Umowa z klientem dla freelancera: co powinna zawierać

Krótka odpowiedź

Umowa z klientem powinna zawierać: dane obu stron, co dostarczysz, ile rund poprawek jest wliczone, ile to kosztuje i kiedy klient płaci, co się dzieje przy opóźnieniu płatności, co się dzieje, gdy projekt zostanie przerwany, kto jest właścicielem pracy i jak można ją wykorzystywać, co pozostaje poufne, jak każda ze stron może rozwiązać umowę i jak daleko sięga twoja odpowiedzialność. Wszystko inne to szczegóły.

Nie potrzebujesz długiego dokumentu. Jasna umowa na dwie, trzy strony, którą obie strony przeczytają, jest warta więcej niż dwadzieścia stron, których nikt nie otwiera. Checklisty umów według branży zawierają wzór napisany prostym językiem dla 25 rodzajów pracy freelancerskiej, jeśli szukasz punktu wyjścia.

1. Strony i charakter współpracy

Pełne nazwy prawne i adresy obu stron oraz data. Jeśli klientem jest firma, użyj jej zarejestrowanej nazwy, a nie marki ze strony internetowej, i upewnij się, że osoba podpisująca ma do tego uprawnienia.

Zaznacz, że jesteś niezależnym wykonawcą, nie pracownikiem: ty decydujesz, jak i kiedy wykonujesz pracę, używasz własnego sprzętu i sam odpowiadasz za swoje podatki. Jedno zdanie nie przesądza o statusie, bo urzędy patrzą na to, jak współpraca wygląda w praktyce, ale zapisuje, co obie strony miały na myśli.

2. Zakres prac

Co dostarczysz, w konkretnych słowach, i co nie jest wliczone. Przy projektach dłuższych niż dzień czy dwa opisz szczegóły w osobnym dokumencie z zakresem prac i odwołaj się do niego w umowie, żeby sama umowa mogła być taka sama w każdym projekcie. Mój poradnik jak napisać zakres prac opisuje poszczególne części i ma pełny przykład.

3. Poprawki i zmiany zakresu

Liczba rund poprawek wliczonych w cenę, co liczy się jako poprawka i jak obsługujesz dodatkową pracę. Przydatne zdanie: "Zmiany poza uzgodnionym zakresem lub ponad dwie rundy poprawek wyceniam na piśmie i zaczynam dopiero po ich akceptacji". Bez tego każdy nowy pomysł klienta staje się twoją darmową pracą.

4. Cena i warunki płatności

Cena, waluta, czy doliczasz podatek, harmonogram płatności i termin płatności każdej faktury. Jeśli bierzesz zaliczkę, podaj jej wysokość, kiedy jest należna i czy jest zwrotna. Jeśli rozliczasz się godzinowo, podaj stawkę, jednostkę rozliczenia i ewentualny limit. Poradnik o terminach płatności wyjaśnia terminy 14 i 30 dni, rozliczanie etapami i resztę.

Warto też zapisać, kto płaci opłaty bankowe za przelew, i że praca zaczyna się po wpłynięciu zaliczki.

5. Opóźnienie w płatności

Co się dzieje, gdy faktura nie zostanie zapłacona w terminie: odsetki, stała rekompensata, prawo do wstrzymania pracy. W Wielkiej Brytanii i UE firmy mają już ustawowe prawo do odsetek za opóźnienie w płatności między biznesami, ale gdy jest to w umowie, nikt nie będzie zaskoczony. Kalkulator odsetek za opóźnienie pokazuje, ile to daje na rzeczywistej fakturze.

W USA to kwestia umowy i prawa stanowego, więc klauzula ma większe znaczenie. Ustalona stawka powinna być rozsądna i mieścić się w limitach prawnych obowiązujących tam, gdzie jesteś ty i klient.

6. Przerwanie projektu i opłata za odstąpienie

Ile klient jest ci winien, jeśli przerwie projekt w połowie. Opłata za odstąpienie to zapłata za wykonaną już pracę i zarezerwowany czas, zwykle procent całości, który rośnie wraz z postępem projektu. Popularny schemat:

Liczby możesz wybrać sam. Ważne, żeby były zapisane, zanim ktokolwiek będzie miał powód do sporu.

7. Własność, licencja i prawa do wykorzystania

Kto jest właścicielem pracy i od kiedy. Zwykle prawa przechodzą na klienta po zapłaceniu faktury w całości, a nie w chwili oddania pracy. Ten jeden warunek to najmocniejszy argument, jaki ma freelancer.

Napisz konkretnie, co przechodzi na klienta. W pracy 3D i designu jest duża różnica między ostatecznym renderem a plikami źródłowymi, modelami, teksturami i rigami, które go stworzyły. Ja udzielam licencji na gotowe pliki do uzgodnionego użytku i zatrzymuję pliki źródłowe, chyba że klient kupi je osobno. Fotografowie, ilustratorzy i autorzy tekstów często udzielają licencji zamiast przenosić prawa: według pola eksploatacji, terytorium i czasu.

Wymień materiały osób trzecich, takie jak fonty, zdjęcia stockowe, wtyczki i muzyka, i napisz, kto odpowiada za ich licencje. Zastrzeż też prawo do pokazania pracy w portfolio, z opóźnieniem, jeśli klient potrzebuje go do premiery.

W USA prawo autorskie do pracy na zamówienie zwykle pozostaje u twórcy, chyba że jest podpisana pisemna cesja praw albo praca mieści się w wąskich kategoriach "work made for hire", więc ogólnikowe "klient jest właścicielem wszystkiego" może nie działać tak, jak myśli którakolwiek ze stron. Inne kraje mają własne zasady, w tym autorskie prawa osobiste, których nie zawsze można się zrzec. Jeśli prawa są dużo warte, tę klauzulę warto skonsultować z prawnikiem.

8. Poufność

Co każda ze stron musi trzymać w tajemnicy i jak długo. Niech to będzie wzajemne i rozsądne: nieujawnione produkty i dane klienta, twoje ceny i metody pracy. Jeśli klient przyśle swoją umowę o poufności (NDA), sprawdź, czy nie zabrania ci pokazywania prac, które już pokazujesz, albo pracy dla kogoś z tej samej branży.

9. Rozwiązanie umowy

Jak każda ze stron może rozwiązać umowę: za wypowiedzeniem, bez podawania przyczyny (zwykle 14 lub 30 dni), albo natychmiast przy poważnym naruszeniu, takim jak brak płatności. Napisz, co się należy przy rozwiązaniu: zapłata za wykonaną dotąd pracę według uzgodnionej stawki albo tabeli opłat za odstąpienie oraz przekazanie opłaconej pracy.

10. Odpowiedzialność i gwarancje

Limit twojej odpowiedzialności, zwykle do łącznej kwoty zapłaconej na podstawie umowy, i wyłączenie szkód pośrednich, takich jak utracone zyski. Oświadczenie, że praca jest twoja i, według twojej wiedzy, nie narusza niczyich praw. Jeśli klient dostarcza materiały, takie samo oświadczenie z jego strony, że ma prawo ich używać.

W wielu krajach niektórych rodzajów odpowiedzialności nie da się wyłączyć umową, na przykład za śmierć lub uszczerbek na zdrowiu spowodowane zaniedbaniem. Nie kopiuj klauzuli, która twierdzi inaczej.

11. Prawo właściwe i rozstrzyganie sporów

Które prawo kraju lub stanu ma zastosowanie i gdzie rozstrzygane są spory. Gdy jesteście w różnych krajach, ma to znaczenie, a bez takiej klauzuli sprawa może być niejasna. Wielu freelancerów wybiera własną jurysdykcję, a więksi klienci będą naciskać na swoją. Etap przed sądem, na przykład pisemne wezwanie i 30 dni na rozmowy, rozwiązuje większość problemów.

Prawa freelancerów w USA

Kilka miejsc w USA wymaga dziś pisemnej umowy z freelancerem i ustala zasady płatności:

• Nowy Jork (miasto): Freelance Isn't Free Act, od 2017 roku, dla prac o wartości 800 dolarów lub więcej, jednorazowo albo łącznie w ciągu 120 dni.
• Nowy Jork (stan): własna Freelance Isn't Free Act, od 28 sierpnia 2024 roku, z tym samym progiem 800 dolarów w ciągu 120 dni.
• Illinois: Freelance Worker Protection Act, od 1 lipca 2024 roku, dla kwot od 500 dolarów, jednorazowo albo łącznie w ciągu 120 dni.
• Kalifornia: Freelance Worker Protection Act (SB 988), od 1 stycznia 2025 roku, dla kwot od 250 dolarów.

Te przepisy zwykle wymagają, żeby umowa wymieniała usługi, stawkę, sposób płatności i datę płatności, a jeśli daty nie ustalono, nakazują zapłatę w ciągu 30 dni od ukończenia pracy. Szczegóły się różnią, więc przeczytaj oficjalną stronę stanu albo miasta, które dotyczy ciebie i twojego klienta.

Jak korzystać z tej listy

Zacznij od wzoru, usuń to, co cię nie dotyczy, i wpisz liczby. Przeczytaj całość raz oczami klienta i zapytaj siebie, czy rozsądna osoba by to podpisała. Potem wyślij ją z ofertą przed rozpoczęciem pracy, nie z pierwszą fakturą. Podpisywanie umowy, gdy spór już trwa, to dużo trudniejsza rozmowa.

Pytania