Przypomnienie o płatności: gotowe wzory maili
Mail z przypomnieniem o płatności spóźnionej faktury. Wybierz ton, podaj, ile dni minęło od terminu, i skopiuj gotowy tekst. Treść zmienia się razem z opóźnieniem, więc pierwsze przypomnienie nie brzmi jak ostateczne wezwanie do zapłaty.
Ton
Zakłada, że faktura gdzieś umknęła. Na pierwsze przypomnienie.
Ile dni po terminie
Szczegóły (opcjonalnie, uzupełniają luki)
Dzień dobry, Piszę w sprawie faktury [numer faktury] na kwotę [kwota] z terminem płatności [termin płatności]. Płatność jeszcze nie wpłynęła, więc sprawdzam, czy faktura trafiła do właściwej osoby. Jeśli faktura jest już opłacona, dziękuję. Czy mogę prosić o datę przelewu, żeby go odnaleźć? Jeśli coś na fakturze trzeba zmienić, proszę dać znać, poprawię to. Dziękuję i pozdrawiam, [Imię i nazwisko]
Dołącz oryginalną fakturę do wiadomości. Nic, co tu wpiszesz, nie opuszcza tej strony.
Zanim wyślesz
- Sprawdź, czy płatność jednak nie wpłynęła. Przelew potrafi iść kilka dni i to się zdarza.
- Odpowiedz w wątku, w którym poszła faktura, i załącz ją jeszcze raz.
- Wyślij maila do osoby, która płaci faktury, a nie tylko do tej, z którą pracowałeś.
- Pisz o fakturze. O samej pracy wspominaj tylko wtedy, gdy klient zgłasza, że coś jest z nią nie tak.
Pytania
Kiedy wysłać pierwsze przypomnienie o płatności?
Dzień lub dwa po terminie. Na początku większość spóźnień to faktura, która utknęła w niewłaściwej skrzynce, więc pierwszy mail powinien to zakładać i ułatwić zapłatę.
Ile przypomnień wysłać?
Zwykle trzy: uprzejme zaraz po terminie, stanowcze około dwóch tygodni później z prośbą o datę płatności i ostateczne wezwanie z terminem, gdy opóźnienie przekroczy miesiąc. Jeśli kwota jest duża, gdzieś po drodze zadzwoń.
Czy mogę doliczyć opłatę za opóźnienie?
Tak, jeśli przewiduje to twoja umowa lub warunki, a w niektórych krajach prawo pozwala naliczać odsetki od spóźnionych płatności między firmami nawet bez tego. Wspominaj o opłacie w przypomnieniu tylko wtedy, gdy masz do niej prawo i naprawdę zamierzasz ją naliczyć.
Czy te maile pisze AI?
Nie. To stałe szablony. Te same ustawienia zawsze dają ten sam mail, a nic, co wpiszesz, nigdzie nie jest wysyłane.
Zobacz, co jest po terminie, bez sprawdzania
OIO pokazuje wszystkie zaległe faktury w jednym miejscu i przygotowuje przypomnienie z wpisanym numerem faktury, kwotą i terminem. Czytasz je i wysyłasz ze swojej poczty. Plan darmowy, bez karty.
Zacznij za darmoPowiązane narzędzia
Poradniki
OIO to jedna aplikacja do pracy z klientami: leady, projekty, pliki, oferty, faktury i umowy, wszystko połączone. Plan darmowy, bez karty. Czym jest OIO · Zacznij za darmo