Fattura non pagata: come fare un sollecito di pagamento

La risposta breve

Sollecita il primo giorno lavorativo dopo la scadenza, poi circa una settimana dopo, poi a due settimane con una telefonata, infine con un sollecito formale intorno ai 30 giorni. Mantieni ogni messaggio breve, allega la fattura ogni volta e rendi il pagamento la cosa più facile da fare. Escalation solo dopo il sollecito formale, e specifica cosa farai dopo.

Perché le fatture non vengono pagate

Prima di scrivere qualsiasi cosa, assumi la spiegazione più banale. Nella mia esperienza, questi casi coprono quasi tutte le fatture scadute:

• È andata alla persona sbagliata, o a una casella condivisa che nessuno legge.
• È in attesa di approvazione da parte di qualcuno che è in ferie.
• Manca qualcosa che il team contabile ha bisogno: un numero di ordine d'acquisto, l'entità legale corretta, un numero di partita IVA.
• Ha saltato la sessione di pagamenti del cliente ed è in attesa della prossima.
• Il cliente ha un problema di liquidità e sta pagando prima i fornitori più insistenti.

Solo l'ultimo caso riguarda il denaro. Gli altri quattro si risolvono con un sollecito che raggiunge la persona giusta con tutto quello che le serve. Per questo i primi solleciti devono essere amichevoli e pratici: qualsiasi altra cosa rende i quattro casi innocenti imbarazzanti senza motivo.

Prima della scadenza

Per fatture più grandi, una breve nota due o tre giorni prima della scadenza cattura il problema della fattura persa mentre c'è ancora tempo. Non è un sollecito per dire che mi devi dei soldi, è una verifica che la fattura sia arrivata.

Oggetto: Fattura 2026-014 scadenza lunedì

Ciao Priya,

Una rapida verifica che la fattura 2026-014 (4.356,00 GBP) sia arrivata
alla persona giusta. Scade lunedì 19 ottobre. L'ho allegata di nuovo
nel caso fosse più facile inoltrarla.

Grazie,
Alex

Giorno 1 dopo la scadenza: il sollecito cortese

Invia questo il primo giorno lavorativo dopo la scadenza. Non una settimana dopo. Più presto chiedi, più presto torna in coda a qualcuno.

Oggetto: Fattura 2026-014 è ora scaduta

Ciao Priya,

La fattura 2026-014 per 4.356,00 GBP era scaduta ieri, 19 ottobre.
L'ho allegata di nuovo. Puoi farmi sapere quando è programmato il
pagamento?

Se è bloccata da qualcosa da parte mia, come un numero di ordine
d'acquisto o un indirizzo, dimmelo e lo risolvo oggi.

Grazie,
Alex

Due dettagli rendono questo efficace. Fai una domanda ("quando è programmato?"), che riceve una risposta più spesso di un'affermazione. E offri di risolvere qualsiasi cosa che potrebbe bloccarla, il che fa emergere i problemi di ordine d'acquisto e approvazione.

Giorno 7: il sollecito più deciso

Se non c'è pagamento e nessuna risposta, invia una seconda email alla stessa persona e copia il contatto del progetto che ti ha assunto. Il contatto del progetto è spesso colui che può andare in contabilità.

Oggetto: Scaduta: fattura 2026-014, 4.356,00 GBP

Ciao Priya, ciao Tom,

Non ho ancora ricevuto il pagamento per la fattura 2026-014
(4.356,00 GBP), che era scaduta il 19 ottobre ed è ora scaduta da
una settimana. La fattura è allegata.

Puoi confermare la data di pagamento, o dirmi chi dovrei contattare
in contabilità?

Grazie,
Alex

Nota che questo è ancora cortese. Più deciso significa più specifico (l'importo, i giorni di ritardo, una domanda diretta), non più scortese.

Giorno 14: telefonata

A questo punto l'email non funziona. Chiama il contatto del progetto o il dipartimento contabile. Le telefonate ottengono risposte che le email non ottengono, perché è più difficile lasciare una persona in attesa al telefono che un'email in una casella di posta. Chiedi tre cose: la fattura è stata ricevuta, è stata approvata, e qual è la data di pagamento. Scrivi quello che dicono e invia una breve email dopo per confermarlo:

Oggetto: Fattura 2026-014, come discusso

Ciao Priya,

Grazie per la telefonata di poco fa. Come discusso, la fattura
2026-014 (4.356,00 GBP) è stata approvata e sarà pagata nella
sessione del 13 novembre.

La aspetto.

Alex

Quell'email trasforma una promessa vaga in una data scritta a cui puoi fare riferimento.

Giorno 21-30: il sollecito formale

Se la data promessa passa, o non c'è ancora stata risposta, invia un sollecito formale. Questo è il primo messaggio che menziona conseguenze. Sii specifico e calmo, e menziona solo un passo che sei disposto a intraprendere.

Oggetto: Sollecito formale: fattura 2026-014, 30 giorni di ritardo

Cara Priya,

La fattura 2026-014 per 4.356,00 GBP era scaduta il 19 ottobre ed è
ora in ritardo di 30 giorni. Ho inviato solleciti il 20 e il 26 ottobre,
e quando abbiamo parlato il 2 novembre, il pagamento era stato promesso
per il 13 novembre.

Per favore, arrangia il pagamento entro il 25 novembre. Se non l'avrò
ricevuto entro allora, aggiungerò gli interessi legali e il compenso
per ritardo di pagamento secondo la normativa italiana e avvierò un
reclamo per il recupero del debito.

Il lavoro sulle consegne rimanenti è sospeso fino a quando il conto
non è in regola.

La fattura e i dati bancari sono allegati.

Cordiali saluti,
Alex Marin

Adatta il riferimento legale al tuo paese, o omettilo se non ce n'è uno che si applica. Nell'UE, la Direttiva sul ritardo di pagamento dà un diritto simile agli interessi e a un compenso di 40 euro tra imprese. In Italia, gli interessi legali sono disciplinati dal Codice Civile e dalla normativa sulla morosità.

Sospendere il lavoro è spesso il passo più efficace, e puoi farlo senza il permesso di nessuno. Funziona meglio se il tuo contratto o preventivo diceva che il lavoro si ferma quando le fatture sono scadute. Non trattenere file o cancellare lavoro per il quale sei già stato pagato, e controlla cosa dice il tuo contratto sul lavoro consegnato prima di trattenere qualsiasi cosa.

Quando i solleciti non funzionano

Se la scadenza finale passa, hai alcune opzioni, più o meno in ordine di costo:

1. Una lettera formale di diffida, inviata per posta e email, che dà una breve scadenza finale (7-14 giorni è comune) e dice che avvierai un reclamo. In Italia, il codice di procedura civile prevede che tu invii una diffida e dia al debitore tempo per rispondere prima di presentare il ricorso.
2. Un'agenzia di recupero crediti. Di solito prendono una percentuale di quello che recuperano. Vale la pena per clienti con cui non lavorerai mai più.
3. Un tribunale per le piccole cause. La maggior parte dei paesi ha una procedura semplice e a basso costo per piccoli debiti. In Italia puoi presentare un ricorso al tribunale ordinario per importi fino a 5.000 euro, o al giudice di pace per importi inferiori.
4. Un avvocato, per importi grandi.

Prima di presentare qualsiasi cosa, valuta se vale il tuo tempo. Un reclamo per poche centinaia contro un cliente che è scomparso potrebbe costare più ore di quante ne recuperi. Un reclamo contro un'azienda attiva che ti ha semplicemente ignorato spesso finisce con il pagamento non appena arriva la lettera formale.

Cose che rendono la prossima fattura più veloce

La maggior parte di questo è configurato prima che la fattura scaduta accada mai:

• Accordati sui termini di pagamento per iscritto prima che il lavoro inizi, inclusa qualsiasi penale di ritardo. Vedi termini di pagamento della fattura.
• Chiedi chi elabora le fatture e se hanno bisogno di un numero di ordine d'acquisto.
• Prendi un acconto su progetti di più giorni di lavoro (come fatturare un acconto).
• Fattura il giorno in cui il lavoro è accettato, non alla fine del mese.
• Metti una data di scadenza sulla fattura come data, non solo "Netto 30".
• Mantieni un elenco di cosa è dovuto e quando, e controllalo lo stesso giorno ogni settimana. Un sollecito che esce il giorno 1 viene pagato prima di uno che esce il giorno 20 perché te ne sei dimenticato.

Tono

Mantieni ogni messaggio sulla fattura, non sulla persona. Non scusarti per aver chiesto; hai fatto il lavoro, e chiedere di essere pagato per esso alla data concordata è un'attività commerciale normale. Non minacciare nulla che non farai. E non inviare mai un sollecito quando sei arrabbiato. Scrivilo, lascialo per un'ora, e taglia qualsiasi frase che non spinge il pagamento in avanti.

Se vuoi una bozza iniziale per qualsiasi fase, il generatore di email di sollecito di pagamento ne scrive una dai dettagli della fattura e da quanto è scaduta, in un tono amichevole, neutro o deciso. E se la fattura originale mancava di qualcosa, il generatore di fatture gratuito ne fa una pulita con il numero di ordine d'acquisto, la data di scadenza e i dettagli di pagamento al loro posto.

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