Co to jest faktura proforma

Krótka odpowiedź

Faktura proforma to dokument wstępny. Wygląda jak faktura i pokazuje, ile będzie kosztować zlecenie, ale w sensie księgowym nie jest wezwaniem do zapłaty i nie jest fakturą VAT. Wysyłasz ją przed wykonaniem pracy albo sprzedażą, zwykle po to, żeby klient mógł zatwierdzić wydatek, wpłacić zaliczkę albo przygotować dokumenty. Gdy praca jest skończona albo pieniądze wpłyną, wystawiasz właściwą fakturę z właściwym numerem.

Co znaczy "pro forma"

Z łaciny: "dla formy". W praktyce to dokument, który mówi: tak będzie wyglądać faktura. Są na nim kwoty, podatek i dane do płatności. Brakuje mu tylko mocy prawnej.

Wewnętrzny podręcznik HMRC o ewidencji VAT (VATREC9010) mówi wprost: faktura proforma zwykle nie jest dokumentem księgowym i nie powinna trafiać do ksiąg ani firmy, która ją wystawia, ani tej, która ją dostaje. Powinna być wyraźnie opisana jako proforma, najlepiej z dopiskiem "To nie jest faktura VAT". Nie powoduje powstania obowiązku podatkowego, więc klient nie odliczy z niej VAT, a ty nie płacisz od niej VAT. Poza Wielką Brytanią sprawdź, jak traktuje ją twój urząd skarbowy, zanim się na tym oprzesz.

Proforma, oferta czy faktura

Te dokumenty często się myli, a klient czasem prosi o proformę, choć chodzi mu o ofertę.

Ofertę od proformy różni głównie moment wysyłki. Oferta przychodzi, zanim klient się zgodzi. Proforma przychodzi później, gdy cena jest już ustalona, a ktoś potrzebuje dokumentu wyglądającego jak faktura, zanim właściwa faktura może powstać. Pozostałe dwa dokumenty opisuję dokładniej w poradniku oferta a faktura.

Kiedy freelancer naprawdę jej potrzebuje

Większości freelancerów proforma rzadko jest potrzebna. Gdy klient o nią prosi, powód to zwykle jeden z tych:

• System zakupowy klienta wymaga dokumentu wyglądającego jak faktura, zanim wystawi zamówienie albo zatwierdzi płatność.
• Klient płaci z góry, a jego dział finansów płaci tylko na podstawie czegoś, co nazywa się fakturą. Proforma to daje, a ty nie wystawiasz faktury VAT za pracę, której jeszcze nie wykonałeś.
• Grantodawca, fundacja albo partner chce zobaczyć koszty w formie faktury, zanim przekaże pieniądze.
• Klient jest za granicą i potrzebuje dokumentu do wewnętrznej akceptacji albo rozliczeń walutowych.

Przy zaliczce masz realny wybór. Możesz wysłać proformę na zaliczkę i wystawić fakturę po jej wpływie. Możesz też od razu wysłać właściwą fakturę zaliczkową. Oba sposoby są popularne. Drugi, łącznie z tym, jak pokazać zaliczkę na fakturze końcowej, opisuje poradnik o fakturze zaliczkowej.

Jak ją wystawić

Faktura proforma ma te same pola co faktura, którą zapowiada, z trzema zmianami:

1. Tytuł brzmi "Faktura proforma", w tym samym miejscu i tej samej wielkości co "Faktura".
2. Ma oznaczenie spoza twojej numeracji faktur: PF-2026-004, a nie 2026-004. Jeśli dasz proformie numer faktury, później zostanie ci w numeracji luka albo duplikat.
3. Mówi, czym nie jest. Zdanie "To nie jest faktura VAT. Faktura VAT zostanie wystawiona po otrzymaniu płatności." zgadza się z zaleceniem HMRC i rozwiewa wątpliwości księgowości klienta.

Cała reszta zostaje: twoje dane, dane klienta, opis pracy, ilości i stawki, podatek tak, jak zostanie naliczony, suma, waluta, oczekiwany termin płatności i dane bankowe.

Krótki przykład:

FAKTURA PROFORMA                           Nr: PF-2026-004
Data: 5 października 2026                  Ważna do: 4 listopada 2026

Dla: Northwind Studio Ltd, 12 Example Street, London

Wizualizacja produktu, 6 renderów (zgodnie z ofertą Q-2026-018)
  Zaliczka 50%                                      1 800,00
VAT 20%                                               360,00
Razem                                          GBP  2 160,00

To nie jest faktura VAT. Faktura VAT zostanie wystawiona po
otrzymaniu płatności. W tytule przelewu podaj PF-2026-004.

Gdy płatność wpłynie, wystaw właściwą fakturę z kolejnym numerem z twojej numeracji, z datą z dnia płatności lub późniejszą, i powołaj się na niej na proformę: "Zaliczka otrzymana na podstawie proformy PF-2026-004". Tam, gdzie obowiązuje VAT, otrzymanie płatności zwykle powoduje powstanie obowiązku podatkowego od tej kwoty, więc sprawdź przepisy swojego kraju o zaliczkach albo zapytaj księgowego. Nie dawaj proformie numeru z serii faktur, a twoja numeracja faktur zostanie czysta.

Faktura proforma przy wysyłce towarów

Poza usługami freelancerskimi ten termin pojawia się też w wysyłce. Gdy towar przekracza granicę bez sprzedaży, na przykład próbki, prototyp, wydrukowany model na targi albo rzeczy wysłane do naprawy, celnicy i tak potrzebują jego wartości. Faktura proforma podaje im opis, ilość, wartość i kraj pochodzenia. Jeśli kiedyś wyślesz fizyczny model albo wydruk klientowi za granicę, zapytaj kuriera, jakiego dokumentu potrzebuje. Wielu ma własny formularz.

Błędy, których warto uniknąć

• Traktowanie proformy jak właściwej faktury. Jeśli klient zapłaci, a ty nigdy nie wystawisz faktury, w twojej ewidencji zabraknie przychodu, a klientowi ważnego dokumentu do rozliczenia podatku.
• Nadanie jej kolejnego numeru faktury. Proforma ma własną serię oznaczeń.
• Naliczenie VAT na proformie, a potem jeszcze raz na fakturze. Proforma tylko zapowiada podatek, nalicza go dopiero faktura.
• Wysłanie jej, gdy klient tak naprawdę chciał ofertę. Jeśli cena nie jest jeszcze uzgodniona, wyślij ofertę. Wzór oferty ma termin ważności właśnie po to.
• Brak terminu ważności. Ceny i kursy walut się zmieniają. Data "ważna do" chroni cię, jeśli klient przetrzyma dokument trzy miesiące.

Jak przygotować ją szybko

Nie potrzebujesz specjalnego programu. Jeśli twoje narzędzie do faktur pozwala zmienić tytuł dokumentu, użyj go z oznaczeniem PF i dopiskiem "to nie jest faktura VAT". Jeśli nie, przy tak krótkim dokumencie wystarczy edytor tekstu. Do pozycji i sum darmowy generator faktur sam wszystko policzy, przyjmie każdą walutę i stawkę podatku i ma pole uwag na dopisek "to nie jest faktura VAT". W każdym przypadku trzymaj oznaczenie PF poza numeracją faktur.

Pytania