Co musi zawierać faktura

Co musi zawierać faktura: lista uniwersalna

Jeśli twoja faktura ma wszystko z poniższej listy, zaakceptuje ją większość klientów firmowych w większości krajów. Części o poszczególnych krajach dodają to, czego dodatkowo wymagają lokalne przepisy podatkowe.

• Słowo "Faktura", a w niektórych krajach "faktura podatkowa" (zobacz Australię).
• Unikalny numer faktury z jednej, ciągłej numeracji.
• Data wystawienia oraz termin płatności albo warunki płatności.
• Twoje imię i nazwisko lub nazwa firmy, adres i e-mail kontaktowy.
• Twój numer podatkowy, jeśli go masz (VAT, GST, podatek od sprzedaży, ABN).
• Pełna nazwa i adres klienta.
• Opis każdej pozycji, z ilością, ceną jednostkową i wartością pozycji.
• Suma netto, podatek wykazany osobno ze stawką i kwota do zapłaty.
• Waluta.
• Sposób płatności: dane bankowe albo link do płatności i tytuł, jaki należy podać w przelewie.

Ten poradnik to informacje ogólne, oparte na tym, co publikują urzędy skarbowe poszczególnych krajów. Przepisy się zmieniają, progi się przesuwają, a twoja sytuacja może podlegać wyjątkom. W sprawach, które decydują o tym, ile podatku naliczasz, zapytaj urząd skarbowy albo księgowego.

Stany Zjednoczone

Nie ma federalnej ustawy, która wymieniałaby, co musi zawierać faktura między firmami. W praktyce klienci oczekują elementów z listy powyżej, a faktyczne wymagania wynikają ze stanowych przepisów o podatku od sprzedaży i z dokumentów, których potrzebuje twój klient.

Podatek od sprzedaży ustala każdy stan, a w wielu miejscach także miasta i hrabstwa. Wiele stanów nie opodatkowuje większości usług profesjonalnych, ale niektóre opodatkowują szeroki zakres usług, a produkty cyfrowe w każdym stanie traktuje się inaczej. Jeśli naliczasz podatek od sprzedaży, wykaż go w osobnej linii ze stawką.

Dokumenty wokół faktury znaczą tam więcej niż jej układ:

• Klienci z USA zwykle proszą freelancera z USA o formularz W-9 przed pierwszą płatnością, żeby móc zgłosić do IRS na formularzu 1099, ile ci zapłacili.
• Jeśli jesteś spoza USA i wystawiasz fakturę amerykańskiej firmie, często poprosi cię o formularz W-8BEN.
• Niektórzy klienci dodają cię do swojego portalu dostawców i przyjmują faktury tylko przez niego. Zapytaj przed pierwszą fakturą.

Opłaty za opóźnienie w USA zależą od prawa stanowego i od tego, co uzgodniłeś na piśmie. Wpisz opłatę albo stopę odsetek do umowy i na fakturę, a nie tylko do przypomnienia.

Wielka Brytania

Jeśli nie jesteś zarejestrowany do VAT, wystarczy zwykła faktura z elementami z pierwszej listy. Nie dodawaj linii z VAT i nie wymyślaj numeru VAT. Rejestracja jest obowiązkowa, gdy twój obrót podlegający VAT przekroczy próg, który od kwietnia 2024 wynosi 90 000 funtów. Aktualną kwotę podaje strona o rejestracji VAT na GOV.UK.

Jeśli jako jednoosobowa firma działasz pod nazwą handlową, przepisy o nazwach firm wymagają, żeby na fakturach było też twoje imię i nazwisko oraz adres. Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością musi podać swoją zarejestrowaną nazwę, a zasady ujawniania informacji Companies House obejmują też numer spółki i adres siedziby na dokumentach firmowych.

Po rejestracji do VAT pełna faktura VAT musi zawierać:

• Unikalny numer faktury z ciągłej numeracji.
• Datę faktury oraz datę dostawy (tax point), jeśli różni się od daty faktury.
• Twoje imię i nazwisko lub nazwę, adres i numer VAT.
• Nazwę i adres klienta.
• Opis towarów lub usług.
• Dla każdego rodzaju pozycji: ilość, cenę bez VAT i stawkę VAT.
• Sumę bez VAT, łączną kwotę VAT i ewentualne rabaty.

HMRC dopuszcza uproszczoną fakturę VAT przy sprzedaży detalicznej do 250 funtów z VAT, ale większość pracy freelancerskiej trafia do firm i wymaga pełnej wersji. Na wystawienie faktury VAT masz zwykle 30 dni od daty dostawy.

Przy opóźnionych płatnościach między firmami Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998 pozwala żądać odsetek ustawowych i stałej rekompensaty. Liczby znajdziesz w moim poradniku o terminach płatności.

Unia Europejska

Zawartość faktury VAT w całej UE wynika z art. 226 dyrektywy VAT (2006/112/WE). Każdy kraj przenosi to do własnego prawa i może dodać szczegóły, ale wspólny trzon to:

• Data wystawienia i kolejny numer, który jednoznacznie identyfikuje fakturę.
• Twój numer identyfikacji VAT.
• Numer VAT klienta, jeśli to on rozlicza podatek, co obejmuje sprzedaż z odwrotnym obciążeniem do firm w innych krajach UE.
• Pełne nazwy i adresy obu stron.
• Ilość i rodzaj towarów albo zakres i rodzaj usług.
• Data dostawy, jeśli różni się od daty faktury.
• Podstawa opodatkowania dla każdej stawki lub zwolnienia, cena jednostkowa bez VAT i ewentualne rabaty.
• Stawka VAT i kwota VAT do zapłaty.
• Jeśli nie naliczasz VAT, powód, na przykład zwolnienie albo "odwrotne obciążenie".

Z odwrotnym obciążeniem freelancerzy spotykają się najczęściej. Jeśli jesteś zarejestrowany do VAT w jednym kraju UE i wystawiasz fakturę firmie zarejestrowanej do VAT w innym, przy większości usług nie naliczasz swojego krajowego VAT. Klient rozlicza VAT u siebie. Na fakturze jest VAT równy zero, oba numery VAT i adnotacja "odwrotne obciążenie". Zanim się na nim oprzesz, sprawdź numer VAT klienta w systemie VIES Komisji Europejskiej.

Większość krajów UE ma uproszczone zasady dla małych firm. Jeśli z nich korzystasz, zwykle nie naliczasz VAT i dodajesz adnotację z podstawą zwolnienia. Jej brzmienie ustala każdy kraj.

Niemcy

Niemieckie wymagania dotyczące faktur są w § 14 ustawy o VAT (UStG). Poza listą unijną problemy sprawiają zwykle te punkty:

• Twój numer podatkowy (Steuernummer) albo numer VAT (USt-IdNr.). Jeden z nich musi być na fakturze.
• Data dostawy lub wykonania usługi (Leistungsdatum albo Leistungszeitraum), nawet jeśli to ten sam miesiąc co faktura. Na wielu fakturach jest dopisek "Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum", gdy obie daty są takie same.
• Kwota netto rozbita według stawek podatku, stawka podatku i kwota podatku.

Jeśli jesteś małym przedsiębiorcą w rozumieniu § 19 UStG (Kleinunternehmer), nie naliczasz VAT i zaznaczasz to na fakturze, zwykle zdaniem "Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet." Od 2025 roku z tego zwolnienia korzystasz, jeśli twój obrót w poprzednim roku nie przekroczył 25 000 euro, a w bieżącym nie przekroczy 100 000 euro.

Faktury do 250 euro brutto można wystawiać jako faktury na niską kwotę (Kleinbetragsrechnung), z mniejszą liczbą danych: twoje imię i nazwisko lub nazwa i adres, data, opis, kwota brutto i stawka podatku.

Dwie rzeczy, które często się mylą:

• DIN 5008 to norma układu pism firmowych: marginesy, pole adresowe pod koperty z okienkiem, miejsce na datę i linię z oznaczeniami. Nie jest wymogiem prawnym dla faktury, ale niemieccy klienci są do niej przyzwyczajeni, a tak ułożona faktura pasuje do ich kopert i archiwum.
• E-faktury. Od 1 stycznia 2025 firmy w Niemczech muszą umieć odbierać ustrukturyzowane e-faktury (XRechnung albo ZUGFeRD) w krajowych transakcjach B2B. Obowiązek ich wystawiania wchodzi etapami: od 2027 roku dla firm z obrotem powyżej 800 000 euro w poprzednim roku i od 2028 roku dla wszystkich pozostałych. Faktury wystawiane w ramach zwolnienia dla małych przedsiębiorców i faktury do 250 euro są z tego wyłączone. Do czasu, gdy obowiązek obejmie ciebie, PDF jest nadal dopuszczalny, jeśli klient się zgadza.

Faktury przechowuj przez osiem lat. W 2025 roku okres skrócono z dziesięciu lat dla wszystkich faktur, dla których stary dziesięcioletni okres jeszcze nie upłynął. Księgi rachunkowe i sprawozdania roczne nadal przechowuje się dziesięć lat.

Kanada

Jeśli twoja sprzedaż opodatkowana przekroczy 30 000 dolarów w jednym kwartale kalendarzowym albo w ciągu czterech ostatnich kolejnych kwartałów, musisz zarejestrować się do GST/HST. Poniżej tego progu jesteś małym dostawcą i rejestracja jest dobrowolna. W Quebecu QST jest osobnym podatkiem z własnym numerem rejestracyjnym.

Kanadyjska agencja skarbowa (CRA) określa, co musi zawierać faktura, żeby klient mógł odliczyć podatek naliczony, a zależy to od kwoty:

Te progi obowiązują od kwietnia 2021. Większość faktur freelancerskich przekracza 500 dolarów, więc stosuj pełną listę. GST lub HST wykaż w osobnej linii ze stawką, a jeśli jesteś zarejestrowany w Quebecu, dla klientów z Quebecu dodaj linię QST i numer.

Australia

Do GST musisz się zarejestrować, gdy twój obrót podlegający GST osiągnie 75 000 dolarów rocznie. Do rejestracji potrzebny jest ABN.

Jeśli jesteś zarejestrowany, przy sprzedaży powyżej 82,50 dolarów z GST musisz na prośbę klienta wystawić fakturę podatkową (tax invoice) i dostarczyć ją w ciągu 28 dni od prośby. W praktyce wysyłaj ją za każdym razem. Faktura podatkowa musi zawierać:

• Informację, że jest fakturą podatkową, zwykle tytuł "Tax invoice".
• Twoją nazwę i ABN.
• Datę wystawienia.
• Krótki opis tego, co sprzedałeś, z ilością i ceną.
• Kwotę GST, jeśli jest, albo informację, że kwota łączna zawiera GST.
• W jakim zakresie każda sprzedaż jest opodatkowana.
• Przy sprzedaży za 1000 dolarów lub więcej także nazwę albo ABN kupującego.

Jeśli nie jesteś zarejestrowany do GST, nie nazywaj dokumentu fakturą podatkową i nie doliczaj GST. Podaj na nim swój ABN. Jeśli firma płaci ci, a ABN nie został podany, może być zobowiązana pobrać podatek od twojej płatności według najwyższej stawki i przekazać go do ATO.

Faktura dla klienta z innego kraju

Najwięcej błędów zdarza się przy fakturach transgranicznych. Pomaga kilka nawyków:

• Wystawiaj fakturę w uzgodnionej walucie i używaj trzyliterowego kodu (EUR, USD, GBP). Napisz, kto pokrywa opłaty bankowe. Więcej w poradniku o fakturowaniu klientów zagranicznych.
• Pisz po angielsku albo w swoim języku i po angielsku. Jeśli twój urząd skarbowy wymaga twojego języka, umieść na fakturze oba.
• Dodaj numer podatkowy lub VAT klienta, jeśli go ma, i adnotację o odwrotnym obciążeniu, gdy ma zastosowanie.
• Przy przelewach międzynarodowych podaj IBAN i BIC/SWIFT i upewnij się, że nazwa rachunku zgadza się z nazwą na fakturze.

Jeśli klient chce zapłacić kryptowalutą, obowiązują te same zasady. Kwota nadal musi mieć wartość w twojej walucie rozliczeniowej na potrzeby twojej ewidencji. Generator faktur w kryptowalutach umieszcza w PDF adres portfela, sieć i kurs z datą.

Jak długo przechowywać faktury

Każdy kraj wymaga przechowywania kopii. Okresy są różne: sześć lat dla dokumentacji VAT w Wielkiej Brytanii, sześć lat w Kanadzie, pięć lat w Australii, osiem lat dla faktur w Niemczech i co najmniej trzy lata dla większości dokumentów w USA, w niektórych przypadkach dłużej. Przechowuj PDF, który wysłałeś, a nie wersję wygenerowaną później, bo twoja kopia powinna być taka sama jak ta, którą dostał klient.

Darmowy generator faktur ma pola na wszystko powyżej: twój numer podatkowy, numer VAT klienta, linię podatku z własną stawką i pole uwag na adnotację o odwrotnym obciążeniu albo zwolnieniu. Jeśli chcesz zacząć od przykładowych pozycji, wybierz swoją branżę we wzorach faktur.

Faktura w Polsce a KSeF

W Polsce faktury między firmami wystawia się w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF). Obowiązek wchodzi etapami, od lutego 2026 do początku 2027 roku, zależnie od wielkości firmy.

Faktura w PDF nie jest fakturą ustrukturyzowaną KSeF. Taki dokument traktuj jako fakturę proforma, ofertę albo wzór, a fakturę dla polskiej firmy wystaw w KSeF albo w programie, który się z nim łączy. Kogo i od kiedy dotyczy obowiązek, sprawdzisz na ksef.podatki.gov.pl.

Pytania