo bajo un nombre comercial, las normas de nombres comerciales te piden que muestres tu propio nombre y una dirección en las facturas también. Una sociedad limitada debe mostrar su nombre registrado, y las normas de divulgación de Companies House también cubren el número de empresa y el domicilio registrado en documentos comerciales.

Una vez registrado para IVA, una factura de IVA completa necesita:

• Un número de factura único y secuencial.
• La fecha de la factura, y el momento del suministro (punto de tributación) si es diferente.
• Tu nombre, dirección y número de registro de IVA.
• El nombre y dirección del cliente.
• Una descripción de los bienes o servicios.
• Para cada tipo de concepto: la cantidad, el precio sin IVA, y el tipo de IVA.
• El total sin IVA, el IVA total cobrado, y cualquier descuento.

HMRC permite una factura de IVA simplificada para ventas minoristas de 250 libras o menos, incluido el IVA, pero la mayoría del trabajo autónomo va a empresas y usa la versión completa. Normalmente tienes 30 días desde el momento del suministro para emitir una factura de IVA.

Para pagos retrasados entre empresas, la Ley de Intereses sobre Deudas Comerciales Impagadas de 1998 te permite reclamar interés legal y una cantidad fija. Mi guía de condiciones de pago cubre los números.

Unión Europea

El contenido de la factura de IVA en toda la UE viene del artículo 226 de la Directiva de IVA (2006/112/CE). Cada país lo escribe en su propia ley y puede añadir detalles, pero el núcleo compartido es:

• La fecha de emisión y un número secuencial que identifique la factura de forma única.
• Tu número de identificación de IVA.
• El número de IVA del cliente cuando está sujeto al impuesto, lo que cubre ventas con inversión del sujeto pasivo a empresas en otros países de la UE.
• Los nombres completos y direcciones de ambas partes.
• La cantidad y naturaleza de los bienes o el alcance y naturaleza de los servicios.
• La fecha del suministro, si difiere de la fecha de la factura.
• El importe imponible por tipo o exención, el precio unitario sin IVA, y cualquier descuento.
• El tipo de IVA y el importe de IVA a pagar.
• Cuando no cobras IVA, el motivo, por ejemplo una exención o "Inversión del sujeto pasivo".

La inversión del sujeto pasivo es la que más encuentran los autónomos. Si estás registrado para IVA en un país de la UE y facturas a una empresa registrada para IVA en otro, para la mayoría de servicios no cobras tu IVA local. El cliente contabiliza el IVA en su país en su lugar. Tu factura muestra un importe de IVA de cero, ambos números de IVA, y las palabras "Inversión del sujeto pasivo". Comprueba el número de IVA del cliente en el servicio VIES de la Comisión Europea antes de confiar en él.

Existen esquemas para pequeñas empresas en la mayoría de países de la UE. Si usas uno, normalmente no cobras IVA y añades una nota que cita la exención. La redacción se fija a nivel nacional.

Alemania

Las normas de facturación alemanas están en la sección 14 de la Ley de IVA (UStG). Además de la lista de la UE, los puntos que causan problemas son:

• Tu número de impuesto (Steuernummer) o tu ID de IVA (USt-IdNr.). Uno de ellos debe estar en la factura.
• La fecha del suministro o servicio (Leistungsdatum o Leistungszeitraum), incluso si es el mismo mes que la factura. Muchas facturas dicen "Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum" cuando coinciden.
• El importe neto dividido por tipo de impuesto, el tipo de impuesto, y el importe del impuesto.

Si eres un pequeño empresario según la sección 19 UStG (Kleinunternehmer), no cobras IVA y lo dices en la factura, comúnmente con una línea como "Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet." Desde 2025, el esquema se aplica si tu volumen de negocios fue de no más de 25.000 euros en el año anterior y se mantiene por debajo de 100.000 euros en el año actual.

Las facturas de hasta 250 euros brutos pueden emitirse como factura de pequeño importe (Kleinbetragsrechnung) con menos detalles: tu nombre y dirección, la fecha, la descripción, el importe bruto y el tipo de impuesto.

Dos cosas que a menudo se confunden:

• DIN 5008 es un estándar de diseño para cartas comerciales: márgenes, el campo de dirección para sobres de ventana, la posición de la fecha y líneas de referencia. No es un requisito legal para una factura, pero los clientes alemanes están acostumbrados a él, y una factura diseñada de esta forma cabe en sus sobres y archivos.
• Facturación electrónica. Desde el 1 de enero de 2025, las empresas en Alemania deben poder recibir facturas electrónicas estructuradas (XRechnung o ZUGFeRD) para ventas B2B nacionales. La obligación de emitirlas viene en fases: desde 2027 para empresas con más de 800.000 euros de volumen de negocios en el año anterior, y desde 2028 para todos los demás. Las facturas del esquema de pequeña empresa y las facturas de hasta 250 euros están exentas. Hasta tu fecha límite, un PDF sigue siendo aceptado cuando el cliente está de acuerdo.

Guarda las facturas durante ocho años. El período se redujo de diez años en 2025, para cada factura cuyo período anterior de diez años no había vencido antes de entonces. Los libros de contabilidad y las cuentas anuales siguen necesitando diez.

Canadá

Si tus ingresos imponibles superan 30.000 dólares en un único trimestre de calendario o en los últimos cuatro trimestres de calendario consecutivos, tienes que registrarte para GST/HST. Por debajo de eso eres un pequeño proveedor y el registro es opcional. En Quebec, el QST es separado y tiene su propio número de registro.

La Agencia de Ingresos de Canadá establece qué debe mostrar una factura para que el cliente pueda reclamar créditos de impuesto de entrada, y depende del importe:

Estos umbrales se aplican desde abril de 2021. La mayoría de facturas de autónomos superan 500 dólares, así que usa la lista completa. Muestra GST o HST en su propia línea con el tipo, y añade la línea y número de QST para clientes de Quebec si estás registrado allí.

Australia

Debes registrarte para GST una vez que tu volumen de negocios de GST alcance 75.000 dólares al año. El registro necesita un ABN.

Si estás registrado, las ventas de más de 82,50 dólares incluido GST necesitan una factura de impuesto cuando el cliente la pida, y tienes que proporcionarla dentro de 28 días de la solicitud. En la práctica, envía una factura de impuesto cada vez. Una factura de impuesto debe mostrar:

• Que está destinada a ser una factura de impuesto, normalmente con "Tax invoice" como título.
• Tu identidad y tu ABN.
• La fecha de emisión.
• Una breve descripción de lo que vendiste, con cantidad y precio.
• El importe de GST, si lo hay, o una declaración de que el total incluye GST.
• El alcance en el que cada venta es imponible.
• Para ventas de 1.000 dólares o más, la identidad del comprador o ABN también.

Si no estás registrado para GST, no lo llames factura de impuesto y no añadas GST. Sí pon tu ABN en ella. Si una empresa te paga sin citar un ABN, puede que tenga que retener impuesto de tu pago a la tasa máxima y enviarlo a la ATO.

Facturar a un cliente en otro país

Las facturas transfronterizas son donde ocurren la mayoría de errores. Algunos hábitos ayudan:

• Factura en la moneda que acordaste y usa el código de tres letras (EUR, USD, GBP). Di quién paga las comisiones bancarias. Más en facturación de clientes internacionales.
• Usa inglés, o tu idioma más inglés. Si tu administración tributaria requiere su propio idioma, pon ambos en la factura.
• Añade el número de impuesto o IVA del cliente cuando lo haya, y la nota de inversión del sujeto pasivo donde se aplique.
• Para transferencias internacionales, da tu IBAN y BIC/SWIFT, y asegúrate de que el nombre de la cuenta coincide con el nombre en la factura.

Si un cliente quiere pagar en criptomoneda, se aplican las mismas normas de factura. El importe sigue necesitando un valor en tu moneda de declaración para tus registros. El generador de facturas de criptomoneda pone la dirección de cartera, la red y una tasa fechada en el PDF.

Cuánto tiempo guardar facturas

Cada país espera que guardes copias. Los períodos difieren: seis años para registros de IVA en el Reino Unido, seis años en Canadá, cinco años en Australia, ocho años para facturas en Alemania, y al menos tres años para la mayoría de registros en EE.UU., más en algunos casos. Guarda el PDF que enviaste, no una versión que regeneraste después, porque la copia que guardas debe coincidir con la que recibió el cliente.

El generador de facturas gratuito tiene campos para todo lo anterior: tu número de impuesto, el número de IVA del cliente, una línea de impuesto con tu propio tipo, y una nota de texto libre para redacción de inversión del sujeto pasivo o exención. Elige tu profesión de las plantillas de factura si quieres líneas de ejemplo para empezar.

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