Zahlungserinnerung schreiben, wenn der Kunde nicht zahlt
Die meisten verspäteten Rechnungen sind keine Verweigerungen. Sie sind verloren, stecken in einer Genehmigungswarteschlange oder warten auf einen Zahlungslauf. Eine ruhige, zeitlich gestaffelte Folge von Mahnungen behebt die meisten Fälle. Hier ist die Abfolge, die ich nutze, mit den E-Mail-Texten.
Von OIO · Aktualisiert · 7 min Lesedauer
Auf dieser Seite
Die kurze Antwort
Mahnen Sie am ersten Arbeitstag nach dem Fälligkeitsdatum, dann etwa eine Woche später, dann nach zwei Wochen mit einem Anruf, dann mit einer finalen Mahnung nach etwa 30 Tagen. Halten Sie jede Nachricht kurz, fügen Sie jedes Mal die Rechnung bei, und machen Sie das Bezahlen zur einfachsten Handlung. Eskalieren Sie erst nach der finalen Mahnung, und sagen Sie darin, was Sie als Nächstes tun werden.
Warum Rechnungen nicht bezahlt werden
Bevor Sie etwas schreiben, gehen Sie von der langweiligen Erklärung aus. Nach meiner Erfahrung decken diese fast jeden Fall einer verspäteten Rechnung ab:
- Sie ist an die falsche Person gegangen oder in einen gemeinsamen Posteingang, den niemand liest.
- Sie wartet auf eine Genehmigung, und die zuständige Person ist im Urlaub.
- Ihr fehlt etwas, das die Buchhaltung braucht: eine Bestellnummer, die richtige juristische Person, eine Steuernummer.
- Sie hat den Zahlungslauf des Kunden verpasst und wartet auf den nächsten.
- Der Kunde hat ein Liquiditätsproblem und zahlt zuerst die lautesten Lieferanten.
Nur der letzte Fall ist ein Geldproblem. Die anderen werden durch eine Mahnung behoben, die die richtige Person mit allem erreicht, was sie braucht. Deshalb sollten die ersten Mahnungen freundlich und praktisch sein: alles andere macht die vier unschuldigen Fälle unnötig unangenehm.
Vor dem Fälligkeitsdatum
Bei größeren Rechnungen fängt eine kurze Notiz zwei oder drei Tage vor dem Fälligkeitsdatum das Problem der verlorenen Rechnung ab, während noch Zeit ist. Es ist keine Mahnung, dass Sie Geld bekommen; es ist eine Kontrolle, dass die Rechnung angekommen ist.
Betreff: Rechnung 2026-014 fällig am Montag Hallo Priya, eine kurze Kontrolle, dass Rechnung 2026-014 (EUR 4.356,00) die richtige Person erreicht hat. Sie ist am Montag, 19. Oktober fällig. Ich habe sie anbei noch einmal beigefügt, falls es einfacher ist, sie weiterzuleiten. Danke, Alex
Tag 1 nach dem Fälligkeitsdatum: die höfliche Mahnung
Senden Sie dies am ersten Arbeitstag nach dem Fälligkeitsdatum. Nicht eine Woche später. Je früher Sie fragen, desto früher kommt es zurück in jemandes Warteschlange.
Betreff: Rechnung 2026-014 ist jetzt fällig Hallo Priya, Rechnung 2026-014 über EUR 4.356,00 war gestern, 19. Oktober, fällig. Ich habe sie anbei noch einmal beigefügt. Können Sie mir mitteilen, wann sie zur Zahlung eingeplant ist? Falls sie bei etwas von meiner Seite steckt, etwa einer Bestellnummer oder einer Adresse, sagen Sie mir Bescheid und ich kümmere mich heute darum. Danke, Alex
Zwei Details machen das funktionieren. Sie stellen eine Frage ("wann ist sie eingeplant?"), die häufiger beantwortet wird als eine Aussage. Und Sie bieten an, alles zu beheben, das es blockiert, was die Bestellnummern- und Genehmigungsprobleme aufdeckt.
Tag 7: die bestimmtere Mahnung
Wenn es keine Zahlung und keine Antwort gibt, senden Sie eine zweite E-Mail an dieselbe Person und kopieren den Projektkontakt, der Sie beauftragt hat. Der Projektkontakt ist oft derjenige, der zur Buchhaltung hinübergehen kann.
Betreff: Überfällig: Rechnung 2026-014, EUR 4.356,00 Hallo Priya, hallo Tom, Ich habe die Zahlung für Rechnung 2026-014 (EUR 4.356,00) noch nicht erhalten, die am 19. Oktober fällig war und jetzt eine Woche überfällig ist. Die Rechnung ist anbei. Können Sie das Zahlungsdatum bestätigen oder mir sagen, wen ich in der Buchhaltung kontaktieren sollte? Danke, Alex
Beachten Sie, dass dies immer noch höflich ist. Bestimmter bedeutet spezifischer (der Betrag, die Tage Verzug, eine direkte Frage), nicht unhöflicher.
Tag 14: Anruf
Bis jetzt funktioniert E-Mail nicht. Rufen Sie den Projektkontakt oder die Buchhaltung an. Anrufe bekommen Antworten, die E-Mails nicht bekommen, weil es schwerer ist, eine Person am Telefon warten zu lassen als eine E-Mail in einem Posteingang. Fragen Sie drei Dinge: Wurde die Rechnung erhalten, wurde sie genehmigt, und wann ist das Zahlungsdatum. Schreiben Sie auf, was sie sagen, und senden Sie danach eine kurze E-Mail, die es bestätigt:
Betreff: Rechnung 2026-014, wie besprochen Hallo Priya, danke für das Gespräch gerade eben. Wie besprochen, wurde Rechnung 2026-014 (EUR 4.356,00) genehmigt und wird im Zahlungslauf am 13. November bezahlt. Ich warte darauf. Alex
Diese E-Mail verwandelt ein vages Versprechen in ein schriftliches Datum, auf das Sie sich beziehen können.
Tag 21 bis 30: die finale Mahnung
Wenn das versprochene Datum verstreicht oder es immer noch keine Antwort gab, senden Sie eine finale Mahnung. Dies ist die erste Nachricht, die Konsequenzen erwähnt. Seien Sie spezifisch und ruhig, und erwähnen Sie nur einen Schritt, den Sie bereit sind zu unternehmen.
Betreff: Finale Mahnung: Rechnung 2026-014, 30 Tage überfällig Sehr geehrte Damen und Herren, Rechnung 2026-014 über EUR 4.356,00 war am 19. Oktober fällig und ist jetzt 30 Tage überfällig. Ich habe Mahnungen am 20. und 26. Oktober gesendet, und als wir am 2. November sprachen, wurde Zahlung für den 13. November zugesagt. Bitte veranlassen Sie die Zahlung bis 25. November. Falls ich sie bis dahin nicht erhalten habe, werde ich Verzugszinsen und Schadensersatz nach dem Gesetz zur Bekämpfung von Zahlungsverzögerungen geltend machen und einen Anspruch auf Schuldeneintreibung einleiten. Die Arbeit an den verbleibenden Leistungen ist ausgesetzt, bis das Konto ausgeglichen ist. Die Rechnung und Bankdaten sind anbei. Mit freundlichen Grüßen, Alex Marin
Passen Sie die Rechtsreferenz an Ihr Land an, oder lassen Sie sie weg, wenn es keine gibt, die zutrifft. In der EU gibt die Zahlungsverzugsrichtlinie ein ähnliches Recht auf Verzugszinsen und 40 EUR Schadensersatz zwischen Unternehmen. In den USA verwenden Sie die Verzugsgebühr, die Ihr Vertrag festgelegt hat, falls er eine festgelegt hat.
Die Aussetzung von Arbeiten ist oft der wirksamste Schritt, und Sie können ihn ohne Erlaubnis unternehmen. Es funktioniert am besten, wenn Ihr Vertrag oder Angebot sagte, dass die Arbeit stoppt, wenn Rechnungen überfällig sind. Halten Sie keine Dateien zurück oder löschen Sie Arbeiten, für die Sie bereits bezahlt wurden, und überprüfen Sie, was Ihr Vertrag über gelieferte Arbeiten sagt, bevor Sie etwas zurückhalten.
Wenn die Mahnungen fehlschlagen
Wenn die finale Frist verstreicht, haben Sie einige Optionen, grob nach Kosten geordnet:
- Ein formelles Mahnschreiben, per Post und E-Mail versendet, mit einer kurzen finalen Frist (7 bis 14 Tage sind üblich) und der Ankündigung, dass Sie einen Anspruch einleiten werden. In Deutschland erwarten die Gerichte, dass Sie ein Mahnschreiben senden und dem Schuldner Zeit zur Antwort geben, bevor Sie Klage einreichen. Für Einzelunternehmer gibt es oft eine Frist von 30 Tagen.
- Ein Inkassobüro. Sie nehmen normalerweise einen Prozentsatz von dem, was sie eintreiben. Lohnt sich für Kunden, mit denen Sie nie wieder arbeiten werden.
- Ein Kleingericht. Die meisten Länder haben ein einfaches, kostengünstiges Verfahren für kleine Schulden. In Deutschland können Sie beim Amtsgericht Klage einreichen. In den USA werden die Grenzen für Kleingerichte von jedem Bundesstaat festgelegt. Über EU-Grenzen hinweg deckt das Europäische Mahnverfahren Ansprüche bis EUR 5.000 ab.
- Ein Anwalt für große Beträge.
Bevor Sie etwas einreichen, überlegen Sie, ob es Ihre Zeit wert ist. Ein Anspruch von einigen hundert Euro gegen einen Kunden, der verschwunden ist, kann mehr Stunden kosten als er eintreibt. Ein Anspruch gegen ein aktives Unternehmen, das Sie einfach ignoriert hat, endet oft mit Zahlung, sobald das formelle Schreiben ankommt.
Dinge, die die nächste Rechnung schneller machen
Das meiste davon wird eingerichtet, bevor die verspätete Rechnung überhaupt entsteht:
- Vereinbaren Sie Zahlungsbedingungen schriftlich, bevor die Arbeit beginnt, einschließlich etwaiger Verzugsgebühren. Siehe Zahlungsbedingungen für Rechnungen.
- Fragen Sie, wer Rechnungen bearbeitet und ob sie eine Bestellnummer brauchen.
- Nehmen Sie eine Anzahlung bei Projekten über einige Tage Arbeit (siehe wie man eine Anzahlungsrechnung schreibt).
- Rechnen Sie am Tag der Arbeitsabnahme ab, nicht am Ende des Monats.
- Setzen Sie ein Fälligkeitsdatum auf die Rechnung als Datum, nicht nur "Netto 30".
- Führen Sie eine Liste, was fällig ist und wann, und überprüfen Sie sie am gleichen Tag jede Woche. Eine Mahnung, die am Tag 1 rausgeht, wird schneller bezahlt als eine, die am Tag 20 rausgeht, weil Sie sie vergessen haben.
Ton
Halten Sie jede Nachricht über die Rechnung, nicht über die Person. Entschuldigen Sie sich nicht dafür, dass Sie fragen; Sie haben die Arbeit geleistet, und um Bezahlung dafür am vereinbarten Datum zu bitten, ist normales Geschäft. Drohen Sie nichts an, das Sie nicht tun werden. Und senden Sie nie eine Mahnung, wenn Sie wütend sind. Schreiben Sie sie, lassen Sie sie eine Stunde stehen, und streichen Sie jeden Satz, der die Zahlung nicht voranbringt.
Wenn Sie einen Anfangsentwurf für jede Phase möchten, schreibt der Zahlungserinnerungs-E-Mail-Generator einen aus den Rechnungsdetails und wie spät es ist, in einem freundlichen, neutralen oder bestimmten Ton. Und wenn die ursprüngliche Rechnung etwas fehlte, erstellt der kostenlose Rechnungsgenerator eine saubere mit der Bestellnummer, dem Fälligkeitsdatum und den Zahlungsdetails an der richtigen Stelle.
Fragen
Wie schnell sollte ich eine unbezahlte Rechnung mahnen?
Am ersten Arbeitstag nach dem Fälligkeitsdatum. Eine Woche oder zwei zu warten verschiebt die Zahlung nur um denselben Betrag nach hinten.
Wie viele Mahnungen sollte ich senden, bevor ich Maßnahmen ergreife?
Drei oder vier über etwa einen Monat ist normal: eine höfliche Mahnung, eine bestimmtere E-Mail, ein Anruf und eine finale Mahnung mit einer Frist. Danach ein formelles Mahnschreiben.
Kann ich die Arbeit einstellen, wenn ein Kunde nicht bezahlt hat?
Normalerweise ja, für zukünftige Arbeiten, und es ist einfacher, wenn Ihr Vertrag das sagt. Teilen Sie dem Kunden schriftlich mit, bevor Sie pausieren. Seien Sie vorsichtig, wenn Sie Arbeiten zurückhalten, für die sie bereits bezahlt haben.