Retainerfactuur: vaste maandelijkse facturatie

Het korte antwoord

Een retainerfactuur berekent een vast maandelijks bedrag voor een afgesproken hoeveelheid werk, verzonden aan het begin van de maand waarop het bedrag betrekking heeft, voordat het werk is gedaan. De factuur bevat de periode die het dekt, de uren of scope die inbegrepen zijn, een vervaldatum in de eerste een of twee weken van die maand, en een aparte regel voor uren die in de vorige maand boven de toewijzing zijn gebruikt.

Elke maand dezelfde dag, elke maand dezelfde opmaak. Het accountantsteam van de klant moet het kunnen betalen zonder het te lezen.

Wat een retainer eigenlijk is

Mensen gebruiken het woord voor drie verschillende afspraken, en de factuur ziet er voor elk anders uit:

De meeste van mijn retainers zijn van het eerste type geweest: een studio die elke maand 3D-productvisualisaties nodig heeft en niet elke keer iemand nieuws in wil briefen. De uren-versie is het makkelijkst om te factureren en het makkelijkst om over te discussiëren, dus het meeste van deze gids gaat over die.

Schrijf op welk type je hebt afgesproken voordat de eerste factuur uitgaat. Een retainer waar de ene kant denkt dat het "20 uur" is en de ander denkt "wat we deze maand nodig hebben" loopt slecht af.

Factureer vooraf

Factureer op de eerste werkdag van de maand voor die maand. Niet aan het einde, nadat het werk is gedaan.

Vooruitfacturering is wat een retainer anders maakt dan uurbasis-facturering met een vaste klant. De klant betaalt om je tijd te reserveren, en jij stelt je maand daarop in. Als de klant laat betaalt, kom je dat te weten voordat je het werk hebt gedaan, niet erna.

Betalingstermijnen van 7 tot 14 dagen zijn normaal voor een retainerfactuur. Als de betalingsrun van de klant maandelijks is, vraag welke dag dat is en stuur de factuur een paar dagen daarvoor.

Ongebruikte uren

Besluit dit voordat je begint, en zet het in de overeenkomst. De gebruikelijke opties:

• Gebruiken of verliezen. Ongebruikte uren vervallen niet. Dit is de standaard, omdat de klant je tijd heeft gereserveerd en jij die vrij hebt gehouden. Het voelt hard voor klanten die een rustige maand hadden, dus zeg het duidelijk aan het begin.
• Beperkte doorvoer. Ongebruikte uren gaan mee naar de volgende maand, maar alleen tot een maximum zoals 25% van de toewijzing, en vervallen dan.
• Volledige doorvoer. Uren stapelen zich onbeperkt op. Ik zou het vermijden. Na een rustig kwartaal kun je een klant een maand werk schuldig zijn die je lang geleden hebt gefactureerd.

Ik gebruik beperkte doorvoer voor klanten met wie ik graag werk en gebruiken-of-verliezen voor iedereen anders. Hoe dan ook, toon het saldo op elke factuur zodat het nooit een verrassing wordt.

Meerwerk

Als de klant meer dan de toewijzing gebruikt, factureer de extra uren achteraf, op de volgende maand's retainerfactuur, tegen een afgesproken uurtarief. Sommige freelancers berekenen meerwerk tegen een hoger tarief dan de retainer uitkomt, omdat de retainerprijs een korting voor het gegarandeerde volume inhoudt. Dat is eerlijk, maar spreek het van tevoren af.

Als je niet zeker weet welk uurtarief de retainer op moet worden gebaseerd, berekent de uurtarief-calculator wat je per uur nodig hebt om een salaris na te bootsen, en doet de dagtarief-calculator hetzelfde vanuit een streefinkomsten.

Voor meerwerk houdt je een eenvoudig logboek bij van wat je hebt gedaan en hoe lang het duurde. Je hebt het nodig de eerste keer dat een klant vraagt waarom de factuur deze maand hoger is. Als je ook andere klanten per uur factureert, behandelt de gids over uurbasis-facturering hoeveel detail je moet tonen.

Een praktisch voorbeeld

De overeenkomst: 20 uur per maand voor 2.000,00 per maand, wat neerkomt op 100,00 per uur. Meerwerk tegen 110,00 per uur, gefactureerd de volgende maand. Ongebruikte uren gaan mee voor één maand alleen, tot maximaal 5 uur.

In september gebruikte de klant 24 uur, dus 4 uur meerwerk. De factuur van oktober:

Dan een kort statusblok onder de tabel:

September: 24 van 20 uur gebruikt, 4 uur meerwerk hierboven gefactureerd.
Doorvoer naar oktober: geen.
Oktober-toewijzing: 20 uur.

Vervaldatum 14 oktober 2026. Gebruik factuur 2026-047 als
betalingsreferentie.

Als de klant in september slechts 16 uur had gebruikt, zou er geen meerwerk-regel zijn, en zou het statusblok zeggen "Doorvoer naar oktober: 4 uur (vervalt 31 oktober)". De retainer-regel blijft hetzelfde. Verlaag het bedrag niet voor een ondergebruikte maand; dat verandert de retainer terug in uurbasis-facturering.

Wat de omschrijvingsregel moet zeggen

De factuurregel is het onderdeel dat over zes maanden wordt gelezen wanneer iemand de leveranciersbetalingen van de klant controleert. Het moet op zichzelf staan:

• Het woord retainer.
• De periode die het dekt, als maand en jaar, niet "deze maand".
• Wat het bedrag dekt: uren of scope.
• De overeenkomst waaruit het voortkomt, met een datum.

Alles anders wat een normale factuur nodig heeft, is nog steeds vereist, van je gegevens tot de belastingregels. De checklist staat in wat op een factuur moet. Als je btw berekent, wordt de retainer meestal belast als elke ander vooruitbetaling: het belastingmoment is over het algemeen wanneer je de factuur uitgeeft of de betaling ontvangt, wat het eerst is. HMRC's VAT Notice 700 en je eigen belastingkantoor hebben de details. Dit is algemene informatie, geen belastingadvies.

Formulering voor de overeenkomst

De factuur werkt alleen als de overeenkomst erachter duidelijk is. Iets als dit, aangepast aan je werk:

Retainer: 2.000,00 per kalendermaand voor tot 20 uur werk,
factureerd op de eerste werkdag van elke maand en betaalbaar
binnen 14 dagen.

Ongebruikte uren gaan mee naar de volgende maand alleen, tot
5 uur, en vervallen dan. Uren boven de maandelijkse toewijzing
worden gefactureerd tegen 110,00 per uur op de volgende maand's
factuur.

Beiden partijen kunnen de retainer beëindigen met 30 dagen
schriftelijke opzegging. Het bedrag voor de opzegperiode blijft
betaalbaar.

De opzegperiode is belangrijker dan het lijkt. Zonder die kan een klant op de eerste van de maand stoppen met betalen, en jij hebt al ander werk voor die maand afgeslagen. De contract-checklists vermelden de andere clausules die een freelance-overeenkomst moet hebben.

Houd het draaiende

• Stuur het elke maand op dezelfde dag. Een late retainerfactuur vertelt de klant dat de retainer optioneel is.
• Gebruik één factuurnummerreeks voor alles, retainers inbegrepen.
• Controleer de toewijzing elke drie tot zes maanden. Als de klant elke maand meerwerk heeft, stel een grotere retainer voor. Als ze altijd onder zitten, zullen ze uiteindelijk opzeggen, dus verhoog het eerst.
• Als een retainerfactuur achterstallig is, stop met nieuw werk na een herinnering of twee, zoals de overeenkomst zegt. De gids over vervolgstappen voor onbetaalde facturen heeft de volgorde.

Vragen