Factura por iguala (tarifa fija mensual)

La respuesta corta

Una factura por iguala cobra una tarifa fija mensual por una cantidad de trabajo acordada, se envía al inicio del mes que cubre, antes de hacer el trabajo. Incluye el período que cubre en la descripción, las horas o el alcance incluido, una fecha de vencimiento en la primera o segunda semana de ese mes, y una línea aparte para cualquier hora usada más allá de la asignación en el mes anterior.

Mismo día cada mes, mismo formato cada mes. El equipo de contabilidad del cliente debería poder pagarla sin leerla.

Qué es realmente una iguala

La gente usa el término para tres acuerdos distintos, y la factura se ve diferente en cada caso:

La mayoría de mis igualas han sido del primer tipo: un estudio que necesita renders 3D de productos cada mes y no quiere briefar a alguien nuevo cada vez. La versión de horas es la más fácil de facturar y la más fácil de discutir, así que la mayor parte de esta guía trata sobre esa.

Anota qué tipo has acordado antes de que salga la primera factura. Una iguala que un lado cree que es "20 horas" y el otro cree que es "lo que necesitemos este mes" terminará mal.

Factura por adelantado

Factura el primer día laboral del mes por ese mes. No al final, después del trabajo.

Facturar por adelantado es lo que hace que una iguala sea diferente de la facturación por horas con un cliente habitual. El cliente paga para reservar tu tiempo, y tú planificas tu mes alrededor de eso. Si el cliente paga tarde, te enteras antes de haber hecho el trabajo, no después.

Plazos de pago de 7 a 14 días son normales para una factura de iguala. Si el cliente tiene un ciclo de pagos mensual, pregunta qué día es y envía la factura unos días antes.

Horas no usadas

Decide esto antes de empezar, y ponlo en el acuerdo. Las opciones comunes:

• Úsalas o piérdelas. Las horas no usadas no se trasladan. Este es el estándar, porque el cliente pagó para reservar tu tiempo y tú lo mantuviste libre. Parece duro para clientes que tuvieron un mes tranquilo, así que dilo claramente al principio.
• Traslado limitado. Las horas no usadas se trasladan al mes siguiente solamente, hasta un límite como el 25% de la asignación, luego expiran.
• Traslado completo. Las horas se acumulan indefinidamente. Lo evitaría. Después de un trimestre lento puedes deber a un cliente un mes de trabajo que pagó hace mucho tiempo.

Uso traslado limitado para clientes con los que me gusta trabajar y úsalas o piérdelas para todos los demás. De cualquier forma, muestra el saldo en cada factura para que nunca sea una sorpresa.

Excedentes

Cuando el cliente usa más que la asignación, factura las horas extra en arrears, en la factura de iguala del mes siguiente, a una tarifa horaria acordada. Algunos autónomos cobran los excedentes a una tarifa más alta que la que resulta de la iguala, porque el precio de la iguala incluye un descuento por el volumen garantizado. Eso es justo, pero acuérdalo de antemano.

Si no estás seguro de qué tarifa horaria debería basarse la iguala, la calculadora de tarifa horaria calcula lo que necesitas por hora para igualar un sueldo, y la calculadora de tarifa diaria hace lo mismo a partir de un objetivo de ingresos.

Para excedentes, mantén un registro simple de qué hiciste y cuánto tiempo tardó. Lo necesitarás la primera vez que un cliente pregunte por qué la factura es más alta este mes. Si facturas a otros clientes por horas también, la guía sobre facturación de trabajo por horas cubre cuánto detalle mostrar.

Un ejemplo práctico

El acuerdo: 20 horas al mes por 2.000,00 al mes, que resulta en 100,00 la hora. Excedentes a 110,00 la hora, facturados el mes siguiente. Las horas no usadas se trasladan un mes solamente, hasta 5 horas.

En septiembre el cliente usó 24 horas, así que 4 horas de excedente. La factura de octubre:

Luego un bloque de estado corto bajo la tabla:

Septiembre: 24 de 20 horas usadas, 4 horas de excedente facturadas arriba.
Traslado a octubre: ninguno.
Asignación de octubre: 20 horas.

Vencimiento 14 de octubre de 2026. Por favor usa la factura 2026-047 como
referencia de pago.

Si el cliente hubiera usado solo 16 horas en septiembre, no habría línea de excedente, y el bloque de estado diría "Traslado a octubre: 4 horas (expira 31 de octubre)". La línea de iguala sigue igual de cualquier forma. No reduzcas la tarifa por un mes infrautilizado; eso convierte la iguala de vuelta en facturación por horas.

Qué debe decir la línea de descripción

La línea de concepto es la parte que se lee en seis meses cuando alguien audita los pagos a proveedores del cliente. Debería valerse por sí sola:

• La palabra iguala.
• El período cubierto, como mes y año, no "este mes".
• Qué cubre la tarifa: horas o alcance.
• El acuerdo del que viene, con una fecha.

Todo lo demás que una factura normal necesita sigue siendo requerido, desde tus datos hasta las líneas de impuestos. La lista de verificación está en qué poner en una factura. Si cobras IVA, la iguala generalmente se grava como cualquier otro pago por adelantado: el punto de tributación es generalmente cuando emites la factura o recibes el pago, lo que ocurra primero. La Agencia Tributaria y tu oficina de impuestos local tienen los detalles. Esta es información general, no asesoramiento fiscal.

Redacción para el acuerdo

La factura solo funciona si el acuerdo detrás de ella es claro. Algo como esto, adaptado a tu trabajo:

Iguala: 2.000,00 por mes natural por hasta 20 horas de trabajo,
facturada el primer día laboral de cada mes y vencimiento en
14 días.

Las horas no usadas se trasladan al mes siguiente solamente, hasta
5 horas, y luego expiran. Las horas más allá de la asignación mensual
se facturan a 110,00 la hora en la factura del mes siguiente.

Cualquiera de las partes puede terminar la iguala con 30 días de
aviso escrito. La tarifa del período de aviso sigue siendo pagadera.

El período de aviso importa más de lo que parece. Sin uno, un cliente puede dejar de pagar el primero del mes, y tú ya has rechazado otro trabajo para ese mes. Las listas de verificación de contrato enumeran las otras cláusulas que un acuerdo de autónomo debería tener.

Mantenla en marcha

• Envíala el mismo día cada mes. Una factura de iguala atrasada le dice al cliente que la iguala es opcional.
• Usa una secuencia de números de factura para todo, igualas incluidas.
• Revisa la asignación cada tres a seis meses. Si el cliente está en excedente cada mes, propón una iguala más grande. Si siempre está por debajo, eventualmente cancelará, así que sube primero.
• Si una factura de iguala está vencida, pausa el trabajo nuevo después de un recordatorio o dos, como dice el acuerdo. La guía sobre seguimiento de una factura impagada tiene la secuencia.

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