Retainer-Rechnung: wiederkehrend abrechnen
Eine Retainer-Rechnung ist dem Gehalt eines Angestellten am nächsten, solange die Rechnung langweilig ist und jeden Monat am gleichen Tag ankommt. So richte ich eine Retainer-Rechnung ein und rechne sie ab.
Von OIO · Aktualisiert · 5 min Lesedauer
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Die kurze Antwort
Eine Retainer-Rechnung berechnet eine feste monatliche Gebühr für eine vereinbarte Menge Arbeit, versendet am Anfang des Monats, den die Gebühr abdeckt, bevor die Arbeit geleistet wird. Sie enthält den Zeitraum in der Beschreibung, die enthaltenen Stunden oder den Leistungsumfang, ein Zahlungsziel in der ersten oder zweiten Woche dieses Monats und eine separate Position für alle Stunden, die im Vormonat über die Pauschale hinausgehen.
Gleicher Tag jeden Monat, gleiches Format jeden Monat. Das Buchhaltungsteam des Kunden sollte die Rechnung bezahlen können, ohne sie zu lesen.
Was eine Retainer-Rechnung wirklich ist
Das Wort wird für drei verschiedene Vereinbarungen verwendet, und die Rechnung sieht für jede anders aus:
| Typ | Der Kunde zahlt für | So rechnen Sie ab |
|---|---|---|
| Stunden-Retainer | Ein Stundenblock pro Monat, zum Beispiel 20 Stunden | Pauschalgebühr im Voraus, Überstunden im Nachhinein |
| Leistungs-Retainer | Ein fester Satz von Aufgaben, zum Beispiel zwei Social-Kampagnen und Website-Updates | Pauschalgebühr im Voraus, zusätzliche Aufgaben einzeln angeboten |
| Verfügbarkeits-Retainer | Erste Priorität auf Ihre Zeit, Arbeit wird zusätzlich berechnet | Kleine Pauschalgebühr im Voraus, Arbeit wird normal abgerechnet |
Die meisten meiner Retainer waren vom ersten Typ: ein Studio, das jeden Monat 3D-Produktvisualisierungen braucht und nicht jedes Mal jemand Neues einarbeiten möchte. Die Stunden-Variante ist am einfachsten abzurechnen und am einfachsten zu diskutieren, daher behandelt dieser Leitfaden hauptsächlich diese.
Schreiben Sie auf, welchen Typ Sie vereinbart haben, bevor die erste Rechnung rausgeht. Eine Retainer-Rechnung, bei der die eine Seite von "20 Stunden" ausgeht und die andere von "was wir diesen Monat brauchen", endet schlecht.
Im Voraus abrechnen
Rechnung am ersten Arbeitstag des Monats für diesen Monat. Nicht am Ende, nachdem die Arbeit geleistet wurde.
Die Vorabrechnung ist das, was eine Retainer-Rechnung von der Stundenabrechnung bei einem regelmäßigen Kunden unterscheidet. Der Kunde zahlt, um Ihre Zeit zu reservieren, und Sie planen Ihren Monat danach. Wenn der Kunde zu spät zahlt, erfahren Sie das, bevor Sie die Arbeit geleistet haben, nicht danach.
Zahlungsziele von 7 bis 14 Tagen sind für eine Retainer-Rechnung üblich. Wenn der Kunde monatlich zahlt, fragen Sie, an welchem Tag, und versenden Sie die Rechnung ein paar Tage davor.
Ungenutzten Stunden
Entscheiden Sie das vorher und halten Sie es in der Vereinbarung fest. Die üblichen Optionen:
- Nutzen oder verlieren. Ungenutzten Stunden verfallen nicht. Das ist der Standard, weil der Kunde Ihre Zeit reserviert hat und Sie sie freigehalten haben. Es wirkt hart auf Kunden, die einen ruhigen Monat hatten, also sagen Sie es von Anfang an deutlich.
- Begrenzte Übertragung. Ungenutzten Stunden gehen nur in den nächsten Monat über, bis zu einer Obergrenze wie 25% der Pauschale, dann verfallen sie.
- Unbegrenzte Übertragung. Stunden sammeln sich unbegrenzt an. Ich würde das vermeiden. Nach einem ruhigen Quartal können Sie einem Kunden einen Monat Arbeit schulden, für den Sie vor langer Zeit bezahlt wurden.
Ich nutze begrenzte Übertragung für Kunden, mit denen ich gerne arbeite, und nutzen oder verlieren für alle anderen. In jedem Fall zeigen Sie den Saldo auf jeder Rechnung, damit es nie eine Überraschung wird.
Überstunden
Wenn der Kunde mehr als die Pauschale nutzt, rechnen Sie die zusätzlichen Stunden im Nachhinein auf der nächsten Retainer-Rechnung zu einem vereinbarten Stundensatz ab. Einige Freelancer berechnen Überstunden zu einem höheren Satz als der Retainer-Satz, weil der Retainer-Preis einen Rabatt für das garantierte Volumen enthält. Das ist fair, aber vereinbaren Sie es vorher.
Wenn Sie nicht sicher sind, welcher Stundensatz der Retainer sein sollte, berechnet der Stundensatz-Rechner den Satz, den Sie pro Stunde brauchen, um ein Gehalt zu erreichen, und der Tagessatz-Rechner macht das Gleiche von einem Zieleinkommenaus.
Für Überstunden führen Sie ein einfaches Protokoll, was Sie getan haben und wie lange es gedauert hat. Sie brauchen es, wenn ein Kunde das erste Mal fragt, warum die Rechnung diesen Monat höher ist. Wenn Sie andere Kunden auch stundenweise abrechnen, behandelt der Leitfaden Stundenabrechnung wie viel Detail Sie zeigen sollten.
Ein Rechenbeispiel
Die Vereinbarung: 20 Stunden pro Monat für 2.000,00 pro Monat, das sind 100,00 pro Stunde. Überstunden zu 110,00 pro Stunde, abgerechnet im folgenden Monat. Ungenutzten Stunden gehen einen Monat lang über, bis zu 5 Stunden.
Im September nutzte der Kunde 24 Stunden, also 4 Stunden Überstunden. Die Oktober-Rechnung:
| Beschreibung | Menge | Satz | Betrag |
|---|---|---|---|
| Retainer Oktober 2026: bis zu 20 Stunden 3D-Visualisierung, gemäß Vereinbarung vom 1. Juni 2026 | 1 | 2.000,00 | 2.000,00 |
| Überstunden September 2026: 4 Stunden über der Pauschale (Protokoll beigefügt) | 4 | 110,00 | 440,00 |
| Summe | 2.440,00 |
Dann ein kurzer Statusblock unter der Tabelle:
September: 24 von 20 Stunden genutzt, 4 Stunden Überstunden oben abgerechnet. Übertrag in Oktober: keine. Oktober-Pauschale: 20 Stunden. Fällig 14. Oktober 2026. Bitte verwenden Sie Rechnung 2026-047 als Zahlungsreferenz.
Hätte der Kunde im September nur 16 Stunden genutzt, gäbe es keine Überstundenposition, und der Statusblock würde sagen "Übertrag in Oktober: 4 Stunden (verfallen 31. Oktober)". Die Retainer-Position bleibt in jedem Fall gleich. Reduzieren Sie die Gebühr nicht für einen untergenutzten Monat, das macht aus dem Retainer wieder Stundenabrechnung.
Was die Beschreibungszeile sagen sollte
Die Rechnungsposition ist der Teil, der in sechs Monaten gelesen wird, wenn jemand die Lieferantenzahlungen des Kunden überprüft. Sie sollte für sich selbst stehen:
- Das Wort Retainer.
- Der abgedeckte Zeitraum, als Monat und Jahr, nicht "dieser Monat".
- Was die Gebühr abdeckt: Stunden oder Leistungsumfang.
- Die Vereinbarung, aus der sie kommt, mit einem Datum.
Alles andere, das eine normale Rechnung braucht, ist immer noch erforderlich, von Ihren Daten bis zu den Steuerpositionen. Die Checkliste ist in was auf eine Rechnung gehört. Wenn Sie Umsatzsteuer berechnen, wird der Retainer normalerweise wie jede andere Vorauszahlung besteuert: Der Steuerpunkt ist in der Regel, wenn Sie die Rechnung ausstellen oder die Zahlung erhalten, je nachdem, was zuerst kommt. Die Finanzbehörden haben die Details. Das ist allgemeine Information, keine Steuerberatung.
Formulierungen für die Vereinbarung
Die Rechnung funktioniert nur, wenn die dahinter stehende Vereinbarung klar ist. Etwa so, angepasst an Ihre Arbeit:
Retainer: 2.000,00 pro Kalendermonat für bis zu 20 Stunden Arbeit, abgerechnet am ersten Arbeitstag jedes Monats und fällig innerhalb von 14 Tagen. Ungenutzten Stunden gehen nur in den folgenden Monat über, bis zu 5 Stunden, und verfallen dann. Stunden über der monatlichen Pauschale werden zu 110,00 pro Stunde auf der nächsten Rechnung abgerechnet. Jede Partei kann den Retainer mit 30 Tagen schriftlicher Ankündigung beenden. Die Gebühr für den Kündigungszeitraum bleibt zahlbar.
Der Kündigungszeitraum ist wichtiger, als er aussieht. Ohne ihn kann ein Kunde am ersten des Monats aufhören zu zahlen, und Sie haben bereits andere Arbeit für diesen Monat abgelehnt. Die Vertragsvorlagen listen die anderen Klauseln auf, die eine Freelance-Vereinbarung haben sollte.
Es am Laufen halten
- Versenden Sie es jeden Monat am gleichen Tag. Eine verspätete Retainer-Rechnung sagt dem Kunden, dass der Retainer optional ist.
- Verwenden Sie eine Rechnungsnummernfolge für alles, Retainer eingeschlossen.
- Überprüfen Sie die Pauschale alle drei bis sechs Monate. Wenn der Kunde jeden Monat Überstunden hat, schlagen Sie einen größeren Retainer vor. Wenn er immer unter der Pauschale liegt, wird er ihn irgendwann kündigen, also erhöhen Sie ihn zuerst.
- Wenn eine Retainer-Rechnung überfällig ist, pausieren Sie neue Arbeit nach einer oder zwei Erinnerungen, wie die Vereinbarung sagt. Der Leitfaden Unbezahlte Rechnung verfolgen hat die Abfolge.
Fragen
Sollte eine Retainer-Rechnung vor oder nach der Arbeit versendet werden?
Davor. Versenden Sie sie am ersten Arbeitstag des Monats, den sie abdeckt. Nur die Überstunden aus dem Vormonat werden im Nachhinein als separate Position abgerechnet.
Was passiert mit ungenutzten Retainer-Stunden?
Was die Vereinbarung sagt. Der Standard ist, dass sie am Ende des Monats verfallen. Eine begrenzte Übertragung in den nächsten Monat mit einer Obergrenze ist ein häufiger Kompromiss.
Ist ein Retainer das Gleiche wie eine wiederkehrende Rechnung?
Der Retainer ist die Vereinbarung, die wiederkehrende Rechnung ist, wie Sie ihn abrechnen. Die Rechnung wiederholt die gleiche Pauschalgebühr jeden Monat, mit Überstunden oder zusätzlichen Aufgaben als separate Positionen, wenn sie anfallen.